Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на хранение — это первичный учетный документ, который фиксирует факт передачи имущества от поклажедателя хранителю․ Несмотря на то, что с 1 января 2013 года унифицированные формы (включая форму МХ-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от № 66) перестали быть строго обязательными для всех организаций, они остаются де-факто стандартом делового оборота и рекомендуются к применению․
Документ составляется в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) на основании и в соответствии с условиями договора хранения (гл․ 47 Ч․ 2 ГК РФ)․ С момента подписания акта хранитель несет полную ответственность за сохранность имущества (ст․ 901, 902 ГК РФ)․
Правовая основа и назначение документа
- Нормативная база: ГК РФ (ст․ 886–902), Постановление Госкомстата РФ № 66, Приказ Минфина РФ № 34н (Положение о бухгалтерском учете)․
- Стороны: Поклажедатель (передает имущество) и Хранитель (принимает на ответственное хранение)․ Стороны могут быть юрлицами или ИП․
- Цель: Подтверждение факта передачи, фиксация перечня, количества, качества и стоимости ценностей для бухгалтерского и налогового учета․
Структура формы МХ-1: пошаговое заполнение
Форма состоит из шапки, табличной части и реквизитов ответственных лиц․ Ниже приведен подробный разбор каждой графы․
Шапка документа
| Реквизит (Графа) | Что указывается | Пример заполнения / Примечания |
|---|---|---|
| Код формы | Унифицированный код по ОКУД | 0310001 (для формы МХ-1) |
| По ОКПО | Код организации-хранителя по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций | Например: (8 или 14 знаков) |
| Наименование организации-хранителя | Полное или сокращенное наименование юрлица / ФИО ИП | ООО «» / ИП * |
| Номер документа | Порядковый номер акта | Например: № 15 (нумерация сквозная за год или по разделу учета) |
| Дата составления | День, месяц, год фактической передачи | 09 мая 2026 г․ (прописью или цифрами: ) |
| Основание | Ссылка на договор хранения | Договор хранения № от 2026 г․ |
| Наименование организации-поклажедателя | Полное наименование передающей стороны | АО «*» |
Табличная часть: сведения о передаваемых ценностях
Заполняется для каждой номенклатурной позиции отдельной строкой․ Допускается использование вкладных листов (формы МХ-1а), если строк не хватает — они прошиваются и нумеруются․
| Графа | Наименование | Инструкция по заполнению |
|---|---|---|
| 1 | Номер строки | Порядковый номер (1, 2, 3․․․) |
| 2 | Наименование ТМЦ | Полное наименование по номенклатуре/спецификации․ Характеристики: марка, сорт, размер, артикул, цвет․ |
| 3 | Единица измерения | Код по ОКЕИ (например: 796 — шт․, 166 — кг, 113 — м)․ |
| 4 | Количество (мест) | Фактическое количество мест/единиц, переданных на хранение․ |
| 5 | Количество (в ед․ изм․) | Количество в единицах измерения (графа 3)․ Если место = единица, совпадает с графой 4․ |
| 6 | Масса нетто (кг) | Масса без тары․ Обязательно для грузовых перевозок и таможни․ |
| 7 | Масса брутто (кг) | Масса с тарой․ |
| 8 | Цена (руб․, коп․) | Ключевая графа․ Цена устанавливается по договору хранения (договором сторон)․ Балансовая стоимость в учете поклажедателя не учитывается․ Указывается за единицу измерения (графа 3)․ |
| 9 | Сумма (руб․, коп․) | |
| 10 | Номер ячейки/места хранения | Адресное хранение: номер стеллажа, ячейки, паллетного места на складе хранителя․ |
| 11 | Примечания | Состояние упаковки, дефекты, особые условия хранения (температура, влажность), номер партии, срок годности․ |
- Тара: Отдельно указывается вид, количество и стоимость тары, если она передается на хранение вместе с грузом․
Блок подписей (Поклажедатель)
Должность: (напр․, Директор / Начальник отдела снабжения) Подпись: _______________ / / Расшифровка подписи: Фамилия И․О․ М․П; (печать организации-поклажедателя, если имеется)
Блок подписей (Хранитель)
Принял на хранение: Должность: (напр․, Кладовщик / Менеджер по логистике) Подпись: _______________ / / Расшифровка подписи: Фамилия И․О․ М․П․ (печать организации-хранителя, если имеется)
Важные нюансы и частые ошибки
Определение цены (Графа 
Согласно разъяснениям Госкомстата и Минфина, цена в акте МХ-1, это договорная цена․ Она может совпадать с закупочной, учетной или рыночной, решают стороны․ Ошибка: автоматическое подтягивание балансовой стоимости из 1С/учетной системы без сверки с договором хранения․
Ответственность сторон
С момента подписания акта (передачи имущества) риск случайной гибели или повреждения переходит к хранителю (п․ 1 ст․ 901 ГК РФ)․ Хранитель возмещает убытки, если не докажет, что утрата/повреждение наступила вследствие непреодолимой силы или свойств самого имущества, о которых поклажедатель не предупредил (ст․ 902 ГК РФ)․
Видозменение формы
Организации имеют право самостоятельно разрабатывать свои формы первички (ст․ 9 № 402-ФЗ)․ Однако, если используется форма МХ-1:
- Запрещено удалять или менять утвержденные реквизиты (названия граф, их порядок)․
- Разрешено расширять/сужать графы, добавлять столбцы (например, «НДС», «Код номенклатуры», «Срок хранения»), использовать вкладные листы․
- Собственная форма должна быть закреплена в Учетной политике на текущий год․
Электронный документооборот (ЭДО)
Акт МХ-1 может составляться в электронном виде с использованием ЭЦП (квалифицированной электронной подписи) в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи»․ В этом случае печать не ставится, а подпись заменяется ЭЦП․ Обмен через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др․) придает документу полную юридическую силу․
Пример заполнения (фрагмент)
Ниже приведен условный пример․ Реальные данные скрыты․
Форма № МХ-1
Код по ОКУД 0310001
По ОКПО
Наименование организации-хранителя ООО «СкладСервис »
Номер 23
Дата 09 мая 2026 г․
Основание: Договор хранения № 105/2026 от
Наименование организации-поклажедателя ЗАО «Производство »
———————————————————————————
| № | Наименование ТМЦ | Ед․изм | Код | Кол-во мест | Кол-во | Масса нетто | Масса брутто | Цена | Сумма | Ячейка | Примечания |
|—|—————————-|———|——|————-|———|————-|—————|———|————|———|—————-|
| 1 | Стальной профиль 20х20 ГОСТ| м | 113 | 50 прутков | 300 | 4500 | 4650 | 150․00 | 45 000․00 | А-12 | Партия № 445 |
| 2 | Краска акриловая белая | кг | 166 | 10 банок | 200 | 200 | 220 | 350․00 | 70 000․00 | Б-05 | Срок годн․ 2027|
———————————————————————————
Всего по акту (графа 9): 115 000 (Сто три пятнадцать тысяч) рублей 00 копеек․
ПЕРЕДАЛ (Поклажедатель):
Должность: Начальник ОТК *
Подпись: _____________ / * /
Расшифровка: И․И․
ПРИНЯЛ (Хранитель):
Должность: Старший кладовщик
Подпись: _____________ / * /
Расшифровка: * П․П․
Хранение и сроки
- Срок хранения акта: Не менее 5 лет после окончания отчетного года (согласно Росархиву / типовым перечням)․ Для документов, связанных с налоговым учетом — до истечения срока действия налоговой тайны или проведения камеральной/выездной проверки․
- Количество экземпляров: Минимум 2 (Поклажедатель, Хранитель)․ При необходимости — 3-й для бухгалтерии, 4-й для охраны/логистики․
- Связь с другими документами: На основании акта МХ-1 хранителю выставляется счет на оплату услуг хранения, поклажедатель списывает ТМЦ со своего баланса (Дт 004 / Кт 10, 41 и т․д․) и учитывает на внебалансовых счетах (Дт 002 / Кт 004)․
Чек-лист перед подписанием
- [ ] Соответствует ли перечень и количество ТМЦ спецификации к договору?
- [ ] Указана ли договорная цена в графе 8 (а не закупочная/балансовая)?
- [ ] Указаны ли адреса хранения (ячейки) в графе 10?
- [ ] Состояние упаковки осмотрено и отражено в примечаниях (графа 11)?
- [ ] Подписали ли уполномоченные лица (по доверенностям или уставу)?
- [ ] Стоят ли печати (если стороны используют печати и документ на бумаге)?
- [ ] Соответствует ли дата акта дате фактической передачи груза?
Резюме: Грамотно заполненный Акт МХ-1 — это главное доказательство в суде при спорах о сохранности груза, а также база для корректного бухгалтерского и налогового учета у обеих сторон․ Используйте унифицированную форму или свою (закрепленную в учетной политике), но всегда соблюдайте обязательные реквизиты первичного документа (ст․ 9 ФЗ-402)․