Расходный кассовый ордер (РКО, унифицированная форма № КО-2, ОКУД 0310002) — это первичный кассовый документ, которым оформляется выдача наличных денежных средств из кассы организации․ При увольнении сотрудника работодатель обязан произвести с ним полный расчёт в день увольнения (ст․ 140 ТК РФ), и если выплата производится наличными, оформляется именно расходный кассовый ордер․
Когда оформляется РКО при увольнении
РКО составляется в следующих случаях:
- выплата заработной платы за отработанное время наличными из кассы;
- выплата компенсации за неиспользованный отпуск;
- выдача выходного пособия (если оно предусмотрено законом или трудовым договором);
- выплата иных сумм, причитающихся увольняемому работнику․
Если расчёт перечисляется на банковскую карту сотрудника, РКО не оформляется — основанием служит платёжное поручение․
Общие правила заполнения формы КО-2
Документ составляется бухгалтером или кассиром в одном экземпляре․ Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются — при ошибке бланк заполняется заново․ Ордер подписывается руководителем, главным бухгалтером и кассиром․
Пошаговое заполнение РКО при увольнении
Шапка документа
- Организация — полное или сокращённое наименование, например: ООО «Вектор»․
- Номер документа — порядковый номер согласно журналу регистрации кассовых документов, например: № 1․
- Дата составления — день фактической выдачи денег, например: ․
Бухгалтерские проводки
- Дебет — счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»․
- Кредит — счёт 50 «Касса»․
- Код структурного подразделения — при наличии․
- Код аналитического учёта — табельный номер работника, например: 0*․
Сумма
Указывается цифрами, например: 45 320,50 (сорок пять тысяч триста двадцать рублей 50 копеек)․ Ниже сумма дублируется прописью с заглавной буквы, копейки, цифрами․
Строка «Выдать»
Фамилия, имя, отчество получателя в дательном падеже, например: Иванову* Сергею* Петровичу*․
Строка «Основание»
Указывается содержание операции, например: «Окончательный расчёт при увольнении по приказу от № 1-к (заработная плата и компенсация за неиспользованный отпуск)»․
Строка «Приложение»
Перечисляются прилагаемые документы: приказ об увольнении, записка-расчёт (форма Т-61), паспорт получателя․
Квитанция к ордеру
Заполняется кассиром: дата, сумма прописью, данные документа, удостоверяющего личность (паспорт: серия 45 № , выдан ОВД*)․ Получатель расписывается в получении денег и указывает дату․
Пример заполнения (образец)
Организация: ООО «Вектор*»
Расходный кассовый ордер № 1 от
Дебет: 70 Кредит: 50
Сумма: 45 320-50
Выдать: Иванову Сергею* Петровичу*
Основание: окончательный расчёт при увольнении по приказу № 1-к от
Сумма прописью: Сорок пять тысяч триста двадцать рублей 50 копеек
Приложение: приказ об увольнении, записка-расчёт по форме Т-61
Важные нюансы
- Деньги выдаются только лично увольняемому сотруднику либо его представителю по нотариальной доверенности․
- Если работник не явился за расчётом в день увольнения, суммы депонируются, а выплата производится не позднее следующего дня после обращения․
- РКО хранится в течение 5 лет; нарушение порядка ведения кассовых операций может повлечь штраф по ст․ 15․1 КоАП РФ․
- Если выплата производится в общий день зарплаты по ведомости, допускается оформление одного РКО на общую сумму ведомости․
Правильно оформленный расходный кассовый ордер при увольнении защитит организацию от претензий налоговых органов и трудовой инспекции, а также станет надёжным подтверждением полного расчёта с бывшим работником․