Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 320н), работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Если работник не явился за документом, компания должна направить ему письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на ее отправку почтой. Направление такого уведомления снимает с работодателя ответственность за несвоевременную выдачу.

На актуальны следующие нормативные основы и практика оформления. Ниже представлена подробная статья со структурой документа, образцом заполнения и важными нюансами.

Правовые основания и назначение документа

• Ст. 84.1 ТК РФ — устанавливает обязанность выдачи трудовой книжки в день прекращения трудового договора.
• Ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, в случае невозможности выдачи в день увольнения работодатель обязан уведомить работника о необходимости получить трудовую книжку.
• Приказ Минтруда № 320н (п. 37) — регламентирует порядок уведомления и отправки по почте.

Ключевая цель: зафиксировать факт информирования работника. Это единственный законный способ избежать штрафов (ст. 5.27 КоАП РФ) и выплаты компенсации за задержку (в размере среднего заработка за каждый день задержки) при отсутствии работника.

Форма и порядок составления

Важно: Единая утвержденная государством форма (бланк) не существует. Документ составляется произвольно на бланке организации (с логотипом, реквизитами) или на обычном листе А4.

Обязательные реквизиты уведомления:

1. Наименование организации / ИП (полное и сокращенное).
2. Название документа: «Уведомление о необходимости получения трудовой книжки» или «Уведомление о выдаче трудовой книжки».
3. Дата составления и порядковый номер (для учета в журнале регистрации исходящей корреспонденции).
4. ФИО работника (полностью, в дательном падеже: «Иванову Ивану Ивановичу»).
5. Адрес работника (по месту жительства/регистрации, куда направляется письмо), г. , ул. , д. , кв. .
6. Суть обращения:
   • Уведомление о том, что трудовая книжка готова к выдаче.
   • Указание места выдачи (адрес организации/филиала/представительства) — г. , ул. , д. , офис/каб. .
   • Режим работы кадра/бухгалтерии для выдачи.
   • Предложение о направлении трудовой книжки почтовой отправкой (ценной посылкой с объявленной ценностью и описью вложения) при условии письменного согласия работника.
7. Ссылка на основание увольнения (номер и дата приказа/распоряжения, статья ТК РФ).
8. Должность, подпись руководителя (ФИО — *) и дата подписания.
9. Печать организации (при наличии).

Образец заполнения уведомления (шаблон 2026)

Способы доставки уведомления и фиксация доказательств

Просто написать письмо недостаточно, нужно доказать, что оно получено адресатом (или адресатом отказано в получении). Рекомендуемые способы:

Что делать, если письмо вернулось («Не востребовано» / «Адресат не живет»)?

Это идеальный исход для работодателя. Неоткрытое письмо с почтовыми штампами хранится в делах организации. Это подтверждает исполнение обязанности по уведомлению. Трудовую книжку в этом случае хранят до востребования работником (срок хранения, 50 лет до 2003 г., 75 лет после, но на практике — бессрочно до востребования).

Согласие работника на отправку почтой

Если работник хочет получить книжку по почте, он должен написать заявление (согласие) произвольной формы. В нем обязательно должны быть:

• ФИО, паспортные данные (серия/номер — * * *, кем выдан, когда).
• Текст: «Прошу направить мою трудовую книжку почтовой отправкой (ценной посылкой с объявленной ценностью и описью вложения) по адресу: г. , ул. , д. , кв. ».
• Подпись, дата.

Важно: Расходы на почтовую отправку несет работодатель (п. 37 Приказа № 320н). Объявленная ценность обычно минимальна (стоимость бланка), но опись вложения обязательна.

Особенности 2026 года: Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК и ЭТК (на портале Госуслуг / СФР).

• Если работник перешел на ЭТК полностью (отказался от бумажной): Бумажная трудовая книжка ему не выдается (она остается у работодателя до закрытия бизнеса или перехода работника на бумажный вид). Уведомление о получении не требуется. Работодатель просто делает запись в СФР (СЭД «Расчет при увольнении» / СЗВ-ТД).
• Если работник ведет обе книжки (бумажную + ЭТК): Бумажную обязательно нужно выдать/уведомить по описанной выше процедуре. Запись в СФР делается параллельно.
• Справка СТД-Р: При увольнении работодатель обязан выдать работнику справку о стаже и заработке (ф. СТД-Р) в течение 3 рабочих дней. Её можно вложить в то же письмо с уведомлением о ТК.

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие уведомления. Если работник не пришел за ТК, а вы не прислали письмо — штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50-100 тыс. руб. для юрлиц) + компенсация за задержку (суд взыскивает за каждый день, включая выходные).
2. Отправка «обычным» письмом. Без заказного статуса, описи вложения и уведомления о вручении доказать факт уведомления практически невозможно.
3. Неверный адрес. Отправка по адресу прописки из трудового договора, если работник давно переехал и не уведомил HR. Риск: письмо вернется «Адресат не живет». Совет: перед отправкой позвоните по контактам (тел. —), уточните актуальный адрес, зафиксируйте разговор (аудиозапись/свидетели) или попросите написать заявление с новым адресом.
4. Путаница с датами. Дата уведомления должна быть позже даты увольнения (или совпадать, если выдача не состоялась в день увольнения). Нельзя уведомить «заранее».
5. Игнорирование ЭТК. Не сделав запись в СФР (СЗВ-ТД) в срок (следующий рабочий день после увольнения), вы нарушаете отчетность перед фондом, что грозит штрафами по ст; 19.7 КоАП РФ.

Журнал учета уведомлений

Хотя закон не обязывает вести специальный журнал только для уведомлений о ТК, на практике удобно использовать Журнал регистрации исходящей корреспонденции или отдельный журнал выдачи трудовых книжек (форма Т-53 / произвольная).

Колонки журнала:

• Дата и номер исходящего документа.
• ФИО работника.
• Номер и дата приказа об увольнении.
• Способ направления (почта/курьер/лично).
• Номер почтового отправления (трек-номер).
• Дата вручения / возврата почты.
• Подпись ответственного (HR/секретаря).

Чек-лист для HR-специалиста (алгоритм действий)

1. Издать приказ об увольнении.
2. В день увольнения подготовить ТК (запись, подпись ответственного, печать, скрепление лентой/клеем).
3. Попытаться выдать ТК лично под роспись в журнале (колонка «Дата получения», «Подпись»).
4. Если работник не явился: в тот же день или следующий рабочий день составить Уведомление (2 экземпляра).
5. Отправить заказным письмом с вложением (описью) и уведомлением о вручении на адрес работника.
6. Второй экземпляр уведомления + чек почты + опись вложения закрепить за делом (или сложить в личное дело работника).
7. Сдать отчетность в СФР (СЗВ-ТД) в срок до следующего рабочего дня.
8. Выдать справку СТД-Р (вручить лично или вложить в письмо).
9. При возврате письма («Не востребовано»), не открывать, отнести в архив/личное дело.

Грамотное оформление уведомления о выдаче трудовой книжки — это «страховка» организации от финансовых санкций и судебных исков. Главные правила: не игнорируйте процедуру, используйте заказную почту с описью и уведомлением, фиксируйте все действия в журналах и учитывайте статус электронной трудовой книжки. В 2026 году инспекции (ГИТ, прокуратура, суды) особенно внимательно проверяют соблюдение сроков и процедуры уведомления при удаленной работе и смешанном учете ТК.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу. Актуальность нормативной базы проверена на .