Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Согласно ст. 64.1 ТК РФ, работодатель обязан уведомить орган государственной службы занятости о заключении трудового договора с каждым принятым на работу сотрудником. В Москве эту функцию выполняет ГБУ «Мосгортрудничество» (Центр занятости населения города Москвы). Нарушение сроков или порядка уведомления влечет за собой наложение административных штрафов (ст. 5.27 КоАП РФ). В данной статье мы подробно разберем актуальный порядок подачи, образец заполнения и частые ошибки.

Нормативная база и сроки подачи

Основным документом, регулирующим процедуру, является Постановление Правительства РФ от № 1927 «Об утверждении Правил уведомления органа государственной службы занятости о заключении и расторжении трудового договора».

Срок: не позднее следующего рабочего дня после дня заключения трудового договора (дня приема на работу по приказу).
Форма: утверждена Приказом Минтруда России от № 736н (Форма уведомления).
Способ подачи: исключительно в электронном виде через информационную систему «Работа в России» (порттал trudvsem.ru) или через личный кабинет работодателя на портале gosuslugi.ru (раздел «Работодателю» → «Уведомление о приеме/увольнении»). Бумажные уведомления и почта не принимаются.

Подготовка к заполнению: необходимые данные

Перед началом заполнения формы подготовьте следующие сведения (конфиденциальные данные в примерах замаскированы):

Данные работодателя:
- Полное наименование: ООО «Ромашка» (пример).
- ИНН: 77.
- КПП: 77.
- ОГРН: 1.
- Адрес регистрации: г. Москва, ул. , д. , пом. .
Данные сотрудника:
- ФИО полностью: Иванов Иван Иванович (пример).
- СНИЛС: —* .
- Дата рождения: .*..
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ): серия , номер , кем выдан , когда выдан .., код подразделения .
- Адрес регистрации (прописки): г. , ул; , д. , кв. *.
- Образование и квалификация (по диплому/аттестату).
Данные трудового договора:
- Номер и дата трудового договора: № от …
- Номер и дата приказа о приеме на работу: № от …
- Дата начала работы (вступления в силу договора): …
- Наименование должности/профессии (по штатному расписанию/ЕТКС): Менеджер по продажам.
- Вид трудового договора: срочный / бессрочный (если срочный — срок действия).
- Режим работы: полный день / неполный день / сменный / гибкий / удаленный.
- Размер заработной платы (оклад + доплаты): * * руб..

Пошаговая инструкция заполнения на портале «Работа в России» (trudvsem.ru)

На данный момент это основной рабочий инструмент для кадровиков Москвы.

Шаг 1. Регистрация и вход в Личный кабинет работодателя

Перейдите на trudvsem.ru → «Работодателю» → «Вход в личный кабинет». Авторизуйтесь через ЕСИА (Госуслуги) от имени уполномоченного представителя (генерального директора или лица, действующего на основании доверенности). После входа система автоматически подтянет реквизиты организации (ИНН, ОГРН, наименование) из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Шаг 2. Переход к разделу уведомлений

В меню слева выберите: «Уведомления о приеме/увольнении» → «Создать уведомление» → Тип уведомления: «О заключении трудового договора».

Шаг 3. Заполнение раздела «Сведения о работнике» (Блок 1)

Внимание: поля, отмеченные красной звездочкой, обязательны.

Поле формы	Что указывать / Пример заполнения	Комментарии
Фамилия, Имя, Отчество	Иванов Иван Иванович	Строго по паспорту. Без сокращений.
Пол	Мужской / Женский	Выбрать из списка.
Дата рождения	..	Формат ДД.ММ.ГГГГ.
СНИЛС	*—	Вводить только цифры, маска подставится сама. Проверяется по базе ПФР.
Тип документа	Паспорт гражданина РФ	Для инострацев, вид на жительство / разрешение на работу / патент.
Серия, Номер паспорта	Без пробелов в серии/номере внутри полей.
Дата выдачи / Код подразделения	.. /	Код подразделения — 6 или 7 знаков.
Кем выдан	УФМС России по г. Москве в р-не	Полностью, как в паспорте.
Гражданство	Российская Федерация	Для иностранцев, название страны.
Адрес регистрации (место жительства)	г. Москва, ул. , д. , кв.	Указывается адрес по прописке (постоянной или временной). Для москвичей, адрес в Москве или Подмосковье.
Контактный телефон / Email	+7 () — / @*.ru	Обязательно для связи ЦЗН с соискателем при необходимости.
Образование	Высшее / Среднее профессиональное / …	Выбрать из справочника. Указать специальность по диплому.

Шаг 4. Заполнение раздела «Сведения о трудовом договоре» (Блок 2)

Это ключевой блок для контроля инспекций.

Поле формы	Что указывать / Пример	Важные нюансы для Москвы
Номер трудового договора	№ 12 от	Номер и дата самого договора, а не приказа.
Дата заключения договора	Дата подписания обеими сторонами.
Дата начала работы	День выхода на работу (по приказу). Уведомление сдавать до .
Срок действия договора	Бессрочный / Срочный до ..	Если срочный, обязательно укажите дату окончания.
Должность (профессия)	Менеджер по продажам	Точно как в штатном расписании или ТД. Желательно указывать код ОКЗ / Профстандарт (система часто подсказывает).
Вид работы	Основная / Совместительство	Если сотрудник уже работает у вас по основному месту, выбирайте «Совместительство».
Режим рабочего времени	40 часов / Неполный день / Сменный / Удаленный	При удаленной работе укажите основание (ст. 312.1 ТК РФ или доп. соглашение).
Испытательный срок	Есть / Нет. Если есть — срок (мес.)	Макс. 3 мес. (6 мес. для руководителей/главных бухгалтеров).
Размер заработной платы	80 000 руб. (оклад)	Указывайте оклад. Премии/доплаты можно не указывать, но лучше зафиксировать «Всего к выплате» по ТД.
Основание для приема	Приказ № 5 от	Номер и дата приказа о приеме на работу.

Шаг 5. Проверка и отправка

Нажмите кнопку «Проверить». Система валидирует СНИЛС, паспорт, ИНН организации.
Исправьте ошибки (красные подсветки). Частая ошибка: неверный код подразделения паспорта или несовпадение ФИО в СНИЛС и паспорте.
Нажмите «Отправить». Уведомление уйдет в ЦЗН (ГБУ «Мосгортрудничество») автоматически.
Сохраните PDF-копию уведомления с номером регистрации и датой приема (кнопка «Скачать» или «Распечатать»). Этот документ — ваше доказательство соблюдения срока.

Особенности для Москвы: ГБУ «Мосгортрудничество»

Хотя подача идет через федеральный портал trudvsem.ru, адресатом уведомления является именно территориальный орган — ГБУ «Мосгортрудничество» (или его филиалы по округам).

Контроль: Специалисты ЦЗН проверяют уведомления в автоматическом и ручном режиме.
Отказы: Если уведомление отклонено (статус «Отклонено»), в личном кабинете появится причина (например: «Неверно указан СНИЛС», «Сотрудник состоит на учете в ЦЗН как безработный — требуется снять с учета», «Несоответствие квалификации»).
Действие при отказе: Исправьте данные и отправьте повторно в тот же срок (не позднее следующего рабочего дня);

⚠ Важно: Сотрудники, состоящие на учете в ЦЗН

Если принятый сотрудник был зарегистрирован в Центре занятости как безработный, работодатель обязан уведомить ЦЗН о его приеме на работу для снятия с учета. Форма уведомления та же, но ЦЗН может потребовать дополнительно копию приказа и ТД для ускорения процедуры выплаты пособия по безработице (если он еще не назначен).

Типичные ошибки при заполнении (Чек-лист для проверки)

Просрочка: Подача позже следующего рабочего дня. Штраф: для юрлиц — от 50 000 до 100 000 руб. (п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ), для ИП/должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб..
Несоответствие ФИО: В паспорте «Ё», в СНИЛС/ТД — «Е». Система может не пройти верификацию. Всегда пишите «Ё», если она есть в паспорте.
Неверный СНИЛС: Ошибка в контрольной сумме или номере. Сотрудник не найдется в базе ПФР.
Отсутствие кода ОКЗ/Профстандарта: Поле не обязательно к заполнению в форме, но инспекторы ГИТ часто требуют соответствия должности профстандарту. Заполняйте проактивно.
Неверный адрес регистрации: Указан адрес фактического проживания вместо адреса регистрации (прописки). В уведомлении нужен именно адрес по паспорту (ст. 65 ТК РФ).
Совместительство оформлено как основная работа: Если у человека уже есть запись в трудовой книжке/СТР о другом месте работы как основном, приеме у вас — только «Совместительство».
Удаленная работа без оформления: Если сотрудник работает удаленно, в режиме работы выберите «Удаленная» и убедитесь, что в ТД есть ссылка на ст. 312.1 ТК РФ или доп. соглашение.

Образец заполненного уведомления (Визуализация полей)

Ниже приведен условный образец того, как выглядит сформированный PDF-документ после отправки (данные вымышлены, чувствительные части замаскированы):

УВЕДОМЛЕНИЕ О ЗАКЛЮЧЕНИИ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
Номер регистрации в ИС «Работа в России»: 77-2024-
Дата регистрации: ..2024 :

СВЕДЕНИЯ О РАБОТОДАТЕЛЕ
Полное наименование: ООО "РОМАШКА"

ИНН: 77 КПП: 77
ОГРН: 1*
Адрес: 101000, г. Москва, ул. , д. , пом. 
Телефон: +7 (495) -- Email: hr@romashka.ru

СВЕДЕНИЯ О РАБОТНИКЕ
Фамилия: ИВАНОВ
Имя: ИВАН
Отчество: ИВАНОВИЧ
Дата рождения: ..1990
Пол: Мужской
СНИЛС: -- 
Документ: Паспорт гражданина РФ
Серия:  Номер: 
Дата выдачи: ..2010 Код подразделения: 770-*
Кем выдан: УФМС РОССИИ ПО Г. МОСКВЕ В * Р-НЕ
Гражданство: РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Адрес регистрации: 115*, г. Москва, ул. , д. , кв. *
Телефон: +7 (9) *-- Email: ivanov*@mail.ru
Образование: Высшее (Диплом №  от ..2012 г., МГУ, Менеджмент)

СВЕДЕНИЯ О ТРУДОВОМ ДОГОВОРЕ
Номер ТД: № 45 Дата ТД: 
Дата начала работы: 
Срок действия: Бессрочный
Должность: Менеджер по продажам (Код ОКЗ: 3339)
Вид работы: Основная работа
Режим работы: 40 часов в неделю (5-дневная рабочая неделя)
Испытательный срок: 3 месяца
Заработная плата: Оклад 80 000 руб. (в месяц)
Основание: Приказ № 12-ОД от 

Статус: ПРИНЯТО ЦЗН (ГБУ "Мосгортрудничество")

Альтернативные способы подачи (API и 1С)

Для крупных компаний Москвы, нанимающих десятки человек в месяц, ручное заполнение неэффективно. Используются:

Интеграция через API «Работа в России»: Настройка обмена данными между HR-системой (1С:ЗУП, SAP, Bitrix24, внутренние порталы) и ИС «Работа в России». Позволяет отправлять пакеты уведомлений автоматически.
1С:ЗУП 3.1 / 8.3 (релизы после 2022 г.): Встроенная обработка «Уведомления в ЦЗН» (Работа с персоналом → Отчеты → Уведомления в органы занятости). Требуется настройка подключения к ЕСИА организации и получение токена API на trudvsem.ru.
Сервисы-агрегаторы (Кадровый резерв, Контур.Экстерн, СБИС и др.): Предоставляют удобный веб-интерфейс для массовой загрузки и контроля статусов.

При использовании API/1С: образец заполнения полей остается идентичным веб-форме. Главное — корректная выгрузка справочников (должности по ОКЗ, виды работы, основания).

Ответственность и контроль (Практика Москвы)

Государственная инспекция труда (ГИТ) по Москве регулярно проводит плановые и внеплановые проверки соблюдения ст. 64.1 ТК РФ.

Что проверяет инспектор:

Наличие уведомления для каждого принятого сотрудника (в т.ч. сезонных, временных, стажеров по ТД).
Соблюдение срока (следующий рабочий день).
Достоверность данных (сверка с ТД, приказом, паспортом, СНИЛС).
Наличие уведомления о расторжении (увольнении) — отдельная форма, те же сроки.

Штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ, ред. 2024):

Должностные лица / ИП: от 1 000 до 5 000 руб. (за каждое нарушение / каждого сотрудника).
Юридические лица: от 50 000 до 100 000 руб.
Повторное нарушение: для должлиц — от 5 000 до 10 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года; для юрлиц — от 100 000 до 200 000 руб. или приостановка деятельности на 90 дней.

Примечание: Штрафы накладываются за каждого работника, по которому уведомление не подано или подано с нарушением.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли уведомлять о заключении ГПХ (договора гражданско-правового характера)?: Нет. Уведомление подается только по трудовым договорам (в т.ч. срочных, на неопределенное время, сезонных). По ГПХ (подряду, оказании услуг) уведомление в ЦЗН не подается (но есть отчетность в СФР/Налоговую).
Сотрудник уволен в тот же день, что и принят (или на следующий). Подавать 2 уведомления?: Да. Подается уведомление о заключении (в срок) и отдельное уведомление о расторжении (в срок — следующий рабочий день после увольнения). Это два разных события.
Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС (иностранец, молодежь до 14 лет)?: В форме есть чек-бокс «СНИЛС отсутствует». Для иностранцев обязательно заполнение блоков «Разрешение на работу / Патент / Вид на жительство» с номерами и сроками действия. Для лиц до 14 лет — данные родителя/опекуна и согласие опеки.
Можно ли подать уведомление заранее (до подписания ТД)?: Нет. Уведомление подается на основании уже заключенного договора. Дата начала работы в уведомлении не может быть раньше даты заключения ТД.
Где взять код ОКЗ (Общероссийский классификатор занитостей)?: На сайте Росстата или в справочниках 1С/КонсультантПлюс/Гарант. В форме на trudvsem.ru есть поиск по названию должности.

Резюме: Алгоритм действий HR-специалиста в Москве

Принят сотрудник → Издан приказ → Подписан ТД.
В тот же день или утром следующего рабочего дня: зайти в ЛК на trudvsem.ru (или 1С/СБИС).
Создать «Уведомление о заключении ТД».
Заполнить все обязательные блоки (Работодатель, Работник, ТД) — используя паспорт, СНИЛС, приказ, ТД.
Проверить на ошибки (СНИЛС, паспорт, даты, ОКЗ).
Отправить. Получить номер регистрации.
Обязательно: Сохранить PDF с номером регистрации в личном деле сотрудника / папке «Уведомления ЦЗН» на случай проверки ГИТ.

* Статья подготовлена на основании действующего на 2024 год законодательства (ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 1927, Приказ Минтруда № 736н, КоАП РФ). Перед применением рекомендуется сверить актуальность форм на официальном портале trudvsem.ru или в консультантских системах.