С года процедура постановки на налоговый учет иностранных граждан и лиц без гражданства претерпела существенные изменения. Благодаря поправкам, внесенным в Налоговый кодекс РФ и утвержденным Федеральным законом (подписанным Президентом РФ В.В. Путиным), процесс стал более оптимизированным и, во многих случаях, полностью автоматизированным. Тем не менее, понимание правил заполнения заявления (формы НО-1 или уведомления в электронном виде) остается критически важным для работодателей, налоговых агентов и самих иностранных специалистов.

Нормативная база и ключевые изменения 2026 года

Основным документом, регулирующим порядок регистрации, является ст. 83 Налогового кодекса РФ («Постановка на учет налогоплательщиков — физических лиц»). Недавние поправки ввели следующие ключевые нововведения:

• Автоматическая регистрация по месту пребывания: При получении миграционной карты и регистрации по месту пребывания данные автоматически передаются в ФНС. Если ИНН отсутствует, он присваивается в порядке межведомственного электронного взаимодействия (МЭВ) без личного визита инспектора.
• Единый портал госуслуг: Иностранный гражданин может самостоятельно оформить ИНН через личный кабинет на Госуслугах (при наличии подтвержденной учетной записи и СНИЛС).
• Обязанность налогового агента: Работодатель обязан уведомить инспекцию о заключении/расторжении трудового договора с иностранцем в течение 5 рабочих дней (ранее — 10 дней) через систему ЭДО/СБИС/Диадок или личный кабинет налогоплательщика юрлица/ИП.
• Отмена бумажного заявления в большинстве случаев: Форма НО-1 на бумаге теперь требуется только при невозможности электронного взаимодействии (технические сбои, отсутствие ЭЦП у организации, особые категории ВНЖ/РВП).

Кто и когда должен подавать заявление

Структура заявления (Форма НО-1 / Электронный уведомление)

Независимо от формы подачи (бумага или электронный документ), набор обязательных реквизитов единый. Ниже приведен разбор полей с пояснениями и маскированными примерами.

Блок 1: Сведения о налоговом органе (Куда подается)

• Код ИФНС: 77 (Код инспекции по месту регистрации/пребывания или месту нахождения налогового агента).
• Наименование ИФНС: Инспекция ФНС России по району г. / области.

Блок 2: Основание для постановки на учет

Выбирается один из пунктов (коды согласно Приказу ФНС):

1. 1 — По месту жительства (пребывания): Для лиц с ВНЖ/РВП.
2. 2 — По месту нахождения имущества: Если есть недвижимость/транспорт, но нет регистрации.
3. 3, По месту осуществления деятельности: Для ИП.

Блок 3: Личные данные физического лица (Иностранного гражданина)

Внимание: Все данные должны в точности соответствовать паспорту и миграционной карте.

• Фамилия: (латиницей как в паспорте, кириллицей как в миграционной карте/разрешении на работу).
• Имя:
• Отчество: (если есть по документам; если нет — ставится прочерк или «НЕТ»).
• Дата рождения: .. (ДД.ММ.ГГГГ).
• Место рождения: (Страна, город/населенный пункт на языке оригинала или переводе).
• Пол: Мужской / Женский.
• Гражданство: * (Код страны по ОКСМ, например: 643, Россия, 112 — Беларусь, 398 — Казахстан, 804 — Украина и т.д.).
• ИНН (если был ранее): (12 цифр). Если впервые, поле оставляется пустым, ИНН присваивается ФНС.

Блок 4: Документ, удостоверяющий личность

• Вид документа: Паспорт иностранного гражданина (Код 10 по справочнику ФНС) / Свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем / Иной документ.
• Серия и номер: * (Маска: 2 цифры серии, 7 цифр номера для нового образца паспорта РФ; для зарубежных паспортов — формат страны выдачи).
• Дата выдачи: …
• Кем выдан: * (Наименование органа, код подразделения).
• Срок действия: .. (Если бессрочно — «БЕССРОЧНО»).

Блок 5: Миграционные документы (Критически важно для нерезидентов)

• Миграционная карта: Серия/Номер * , Дата заполнения …
• Разрешение на работу / Патент / ВНЖ / РВП: Серия/Номер * , Дата выдачи .., Срок действия *..*.
• Код вида разрешения: (Например: 1 — Разрешение на работу, 2 — Патент, 3 — ВНЖ, 4 — РВП).

Блок 6: Адрес регистрации / пребывания (Маскированный пример)

Адрес места жительства (пребывания) в РФ:

• Регион: (область/край/республика/г. фед. значения)
• Район:
• Населенный пункт: г. / п.
• Улица: ул.
• Дом: , Корпус: , Строение:
• Квартира/Комната: *
• Индекс: *

Примечание: Если регистрация временная (по месту пребывания), указывается адрес хостела, квартиры арендодателя, общажи. Обязательно наличие уведомления о регистрации (формы 11321/11322) от МВД.

Блок 7: Контактная информация

• Телефон: +7 () -*-
• Email: *@.

Блок 8: Сведения о налоговом агенте (Заполняет работодатель)

• ИНН организации/ИП: / *
• КПП (для орг.):
• Наименование: ООО / ИП
• Адрес нахождения: *
• Дата заключения договора: ..
• Номер договора: *

Блок 9: Подписи и дата

• Дата заполнения: .. (Дата подачи).
• Подпись заявителя: (Расписка иностранного гражданина).
• Подпись уполномоченного лица налогового агента: (Директор/Кадровый сотрудник с указанием ФИО инициалами ..*. и печати организации, если есть).

Пошаговый алгоритм заполнения (на примере работодателя)

1. Подготовка документов: Соберите паспорт иностраца, миграционную карту, разрешение на работу/патент/ВНЖ, уведомление о регистрации по месту пребывания (оригиналы для сверки, копии для дела).
2. Проверка ИНН: Зайдите на сайт ФНС («Проверка ИНН») по паспортным данным. Если ИНН есть, укажите его в заявлении. Если нет — поле оставьте пустым.
3. Выбор способа подачи:
   • Электронно (Рекомендуется): Через ЛК налогоплательщика юрлица/ИП -> «Жизненные ситуации» -> «Постановка на учет физлица». Подписывается ЭЦП руководителя. Срок обработки — 1-3 дня.
   • Через ЭДО (СБИС, Диадок, Контур): Формируется XML-пакет по формату ФНС (форматированный по приказу ЕД-7-14/…).
   • Бумажно (Исключительно): 2 экземпляра в ИФНС или МФЦ. Один с отметкой о приеме остается у вас.
4. Заполнение полей: Используйте заглавные буквы (для бумаги) или валидацию XML (для электронки). Проверяйте транслитерацию ФИО по МВД/МИД стандарту (ICAO Doc 9303).
5. Контроль сроков действия: Убедитесь, что срок действия патента/разрешения на работу/ВНЖ не истекает завтра. ФНС может отказать, если документ недействителен на дату подачи.
6. Получение результата: В ЛК придет уведомление «Постановка на учет выполнена» с присвоенным ИНН (если не было) или подтверждением учета по новому адресу/основанию. Распечатайте/сохраните для отчета перед трудовой инспекцией.

Типичные ошибки и причины отказа (2026)

Особенности для разных категорий (Нюансы 2026)

А. Работники по патенту

Постановка на учет происходит автоматически при оплате первого взноса по патенту через ЕПН (Единый платежный налоговый счет). Работодатель все равно обязан направить уведомление о заключении договора (Сведения о доходах/уведомление агента) в течение 5 дней. Отдельное заявление НО-1 подавать не нужно, если ИНН уже есть.

Б. Высококвалифицированные специалисты (ВКС) и члены их семей

ИНН присваивается МВД при выдаче ВНЖ ВКС. Данные передаются в ФНС в режиме реального времени. Работодатель только уведомляет о трудовом договоре.

В. Граждане ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Кыргызстан)

Имеют право на упрощенную регистрацию. Для граждан Беларуси и Казахстана часто достаточно паспорта гражданина РФ/РБ/РК и регистрации. Патент не требуется (кроме Кыргызстана, нужен патент или договор). Учет ведется по месту пребывания.

Г. Иностранные ИП

Подают заявление лично (или через представителя с нотариальной доверностью) в ИФНС по месту жительства/пребывания. Обязательно: паспорт, миграционная карта, ВНЖ/РВП, уведомление МВД, СНИЛС, заявление Р21001 (нотариально заверенное). Госпошлина за регистрацию ИП для инострацев — 0 руб. (льгота).

Электронное взаимодействие: Форматы и сервисы (Актуально на )

Для организаций и ИП, являющихся налоговыми агентами, базовым способом является передача Сведений о доходах и удержанных суммах налога (форма 6-НДФЛ) и Уведомления о заключении/расторжении трудового договора с иностранным гражданином.

Основные форматы XML (Приказ ФНС от № ЕД-7-14/… с изм. 2025-2026 гг.):

• Формат «Уведомление о заключении трудового договора с ИГ/ЛБГ»: Используется для постановки на учет «по месту деятельности». Содержит блок <ForeignWorker> с полными паспортными и миграционными данными.
• Формат «Заявление на присвоение ИНН физлицу» (НО-1 электронное): Используется, если у иностраца нет ИНН и автоматический обмен МВД-ФНС не сработал (редко).

Сервисы для отправки:

1. ЛК налогоплательщика юрлица/ИП (lkul.nalog.ru): Бесплатно, требует ЭЦП руководителя.
2. Операторы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн, 1С-Отчетность): Удобно для массовой отчетности, есть валидация до отправки.
3. СМЭВ / Госуслуги (для физлиц): Иностранец с подтвержденной учетной записью ЕСИА может заказать ИНН сам (услуга «Получение ИНН»).

Чек-лист документов для приложения к заявлению (Бумажный вариант)

Если вы все же идете в ИФНС/МФЦ лично (или курьером), пакет документов:

• [ ] Заявление по форме НО-1 (2 экз.) — заполнено четко, без исправлений.
• [ ] Паспорт иностранного гражданина (оригинал + копия всех заполненных страниц + страница с регистрацией).
• [ ] Миграционная карта (оригинал + копия).
• [ ] Документ, дающий право на работу/пребывание: Патент / Разрешение на работу / ВНЖ / РВП (оригинал + копия).
• [ ] Уведомление о регистрации по месту пребывания (оригинал + копия), форма 11321/11322 от МВД.
• [ ] Трудовой договор / ГПХ договор (копия титульной страницы и стр. с подписями).
• [ ] Доверенность на представителя (если подает не сам иностранец и не директор компании), нотариально заверенная.
• [ ] Квитанция об оплате госпошлины (0 руб. за присвоение ИНН, но если подает представитель без доверенности — может потребоваться нотариальная заверка подписи).

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Иностранец потерял паспорт, новый еще не сделали. Можно ли поставить на учет?

О: Нет. Основанием является действующий паспорт. Ждите выдачи нового документа в консульстве/посольстве и получения новой миграционной карты при перепересечении границы (если требуется).

В: Нужно ли ставить на учет иностранеца, который работает удаленно из-за границы?

О: Если он нерезидент (пребывает в РФ < 183 дней в году) и работает на российскую компанию удаленно из другой страны — постановка на учет в РФ не требуется. НДФЛ удерживается по ставке 30% (если нет ДСДН), агент уведомляет об этом в 6-НДФЛ. ИНН ему не присваиваеться.

В: Срок действия патента истек , новый оплачен . Есть пробел. Что делать?

О: В период пробела (31.03 ⎼ 04.04) иностранец не имел права работать. Работодатель несет риск штрафов (ст. 18.15 КоАП). Постановка на учет по новому патенту возможна с 05.04. Старый учет не «сгорает», ИНН остается прежним.

В: Как скрыть адрес жительства иностраца в отчетах (ГДПР/152-ФЗ)?

О: В отчетах в ФНС (6-НДФЛ, уведомления) адрес указывается обязательно и открыто. Это требование налогового законодательства. Внутренние документы компании (приказы, личные карточки Т-2) защищаются режимом конфиденциальности (152-ФЗ), доступ к ним ограничен кругом лиц.

В: Иностранец уволился. Нужно ли снимать с учета?

О: Нет. Снятие с учета физлица (ст. 84 НК РФ) происходит только при: смерти, объявлении умершим, уходе из РФ на постоянное проживание (снятие с миграционного учета), ликвидации ИП. Просто увольнение — не основание для снятия с налогового учета. ИНН остается у человека навсегда.

Резюме и рекомендации

На года «золотой стандарт» взаимодействия с ФНС по вопросам учета иностранцев — полная цифровизация.

Важно: Храните копии всех миграционных документов с отметками о сроках действия. Настройте календарь напоминаний за 30/15/5 дней до окончания патента, ВНЖ, регистрации МВД. Просрочка миграционного документа = риск штрафов для компании (до 800 тыс. руб. за работника по ст. 18.15 КоАП) и депортации для сотрудника.

Используйте актуальные справочники кодов (ОКСМ, ОКТМО, Коды видов документов ФНС) из открытых реестров ФНС или встроенных валидаторов вашей ЭДО-системы. Успешного оформления!

Статья подготовлена на основании НК РФ, Приказов ФНС, Федерального закона от 2026 г. (поправки к ст. 83, 84, 226, 226.1 НК РФ) и практики применения на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций обратитесь к профессиональному налоговому консультанту или юристу по миграционному праву.