Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Грамотно составленный запрос коммерческого предложения (КП) — это первый шаг к выгодному контракту на поставку горюче-смазочных материалов (ГСМ). От полноты и точности вашего запроса зависит, насколько точно поставщик сможет рассчитать цену, сроки доставки и условия оплаты. В этой статье мы разберем структуру идеального запроса, дадим готовый шаблон и укажем на ключевые нюансы, которые помогут сэкономить бюджет и избежать рисков.

Зачем нужен формализованный запрос КП?

Многие закупщики отправляют запросы в свободной форме: «Пришлите цену на дизель и бензин». Такой подход приводит к двум проблемам:

Несравнимость предложений: Один поставщик котирует цену franco-склад, другой — с доставкой до вашего базы, третий — с НДС, четвертый — без.
Скрытые расходы: В итоговом счете могут появиться плата за разгрузку, ожидание автоцистерны, перекачку, экологический сбор и т.д.

Структурированный запрос позволяет получить «яблоко к яблоку» — единообразные коммерческие предложения, удобные для сравнительной таблицы и принятия решения.

Структура профессионального запроса КП

Документ должен содержать следующие блоки:

Шапка документа (реквизиты закупщика, номер и дата исходящего письма).
Адресат (название организации-поставщика, ФИО ЛПР — лица, принимающего решения).
Тема письма (четко: «Запрос коммерческого предложения на поставку ГСМ»).
Техническое задание (ТЗ) / Спецификация, самый важный блок.
Коммерческие условия (инкотермс, график платежей, валюта).
Требования к оформлению ответа (формат, срок, контакты для уточнений).
Подпись и печать.

Детальное заполнение блока «Спецификация» (Техническое задание)

Именно здесь формируется итоговая цена. Обязательно укажите:

Номенклатура и качество

Дизельное топливо (ДТ): Укажите класс/марку по ГОСТ 305-2013 (К2, К3, К4, К5 — летнее/межсезоннее/арктическое) или ТУ. Важно: содержание серы (10 ppm, 50 ppm), цетаковое число, фильтруемость.
Бензин: Марка (АИ-92, АИ-95, АИ-98, АИ-100) по ГОСТ 32513-2013. Требования к экологическому классу (Евро-5/Евро-6).
Смазочные материалы: Точные наименования по каталогу (например, Масло М-10Г2к, Трансмиссионное ТАД-17И) или требования к вязкости (SAE) и классификации (API, ACEA).

Объемы и график поставки

Единовременная партия: объем в тоннах или литрах (например, 20 тонн ДТ-К5).
Годовой/месячный объем: если планируется долгое сотрудничество (например, 100 тонн/мес). Это дает право просить объемную скидку.
График: разовая поставка до ДД.ММ.ГГГГ или регулярная (1 раз в неделю/месяц).

Условия доставки (Инкотермс / Базис цены)

Это критический пункт. Четко пропишите один из вариантов:

FCA (Франко) склад поставщика / НПЗ / ОПС: Вы забираете сами. Цена минимальная, но нужны свои автоцистерны.
DAP (Франко) ваш адрес: г. , ул. , д. * (название базы/объекта). Поставщик доставляет своими или наемными цистернами. Укажите: есть ли у вас доступ для тяжелой техники (40 тонн), режим работы въезда (с : до :, пропускной режим).
Самовывоз ж/д цистернами: Станция назначения (код станции).

Тара и отмерка

Автоцистерны (объем: л / * т).
Ж/д цистерны (тип: 15-693, 15-774 и т.д.).
Метод отмерки: Массовый (весы) или Объемный (уровнемер/пробник) с пересчетом на 20°C (плотность по паспорту/протоколу). Требование предоставления протокола отмерки и весового талона/журнала УВТ.

Документальное сопровождение

Паспорт качества (Сертификат соответствия) на каждую партию/цистерну.
Декларация соответствия ТР ТС 013/2011 (для ДТ) / ТР ТС 011/2011 (для бензина).
Счет-фактура (ЭДО/бумага), УПД, ТТН, Накладная на перевозку (для ОПГ).
Действующая лицензия на деятельность по розничной/оптовой реализации нефтепродуктов (если применимо к схеме).

Ниже приведен универсальный шаблон. Замените данные в полях [В КВАДРАТНЫХ СКОБКАХ] и замаскируйте чувствительные данные перед отправкой внешним контрагентам (в примере ниже они уже заменены на * для демонстрации).

<h3>ИСХОДЯЩИЙ № [НОМЕР] от [ДАТА]</h3> <p><b>Кому:</b> ООО «[НАЗВАНИЕ ПОСТАВЩИКА]»<br>
 Внимание: Генерального директора / Коммерческого директора<br>
 [ФИО ЛПР] — </p>
<p><b>От:</b> ООО «[НАЗВАНИЕ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ]»<br>
 ИНН / КПП *<br>
 Адрес: г. , ул. , д. , офис <br>
 Тел.: +7 () --<br>
 E-mail: *@*.ru</p>
<h3>ТЕМА: Запрос коммерческого предложения на поставку горюче-смазочных материалов (ГСМ)</h3>
<p>Уважаемые коллеги!</p>
<p>Наша организация планирует закупку ГСМ на [период: например, III квартал 2024 г. / разовую поставку]. Просим предоставить коммерческое предложение на следующих условиях:</p>
<h4>1. Спецификация (Номенклатура и объемы)</h4>
<table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0" style="border-collapse: collapse; width: 100%;">
 <thead>
 <tr>
 <th>№</th>
 <th>Наименование продукции (ГОСТ/ТУ)</th>
 <th>Ед. изм.</th>
 <th>Единовременный объем</th>
 <th>Плановый месячный объем</th>
 </tr>
 </thead>
 <tbody>
 <tr><td>1</td><td>Дизельное топливо К5 (арктическое), ГОСТ 305-2013, серा до 10 ppm</td><td>тонна</td><td>20</td><td>50</td></tr>
 <tr><td>2</td><td>Бензин АИ-95-К5, ГОСТ 32513-2013</td><td>тонна</td><td>10</td><td>20</td></tr>
 <tr><td>3</td><td>Масло моторное дизельное 15W-40 API CI-4 (200 л)</td><td>шт.</td><td>5</td><td>10</td></tr>
 </tbody>
 </table>
<h4>2. Условия доставки и базис цены</h4>
 <ul>
 <li><b>Базис цены:</b> DAP (Франко) склад заказчика.</li>
 <li><b>Адрес доставки:</b> г. , ул. , д. * (база «[НАЗВАНИЕ БАЗЫ]»).</li>
 <li><li><b>Режим работы склада для приемки:</b> Пн-Пт с 09:00 до 17:00 (обед 13:00-14:00). Вход по пропускам (оформить за 1 раб. день).</li>
 <li><b>Тара:</b> Автоцистерны объемом 20-30 тонн (соответствующие АДР). Ж/д цистерны не рассматриваются.</li>
 <li><b>Отмерка:</b> Массовая (на автомобильных весах поставщика/перевозчика) с предоставлением весового талона. Контрольная объемная при приемке.</li>
 </ul>
<h4>3. Коммерческие условия</h4>
 <ul>
 <li><b>Цена:</b> В рублях за тонну (литр/шт.) с НДС 20% и без НДС (раздельно). Указать, включена ли доставка в цену или выделена отдельной строкой.</li>
 <li><b>Оплата:</b> Безналичный расчет.
 <ul>
 <li>Вариант А: 100% предоплата за 1-2 банковских дня до отгрузки.</li>
 <li>Вариант Б: Отсрочка платежа 7/14/30 календарных дней после поставки (при условии страхования рисков/факторинга).</li>
 </ul>
 </li>
 <li><b>Валюта контракта:</b> Рубль РФ;</li>
 <li><b>Действительность цен:</b> Не менее 5 рабочих дней с даты получения КП.</li>
 <li><b>Штрафные санкции:</b> Штраф за просрочку поставки 0.1% от стоимости партии за каждый день просрочки, за несоответствие качества — возврат/замена + штраф 3-5%.</li>
 </ul>
<h4>4. Требования к оформлению ответа</h4>
 <p>Просим направить Коммерческое предложение на e-mail: <b>@.ru</b> не позднее <b>[ДАТА]</b> в формате PDF / Excel.</p>
 <p>КП должен содержать:</p>
 <ol>
 <li>Полное наименование поставщика, ИНН, КПП, банковские реквизиты.</li>
 <li>Цены по каждой позиции (с НДС / без НДС, с доставкой / без).</li>
 <li>Копии паспортов качества / деклараций соответствия на предлагаемую продукцию.</li>
 <li>Копию лицензии на реализацию нефтепродуктов (если поставщик не является НПЗ/ОПС).</li>
 <li>Условия работы по ЭДО (оператор ЭДО, ID ящика).</li>
 <li>Контакты ответственного менеджера (ФИО, тел; *, e-mail).</li>
 </ol>
<p>Готовы обсудить детали и провести переговоры по телефону +7 () -- (мне, [ВАШЕ ФИО — ]) или по почте.</p>
<p>С уважением,<br>
 [ДОЛЖНОСТЬ]<br>
 [ФИО — ]<br>
 ООО «[НАЗВАНИЕ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ]»</p>
  

Чек-лист: что проверить перед отправкой

Перед нажатием кнопки «Отправить» пройдитесь по этому списку:

[ ] Адрес доставки точен? Проверьте код КЛАДР/ФИАС, доступ для фур (высота ворот, повороты, весовой контроль).
[ ] Объемы реалистичны? Не завышайте планируемые объемы для получения скидки — поставщик заложит риски в цену или откажет в отсрочке.
[ ] Качество соответствует технике? Зимой не закупайте летнее ДТ «с запасом» — риск парафинизации. Уточните температуру фильтруемости.
[ ] НДС и ЭДО? Убедитесь, что поставщик работает по ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и т.д.) — это ускорит ввод счетов-фактур в книгу покупок.
[ ] Реквизиты для договора? Попросите в КП приложить карточку контрагента и проект договора — сэкономите время на этапе заключения.

Типичные ошибки при запросе КП на топливо

Ошибка	Последствие	Как избежать
Не указан базис цены (Франко где?)	Поставщик котирует цену на своем складе. Доставка обходится на 3-7 руб/л дороже.	Всегда пишите: DAP Адрес_Получателя или FCA Адрес_Поставщика.
Нет требований к паспорту качества	Риск получить топливо не по классу (например, летнее вместо арктического в декабре).	Требуйте паспорт на каждую цистерну с указанием класса/марки по ГОСТ.
Игнорирование АДР и доступа	Цистерна не пустят на объект, простой 4-8 часов = штрафы/доплата за ожидание.	В запросе укажите: режим доступа, нужны ли пропуска, максимальные габариты авто.
Запрос только цены «за тонну»	Невозможно сравнить с ценой «за литр» у конкурента (плотность разная).	Просите двойную котировку: руб/т и руб/л (при 20°C).
Отсутствие дедлайна по КП	Ответ приходит через 2 недели, когда цены на бирже уже изменились.	Ставьте жесткий дедлайн: «КП до 14:00 [Дата]».

Нюансы работы с разными типами поставщиков

Нефтеперерабатывающие заводы (НПЗ) и Крупные ОПС (Нефтебазы)

Плюсы: Максимально низкая цена, гарантия качества (лаборатория на месте), большие объемы.
Минусы: Минимальная партия часто 20-60 тонн (вагон/цистерна), только 100% предоплата, жесткие слоты отгрузки.
В запросе: Уточните минимальную партию, наличие свободных слотов на нужные даты, возможность отсрочки (обычно нет).

Оптовые трейдеры / Нефтепродуктовые компании

Плюсы: Гибкие объемы (от 1-5 тонн), доставка до двери (DAP), возможна отсрочка платежа, работа по ЭДО.
Минусы: Наценка 1-4 руб/л, риск «пересорта» (смешивание партий), необходимость тщательной проверки контрагента (КЭП, суды, ФНС).
В запросе: Обязательно требуйте копию лицензии на оптовую реализацию, деклараций соответствия на конкретные партии, условия возврата при браке.

Региональные дилеры / АЗС-операторы (оптовые отделы)

Подходят для малых объемов и срочных нужд. Цена максимальная, но скорость реакции высокая.

Автоматизация процесса (Pro-советы)

Если вы отправляете запросы регулярно (еженедельно/ежемесячно):

Шаблон в CRM/ERP: Заведите шаблон задачи/письма в Bitrix24, AmoCRM, 1С или SAP. Поля «Объем», «Дата поставки», «Адрес», переменные.
Рассылка по базе: Используйте сервисы рассылок (Unisender, eSputnik) или встроенные инструменты CRM для отправки сразу 10-20 проверенным поставщикам.
Сбор ответов в таблицу: Просите поставщиков заполнять ваш Excel-прайс-лист (приложите его к письму). Столбцы: Позиция, Цена_с_НДС_за_т, Цена_без_НДС_за_т, Доставка_за_т, Срок_поставки, Условия_оплаты. Это исключит ручной перенос данных.
Электронные торги (ЭТП): Для госкорпораций и крупных частных компаний (оборот > 400 млн руб.) — обязательны закупки по 223-ФЗ/44-ФЗ на ЭТП (Закупки.РФ, РТС-Тендер, Б2Б-Центр). Там свой формат запроса (извещение/документация закупки).

Качественный запрос КП — это не просто формальность, а инструмент управления затратами и рисками. Инвестирование 15-20 минут в детальное заполнение спецификации экономит часы переговоров, уточнений и споров при приемке топлива. Используйте приведенный выше шаблон как базу, адаптируйте его под специфику вашего бизнеса (строительство, автопарк, сельхозтехника, отопление) и всегда фиксируйте договоренности письменно.

Помните: Цена в КП — это не окончательная цена в договоре. Это отправная точка для переговоров. Чем точнее ваш запрос, тем выше шанс получить максимальную скидку за объем, удобную отсрочку и надежного партнера на годы.

Данная статья носит информационный характер. Перед подписанием контракта на поставку ГСМ рекомендуется проконсультироваться с юристом и налоговым консультантом с учетом актуального законодательства РФ (Налоговый кодекс, ФЗ «О защите конкуренции», ТР ТС 013/2011, Постановления Правительства РФ о регулировании цен на топливо).