Увольнение по собственному желанию — одна из самых частых причин прекращения трудового договора. Качество оформления записи в трудовой книжке определяет отсутствие проблем у работника в будущем (при оформлении пенсии, новом трудоустройстве, получении пособий). В статье разберем актуальный порядок заполнения на 2026 год с учетом последних изменений в законодательстве и судебной практике.
Нормативная база и ключевые изменения
Основным документом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 1875 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек, а также форм трудовых книжек и вкладышей в них» (далее, Порядок 2022). Он заменил старый Постановление № 225 и вступил в силу с .
Важные нюансы формулировки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 77, 80) уравнивает по смыслу формулировки: «увольнить», «прекратить трудовой договор», «расторгнуть трудовой договор». В записи в трудовой книжке можно использовать любую из них.
- Обязательным условием является ссылка на конкретную норму закона: пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
- Рекомендуется (хотя законом не запрещено иначе) дополнять запись фразой «по собственному желанию» для ясности основания.
Порядок внесения записи: пошаговый алгоритм
Согласно п. 5;1 Порядка 2022 (и разъяснений КонсультантПлюс, «Кадровик-Практик»), запись вносится в раздел «Сведения о работе» строго в следующей последовательности:
- Графа 1 (Порядковый номер): Ставится следующий по порядку номер записи (на единицу больше предыдущего).
- Графа 2 (Дата): Указывается дата увольнения (день прекращения трудового договора) в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Это день выдачи трудовой книжки и последнего расчета.
- Графа 3 (Сведения о работе): Текст записи об увольнении (подробнее см. раздел 3).
- Графа 4 (Основание): Реквизиты приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора: номер, дата; Пример: Приказ № 125-ОД от .
Образцы текста записи в Графе 3 (основные варианты)
Ниже приведены корректные варианты формулировок, допустимые в 2026 году. Выбирайте любой — они равнозначны с правовой точки зрения.
Вариант 1: Классический (через «Расторгнут»)
Трудовой договор расторгнут по собственному желанию работника на основании пункта 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Вариант 2: Через «Прекращен» (официальный термин ТК РФ)
Трудовой договор прекращен по инициативе работника (по собственному желанию) на основании пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Вариант 3: С использованием слова «Уволен»
Уволен по собственному желанию на основании пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Вариант 4: Увольнение до истечения срока уведомления (по соглашению сторон)
Если работник уходит раньше 14 дней по согласованию с работодателем:
Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон (по собственному желанию работника до истечения срока уведомления) на основании пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Оформление ьного листа (при необходимости)
Если трудовая книжка заполняется впервые или это первый лист вкладыша, на ьном листе (или листе вкладыша) заполняются:
- Фамилия, имя, отчество работника (как в паспорте).
- Дата рождения (ДД.ММ.ГГГГ).
- Образование (документ об образовании, серия, номер, дата выдачи).
- Профессия, специальность (по диплому/удостоверению).
- Дата заполнения ьного листа (дата приема на работу).
- Подпись работника и ответственного лица (кадровика), печать организации (при наличии).
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как правильно |
|---|---|---|
| Отсутствие ссылки на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Запись считается неполной, возможны споры при назначении пенсии | Обязательно указывать основание закона |
| Запись «Уволен по статье 80 ТК РФ» | Ст. 80 — это порядок увольнения, а не основание. Основание, ст. 77 | Ссылаться только на ст. 77 ТК РФ (п. 3 ч. 1) |
| Неуказание фразы «по собственному желанию» | Неясность основания (может выглядеть как ст. 81 ТК РФ — вина работодателя) | Добавлять уточнение: «по собственному желанию» или «по инициативе работника» |
| Исправление ошибки зачеркиванием/корректором | Недопустимо, запись признается недействительной | Вносить новую запись со следующим номером: «Запись № N недействительна. Правильная запись: …» |
| Пустые строки между записями | Риск несанкционированных дополнений | Записи вносить плотно, без пропусков строк |
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная (по желанию работника) и электронная трудовая книжка.
- При увольнении работодатель обязан направить сведения в СФР (бывший ПФР) в течение 1 рабочего дня после дня увольнения (форма СЗВ-ТД).
- В ЭТК запись формируется автоматически на основании переданных данных. Работник может проверить ее через Госуслуги или приложение СФР.
- Если у работника есть бумажная ТК, запись в ней вносится обязательно в день увольнения параллельно с отправкой СЗВ-ТД.
Спорные ситуации и судебная практика
Ситуация 1: В приказе написано «Расторгнуть ТД», а в ТК, «Уволен».
Резолюция: Допустимо. Термины равнозначны (ст. 77 ТК РФ).
Ситуация 2: Работник ушел без уведомления за 2 недели (прогулы).
Резолюция: Это не увольнение по ст. 80, а по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ (прогулы). Запись в ТК: «Трудовой договор расторгнут на основании пункта «а» части 6 статьи 81 ТК РФ». Формулировка «по собственному желанию» здесь недопустима.
Ситуация 3: Работник подал заявление, но забрал его до истечения 2 недель.
Резолюция: Увольнение не производится (если на его место не принят другой человек с уведомлением об этом в письменной форме). Запись в ТК не вносится.
Пример заполнения страницы раздела «Сведения о работе» (визуализация)
| № | Дата | Сведения о работе | Основание (документ) | |----|----------------|----------------------------------------------------------|-----------------------------------| | 1 | | Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность менеджера | Приказ № 1-ОД от | | 2 | | Трудовой договор расторгнут по собственному желанию | Приказ № 45-ОД от | | | | работника на основании п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | |
Чек-лист для кадровика перед выдачей ТК
- [ ] Заявление работника оформлено за 2 недели (или согласован более ранний срок).
- [ ] Издан приказ (распоряжение) о прекращении ТД по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
- [ ] Расчет заработной платы и компенсаций произведен в день увольнения.
- [ ] Запись в трудовой книжке сделана чернилами черного, синего или фиолетового цвета (гелевая/шариковая паста), без сокращений (кроме общепринятых: ТК РФ, ООО, г.).
- [ ] Подпись ответственного лица (директора/ИП или уполномоченного лица) расшифрована (ФИО).
- [ ] Печать организации поставлена (если организация использует печати; для ИП печать не обязательна, но желательна).
- [ ] Трудовая книжка выдана работнику под роспись в журнале учета движения ТК (форма Т-3) или в самой ТК (графа «Подпись работника»).
- [ ] СЗВ-ТД отправлен в СФР в срок (1 рабочий день).
Грамотное заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию — залог отсутствия претензий со стороны инспекций труда, СФР и судов. Главные правила 2026 года: ссылка на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, указание фразы «по собственному желанию» (или «по инициативе работника»), отсутствие исправлений и соблюдение срока внесения записи (день увольнения).
При возникновении сложных ситуаций (увольнение руководителя организации, совместителя, работника в отпуске/на больничном) рекомендуется обратиться к трудовому праву или использовать справочно-правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант) для получения актуальных образцов приказов и записей.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ТК РФ, Постановление № 1875) и разъяснений Минтруда/СФР на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов обратитесь к профессиональному юристу или кадровику.