Оформление отпуска без сохранения заработной платы (часто называемого «отпуском за свой счет») — процедура, требующая строгого соблюдения трудового законодательства и внутренних документов организации. В данной статье мы подробно разберем, как правильно написать заявление, какой приказ издать, какие сроки соблюдать и какие нюансы учитывать в 2026 году.

Правовые основания и категории работников

Согласно ст. 128 ТК РФ, определенные категории работников имеют право на предоставление отпуска без сохранения заработной платы обязательно (работодатель не может отказать):

• Участники ВОВ, ветераны труда, инвалиды ВОВ — до 14 календарных дней в год;
• Работающие пенсионеры по старости — до 14 календарных дней в год;
• Родители (супруги) военнослужащих, погибших или умерших от ран/болезней — до 14 календарных дней;
• Работники, вступившие в брак, родившие ребенок, похоронившие близких родственников — до 5 календарных дней.

Для остальных сотрудников предоставление такого отпуска возможно только по соглашению сторон (ст. 128 ТК РФ, ч. 2). Максимальная продолжительность дополнительного административного отпуска без сохранения зарплаты, как правило, регламентируеться локальными нормативными актами (ЛНА) организации (коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка), но не может превышать установленных законом пределов для конкретных категорий, если иное не предусмотрено соглашением.

Порядок оформления: пошаговый алгоритм

1. Письменное заявление от сотрудника (нет единой обязательной формы, но рекомендуется использовать образец из Приложения № 7 к Инструкции о порядке предоставления отпусков).
2. Согласование руководителем (виза «Согласен», дата, подпись). Для обязательных категорий — только ознакомление.
3. Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (часто используется форма Т-6 или собственная форма организации).
4. Ознакомление сотрудника с приказом под роспись.
5. Внесение записи в табель учета рабочего времени (код «ОД» или «37») и в личную карточку работника (форма Т-2).

Образец заявления на 2026 год (классический вариант)

Ниже приведен актуальный шаблон заявления. Данные конкретного работника и руководителя замаскированы в соответствии с правилами конфиденциальности.

Ключевые моменты заполнения:

• Даты: Указывайте конкретные календарные даты начала и окончания (включительно). Не пишите просто «на 10 дней» — это создаст путаницу при расчете срока и зарплаты.
• Основание: Для обязательных категорий (ст. 128 ТК РФ) укажите прямое основание (ссылку на статью ТК РФ). Для остальных — формулировка «по соглашению сторон» или описание жизненной ситуации.
• Срок подачи: Закон не устанавливает жесткого срока подачи заявления, но разумно подать его за 3–14 дней до предполагаемого начала отпуска для оформления приказа.

Образец приказа (формы Т-6 / собственная форма)

На основании заявления готовится приказ. В 2026 году актуальны как единая форма Т-6 (утв. Госстатом РФ № 1), так и собственные формы, утвержденные ЛНА организации.

Важные детали приказа:

• Обязательно указывайте табельный номер сотрудника.
• Формулировка «включительно» после даты окончания исключает споры о дне выхода на работу.
• Если отпуск предоставляется частично (например, по несколько часов/дней в неделю), в приказе должно быть четкое расписание (например: «предоставить отпуск без сохранения заработной платы по средам с по »).

Особенности 2026 года: актуальные нюансы

Отпуск для работающих пенсионеров и ветеранов

В 2026 году права данной категории сохраняются в полном объеме (ст. 128 ТК РФ). Работодатель обязан предоставить до 14 дней в любое время года по желанию работника. Отказ недопустим. В заявлении рекомендуется сослаться: «На основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ в качестве работающего пенсионера по старости…».

Отпуск по часам

Практика судов и пояснения Роструда позволяют предоставлять отпуск без сохранения зарплаты по часам (например, для посещения врача, учебы). В табеле это отражается кодом «ОД» напротив соответствующих часов. В приказе указывается: «Предоставить отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 4 (четыре) часа г.».

Влияние на стаж и налоги

• Страховой стаж: Период отпуска без сохранения зарплаты в пределах 14 календарных дней в год включается в страховой стаж (п. 2 ст. 11 ФЗ-400). Если отпуск дольше 14 дней — превышающая часть стажу не засчитывается (кроме случаев, предусмотренных законом, напр. уход за ребенком до 1.5/3 лет).
• НДФЛ: Поскольку заработная плата не начисляется, налоговый агент не удерживает НДФЛ. В 6-НДФЛ за период отпуска строки не заполняются (или заполняются с нулевыми доходами).
• Страховые взносы: Не начисляются, так как нет объекта налогообложения (выплат).

Типичные ошибки и риски

Электронный документооборот (ЭДО) и 2026 год

С учетом развития ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-ЭДО и др.) в 2026 году допускается оформление заявления и приказа в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или простой ЭП (при наличии соглашения об использовании ЭДО). Скан-копии с «живыми» подписями также имеют юридическую силу при соблюдении правил архивирования.

Чек-лист для HR-специалиста перед оформлением

1. [ ] Получено заявление от сотрудника (с датой, подписью, расшифровкой ФИО).
2. [ ] Проверена категория работника (обязательное предоставление или по соглашению).
3. [ ] Согласовано руководителем (виза на заявлении) или принято решение об отказе (мотивированном, для необязательных категорий).
4. [ ] Подготовлен проект приказа (форма Т-6 или своя).
5. [ ] Приказ подписан уполномоченным руководителем.
6. [ ] Сотрудник ознакомлен с приказом под роспись (лично или по ЭДО) ДО начала отпуска.
7. [ ] Данные внесены в табель (код ОД/37) и личную карточку Т-2.
8. [ ] Расчетный отчет (СЗВ-ТД) будет отражать период как «Отпуск без сохранения зарплаты» (при необходимости).

Грамотное оформление неоплачиваемого отпуска в 2026 году, залог отсутствия претензий со стороны ГИТ, налоговой инспекции и Пенсионного фонда (СФР). Главные правила: письменная форма (заявление + приказ), конкретные даты, соблюдение прав льготных категорий и своевременное ознакомление работника. Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под ЛНА вашей организации и конкретную жизненную ситуацию сотрудника.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения сложных спорных ситуаций рекомендуеться обратиться к трудовому юристу или профсоюзу. Актуальность нормативной базы проверена на .