Личная карточка работника (форма Т‑2) – обязательный документ, который обязаны вести все работодатели независимо от размера организации. В разделе «Отпуска» фиксируются сведения о праве работника на ежегодный оплачиваемый отпуск, его использовании и остатке дней.
Общие положения
- Назначение раздела. Учет предоставления отпусков, контроль за их использованием и расчёт отпускных выплат.
- Кому относится. К каждому сотруднику, у которого есть право на ежегодный оплачиваемый отпуск (по Трудовому кодексу РФ).
- Сроки ведения. С момента приема на работу и до увольнения, а также в течение 3 лет после увольнения (в случае необходимости).
Структура раздела «Отпуска»
| № п/п | Поле | Содержание (что записывается) | Пример заполнения |
|---|---|---|---|
| 1 | Дата начала трудового стажа | Дата, с которой считается трудовой стаж для расчёта отпуска. | |
| 2 | Нормативный отпуск (дней) | Кол‑во дней отпуска, положенных по закону (обычно 28 календарных дней). | 28 |
| 3 | Дополнительный отпуск (дней) | Дополнительные дни, предоставляемые коллективным договором, локальными нормативными актами. | 5 |
| 4 | Всего отпускных дней (норматив + доп.) | Сумма пунктов 2 и 3. | 33 |
| 5 | Отпуск, использованный в текущем году (дней) | Кол‑во дней, уже отработанных в текущем календарном году. | 12 |
| 6 | Остаток отпускных дней | Разница между пунктом 4 и пунктом 5. | 21 |
| 7 | Дата начала отпуска | Дата, с которой работник начал отпуск (если уже использовал). | |
| 8 | Дата окончания отпуска | Дата, по которую отпуск считается отработанным. | |
| 9 | Подразделение, в котором работник отработал отпуск | Наименование отдела/службы. | Отдел продаж |
| 10 | Подпись работника | Подтверждение согласия с датами отпуска. | Иванов И.И. |
| 11 | Подпись руководителя | Согласование отпуска. | Петров П.П. |
Пошаговое заполнение раздела «Отпуска»
Шаг 1. Определяем нормативный отпуск
Согласно ТК РФ каждый сотрудник имеет право на 28 календарных дней отпуска за каждый отработанный год. Если сотрудник работает менее года, отпуск рассчитывается пропорционально.
Шаг 2. Учитываем дополнительные дни
Проверяем локальные нормативные акты компании (коллективный договор, приказ о премировании). Часто в крупных фирмах добавляют от 5 до 10 дней.
Шаг 3. Считаем общий отпуск
Складываем нормативный и дополнительный отпуск. В примере – 28 + 5 = 33 дня.
Шаг 4. Вносим сведения о использованных днях
Из приказов об отпуске за текущий год берём даты начала и окончания. Вычисляем количество отработанных дней (включая выходные, если в компании используется календарный отпуск).
Шаг 5. Рассчитываем остаток
Остаток = общий отпуск – использованные дни. В примере: 33 – 12 = 21 день.
Шаг 6. Заполняем даты начала и окончания отпуска
Если отпуск уже использован – указываем реальные даты. Если планируется – вносим согласованные даты, получив подписи.
Шаг 7. Подписываем документ
Работник ставит подпись в графе «Подпись работника», а руководитель – в графе «Подпись руководителя». При необходимости в графе «Дата» ставится текущая дата.
Пример заполненной карточки (условный)
| Личная карточка работника – раздел «Отпуска» | |
|---|---|
| ФИО | Иванов И.И. |
| Должность | Менеджер по продажам |
| Подразделение | Отдел продаж |
| Дата начала трудового стажа | |
| Нормативный отпуск (дней) | 28 |
| Дополнительный отпуск (дней) | 5 |
| Всего отпускных дней | 33 |
| Отпуск, использованный в 2026 г. (дней) | 12 |
| Остаток отпускных дней | 21 |
| Дата начала отпуска (планируемый) | |
| Дата окончания отпуска (планируемый) | |
| Подразделение, в котором отпуск отработан | Отдел продаж |
| Подпись работника | Иванов И.И. |
| Подпись руководителя | Петров П.П. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как учитывать отпуск, если сотрудник работает по гибкому графику? При гибком графике отпуск также считается календарным, но при расчёте дней учитывается фактическое количество рабочих часов, установленных в коллективном договоре.
- Можно ли переносить неиспользованные дни отпуска на следующий год? По ТК РФ перенос возможен только в случае, если сотрудник не смог воспользоваться отпуском по уважительным причинам (болезнь, командировка). Перенос не более чем на один календарный год.
- Кому и в какие сроки необходимо предоставлять информацию о остатке отпуска? Информацию о остатке отпуска работодатель обязан предоставить сотруднику не позднее, чем за 14 календарных дней до начала отпуска.
- Что делать, если в карточке обнаружена ошибка? Ошибку следует исправить в присутствии работника, указав причину исправления, дату и подписи обеих сторон.
Полезные ссылки и нормативные документы
- Трудовой кодекс РФ, статья 115 – Отпуск.
- Приказ Минтруда России от № 123н – Порядок ведения личных карточек работников.
- Коллективный договор ООО «Пример» (примерный шаблон) – доступен в HR‑портале компании.
Контактные данные отдела кадров (пример)
Для уточнения вопросов по заполнению карточки обращайтесь в отдел кадров:
- Адрес: г. Москва, ул. Пушкина, д. , офис 3
- Телефон: +7 (495) ‑‑
- E‑mail: hr@example.com
- Ответственный: Смирнова А.В.
Помните, что правильное ведение раздела «Отпуска» в личной карточке помогает избежать конфликтов, своевременно рассчитывать отпускные выплаты и соблюдать трудовое законодательство.
Дата публикации: