Записка-расчет о предоставлении отпуска, это первичный учетный документ, который составляет бухгалтерия для начисления отпускных выплат. В 2026 году основной формой для данного документа остается унифицированная форма № Т-60, утвержденная Постановлением Госстата РФ от № 1. Хотя применение унифицированных форм сейчас является правом организации (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»), большинство предприятий продолжают использовать форму Т-60 как стандарт делового оборота.

Назначение и правовая основа

Согласно информации из открытых источников (Контур, КонсультантПлюс), записка-расчет необходима для:

• Расчета среднего заработка работника за расчетный период;
• Определения суммы отпускных, подлежащих выплате;
• Оформления проводок по начислению и удержанию НДФЛ;
• Контроля соблюдения срока выплаты (не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска, ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Документ готовится на основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска и заявления работника. В приказе указываются: ФИО работника, структурное подразделение, должность, даты начала и окончания отпуска, его вид и продолжительность.

Структура формы Т-60 (Лицевая и обратная стороны)

Бланк состоит из двух частей, заполняемых разными подразделениями:

Лицевая сторона (заполняет кадровая служба / HR)

Содержит идентифицирующие сведения и параметры отпуска:

1. Сведения об организации: Наименование (полное/сокращенное), ОКПО.
2. Сведения о работнике: Табельный номер, ФИО *, структурное подразделение, должность.
3. Параметры отпуска:
   • Вид отпуска (основной ежегодный, дополнительный за вредность, за нерегулярный график, учебный и т.д.);
   • Порядковый номер отпуска за рабочий год;
   • За какой рабочий год предоставляется (например, с ..20 по ..20);
   • Продолжительность в календарных днях (стандарт, 28 дней; для педагогов, 42 или 56 дней, госслужащих — 30 дней, работников Крайнего Севера — 52 дня (28 + 24 доп.));
   • Даты начала и окончания отпуска;
   • Основание (номер и дата приказа, номер заявления).
4. Подписи: Должностное лицо кадровой службы (ФИО, подпись, дата).

Оборотная сторона (заполняет бухгалтерия)

Здесь производится непосредственный расчет суммы к выплате. Ключевые графы (согласно методике КонсультантПлюс):

• Графа 1–2: Порядковый номер выплаты, дата приказа.
• Графа 3: Общая сумма выплат, начисленных за расчетный период (12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска), учитываемых при расчете среднего заработка (Постановление Правительства РФ № 922).
• Графа 4: Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.
• Графа 5: Количество часов (если расчет ведется в часах), приходящихся на отработанное время.
• Графа 6: Средний дневной (часовой) заработок (Графа 3 / Графа 4 или 5).
• Графа 7: Количество дней отпуска, подлежащих оплате.
• Графа 8: Сумма отпускных к выплате (Графа 6 × Графа 7).
• Графа 9: Сумма удержанного НДФЛ.
• Графа 10: Сумма к выдаче на руки (Графа 8 – Графа 9).
• Реквизиты кассового ордера / платежного поручения.

Пошаговая инструкция заполнения (актуально на )

Этап 1: Подготовка документов-оснований

Перед заполнением Т-60 убедитесь в наличии:

• Утвержденного графика отпусков на год;
• Заявления работника (письменного или электронного) с подписью и датой;
• Приказа о предоставлении отпуска (формы Т-6 или Т-6а, либо свободной формы с обязательными реквизитами).

Этап 2: Определение расчетного периода

Расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если работник не отработал полный период (болезнь, отпуск за счет работодателя, простой не по вине работника), эти периоды исключаются из расчета, а расчетный период сдвигается на более ранние месяцы.

Этап 3: Расчет суммы выплат (Графа 3 оборотной стороны)

В сумму включаются: оклад, тарифная ставка, постоянные надбавки (за стаж, классность, вредность), премиалы (если они системные/регламентированы локальным актом), оплата обработок/выходных. Исключаются: пособия по БЛ, материальная помощь, дивиденды, расходы на обучение, оплата питания/транспорта (если не входит в зарплату).

Этап 4: Расчет отработанного времени (Графы 4, 5)

Подсчитываются фактически отработанные дни/часы за каждый месяц расчетного периода. Для неполных месяцев используется формула:

Дней = 29,3 / (календарных дней в месяце) × отработанных дней в месяце.

Сумма полученных значений по месяцам заносится в Графу 4.

После заполнения всех граф оборотной стороны, сумма к выплате (Графа переносится в ведомость начислений. Документ подписывает главный бухгалтер (или уполномоченное лицо) и расчетчик.

Сроки выплаты и сдачи в банк

Критически важно: Отпускные должны быть начислены и выплачены (перечислены на карту/выданы в кассе) не позднее чем за 3 календарных дня до первого дня отпуска (ст. 136 ТК РФ). Нарушение влечет штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц, до 20 000 руб., для юрлиц — до 100 000 руб.).

Особенности для отдельных категорий работников (2026)

Типичные ошибки при заполнении Т-60

1. Неверный расчетный период: не исключили периоды больничных/отпусков/простоев.
2. Игнорирование индексации: если в расчетном периоде повышался оклад/тарифная ставка, сумма выплат (Графа 3) должна быть проиндексирована (п. 16 Постановления № 922).
3. Ошибка в коэффициенте 29,3: использование 29,4 или 30 дней для пересчета неполных месяцев.
4. Пропуск премий: не включены квартальные/годовые премии, выплаченные в расчетном периоде.
5. Нарушение срока выплаты: записка готова, но деньги переведены за 1-2 дня или в день начала отпуска.
6. Отсутствие подписей: не подписано кадровиком (лицевая сторона) или бухгалтерией (оборотная).

Электронный документооборот и форма Т-60

С 2022 года активно внедряется электронный документооборот (ЭДО). Записка-расчет Т-60 может формироваться в информационных системах (1С:ЗУП, Контур.Экстерн, СБИС и др.) и подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственных лиц. Бумажный оригинал при этом может не создаваться, если в учетной политике организации зафиксирован порядок ведения учета исключительно в электронном виде. Однако для кассовых операций (выдача наличных) часто требуется печатная форма с «живой» подписью кассира и получателя.

Образец заполнения (визуальное описание)

Ниже приведена схематическая структура заполненного бланка (конфиденциальные данные замаскированы):

Отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы)

Отдельно стоит упомянуть об отпуске за свой счет (ст. 128 ТК РФ). Для его оформления:

• Работник пишет заявление (образец: «Ректору/Директору * от Иванова И.И. Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы по основной работе продолжительностью календарных дней с ..2026 г.»);
• Приказ оформляется по форме Т-6 (основание, ст. 128 ТК РФ);
• Записка-расчет Т-60 НЕ СОСТАВЛЯЕТСЯ, так как выплат нет;
• В табеле учета рабочего времени ставится код «ОД» (код 36).

Хранение документа

Срок хранения записок-расчетов (формы Т-60) — не менее 5 лет (перечень стандартных управленческих архивных документов, утвержденный Росархивом), а при наличии сведений о заработной плате — 50 лет / 75 лет (в составе дела по заработной плате). Рекомендуется хранить вместе с приказом и заявлением в личном деле или в общем деле «О предоставлении отпусков за 2026 год».

Грамотное заполнение записки-расчета по форме Т-60 — залог своевременной и корректной выплаты отпускных, отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции и довольных сотрудников. Ключевые моменты: точность расчетного периода, учет всех видов заработка по постановлению № 922, соблюдение 3-дневного срока выплаты и полный комплект подписей. Используйте актуальные бланки (скачать можно в системах 1С, на сайтах ФНС, КонсультантПлюс, Налог-налог.ру) и автоматизируйте процесс через программы кадровика/бухгалтера для минимизации ошибок.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, Постановление № 922, ФЗ-402) и информации из открытых правовых систем (Контур, КонсультантПлюс, РБК Life, Нопейпер) по состоянию на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных ситуаций обратитесь к трудовому правоведу или главному бухгалтеру организации.