Что такое записка-расчет и зачем она нужна

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику — это внутренний документ организации, который оформляется при уходе сотрудника в ежегодный основной, дополнительный или иной оплачиваемый отпуск. Унифицированная форма документа, Т-60 (ОКУД 0301051), утвержденная постановлением Госкомстата России от № 1.

С 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным: организация вправе разработать собственный бланк. Однако форма Т-60 остается самой удобной и распространенной, поскольку содержит все необходимые реквизиты и понятна проверяющим органам.

Документ выполняет две функции:

• кадровую — фиксирует вид, период и продолжительность отпуска;
• расчетную — служит основанием для начисления и выплаты отпускных.

Кто заполняет документ: зоны ответственности

Записка-расчет имеет две стороны, которые заполняют разные специалисты:

Основанием для заполнения служит график отпусков (форма Т-7) либо заявление работника, если отпуск предоставляется вне графика, а также приказ руководителя о предоставлении отпуска (форма Т-6).

Заполнение лицевой стороны формы Т-60

Лицевую сторону оформляет кадровик. Рассмотрим порядок заполнения на примере.

Шаг 1. Шапка документа

• Наименование организации: ООО «Вес»;
• код по ОКПО: 4521;
• номер документа: 12;
• дата составления: .

Шаг 2. Сведения о работнике

• Ф.И.О.: Иванов Алексей Пе*;
• табельный номер: 00;
• структурное подразделение: отдел продаж;
• должность: менеджер по продажам.

Шаг 3. Раздел «А» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Указывается рабочий период, за который предоставляется отпуск, и его продолжительность:

• за период работы с по ;
• продолжительность: 14 календарных дней;
• с по .

Шаг 4. Раздел «Б», дополнительный (другой) отпуск

Если работнику положен дополнительный отпуск (за ненормированный рабочий день, вредные условия труда и т.п.), указывается его вид, количество дней и даты. Если дополнительного отпуска нет, ставится прочерк.

Шаг 5. Раздел «В» — итог

Суммируются все дни отпуска:

• всего отпуск: 14 календарных дней;
• с по .

Далее документ подписывает работник кадровой службы с указанием должности и расшифровки подписи, например: начальник отдела кадров — Карпова И.В.*.

Заполнение оборотной стороны: расчет оплаты отпуска

Оборотную сторону заполняет бухгалтер. Здесь производится расчет отпускных.

Раздел «Расчет среднего заработка»

Указываются:

• расчетный период (12 календарных месяцев, предшествующих отпуску): с 04.2025 по 03.2026;
• суммы выплат по каждому месяцу расчетного периода;
• количество календарных дней расчетного периода (в среднем 29,3 на месяц);
• средний дневной заработок.

Формула: Средний дневной заработок = Сумма выплат за расчетный период / 12 / 29,3.

Раздел «Начислено»

Отражается сумма отпускных: средний дневной заработок умножается на количество дней отпуска. Например: 2 150,00 руб. × 14 дней = 30 100,00 руб.

Раздел «Удержано» и «Причитается к выплате»

• НДФЛ (13%): 3 913,00 руб.;
• сумма к выплате: 26 187,00 руб. (прописью: двадцать шесть тысяч сто восемьдесят семь рублей 00 копеек).

В конце бухгалтер ставит подпись с расшифровкой: Смирнова О.Н.*.

Важные нюансы оформления

1. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
2. Записка-расчет подписывается кадровиком и бухгалтером; подпись руководителя на форме не предусмотрена.
3. Документ хранится в бухгалтерии вместе с расчетными документами в течение 5 лет.
4. Если отпуск приходится на два месяца, суммы начислений распределяются по соответствующим месяцам.
5. Ошибки в расчете могут привести к претензиям со стороны трудовой инспекции и налоговых органов, поэтому данные следует тщательно проверять.

Где скачать бланк и образец

Бланк формы Т-60 и заполненный образец доступны в форматах Word, Excel и PDF на специализированных бухгалтерских и кадровых порталах, а также в справочно-правовых системах («КонсультантПлюс», «Гарант»). Актуальная редакция формы — от .

Записка-расчет по форме Т-60 — простой, но важный документ, связывающий кадровый учет и расчет заработной платы. Правильное его заполнение гарантирует своевременную выплату отпускных и защищает работодателя от претензий при проверках. Используйте приведенный образец как шаблон, подставляя актуальные данные вашей организации.