Запрос о предоставлении документов — это официальное письмо, с помощью которого одна организация, должностное лицо или гражданин обращаются к контрагенту, государственному органу или иному лицу с просьбой предоставить определённые документы или сведения. Такой документ широко применяется в деловой практике: при подготовке к судебным разбирательствам, проверках, аудите, урегулировании расчётов с контрагентами и в иных ситуациях.

Когда составляется запрос

• при необходимости получить копии договоров, актов, накладных и счетов-фактур по расчётам с контрагентами;
• при подготовке к налоговой или аудиторской проверке;
• при обращении в государственные органы (ФНС, ПФР, Росреестр и др.);
• при запросе информации в рамках досудебного урегулирования спора;
• при запросе документов, подтверждающих полномочия, лицензии, сертификаты.

Общие правила составления

Запрос оформляется на фирменном бланке организации и должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка документа — наименование и реквизиты адресата (организации или должностного лица, которому направляется запрос), а также данные отправителя.
2. Наименование документа — «Запрос о предоставлении документов».
3. Основная часть, основание запроса (ссылка на договор, закон или иное правовое основание), перечень запрашиваемых документов, срок и способ предоставления.
4. Подпись — руководителя организации или уполномоченного лица с расшифровкой.
5. Дата и исходящий номер письма.

Образец запроса о предоставлении документов

Генеральному директору
ООО «Торговый дом «Восток»
Иванову И.И. ()
Адрес: 101000, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, оф. 3

от ООО «СтройМонтаж»
ИНН 77, КПП 77

Адрес: 115000, г. Москва, ул. Образцовая, д. 2, стр. 1
Тел.: +7 (495) —
E-mail: info@.ru

Исх. № 1/26 от г.

ЗАПРОС
о предоставлении документов

Уважаемый Иван Иванович ()!

В целях сверки взаиморасчётов и подготовки документов для бухгалтерской отчётности просим Вас предоставить копии следующих документов по договору поставки № 45/25 от г.:

1. договор поставки № 45/25 от г. со всеми дополнительными соглашениями;
2. товарные накладные за период с г. по г.;
3. счета-фактуры и универсальные передаточные документы за указанный период;
4. акт сверки взаимных расчётов по состоянию на г., подписанный с Вашей стороны.

Документы просим направить в срок до г. по адресу: 115000, г. Москва, ул. Образцовая, д. 2, стр. 1, либо в электронном виде на адрес: buh@*.ru.

Копии документов должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).

Приложение: доверенность № 12 от г. на представителя — на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО «СтройМонтаж»
_______________ / Петров П.П. () /

Исполнитель: Сидорова А.А. (), тел. +7 (495) *—, доб. 1

Рекомендации по составлению и направлению запроса

• Указывайте правовое основание. Если запрос направляется в государственный орган, сошлитесь на соответствующую норму закона (например, ст. 93 НК РФ, ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» № 59-ФЗ).
• Формулируйте перечень документов конкретно. Избегайте размытых формулировок вроде «все документы по сделке» — перечислите точные наименования, номера и даты.
• Устанавливайте разумный срок для предоставления документов (обычно 5–10 рабочих дней).
• Направляйте запрос способом, подтверждающим получение: заказным письмом с уведомлением, курьером под отметку о вручении или через ЭДО.
• Сохраняйте копию запроса и доказательства его отправки — это может понадобиться в суде.

Грамотно составленный запрос о предоставлении документов позволяет оперативно получить необходимые сведения, зафиксировать факт обращения и защитить интересы организации в случае спора. Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под конкретную ситуацию: укажите актуальные реквизиты сторон, точный перечень документов и правовое основание запроса.