Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска — обязательный кадровый документ, который работодатель направляет работнику в соответствии со статьёй 123 Трудового кодекса РФ. В этой статье мы подробно разберём, зачем нужен документ, в какие сроки его вручать, как правильно составить, а также приведём готовый образец заполнения.
Зачем нужно уведомление о начале отпуска
Согласно части 3 статьи 123 ТК РФ, работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала. Уведомление выполняет сразу несколько функций:
- подтверждает, что работник осведомлён о датах своего отпуска по графику;
- защищает работодателя при проверках Государственной инспекции труда;
- позволяет избежать споров о датах ухода и выхода сотрудника на работу;
- служит основанием для своевременного расчёта и выплаты отпускных (не позднее чем за 3 дня до начала отпуска, ст. 136 ТК РФ).
Важно: уведомлять требуется только о ежегодном оплачиваемом отпуске по графику. Об отпусках без сохранения заработной платы, учебных, декретных и отпусках по заявлению уведомлять работника не нужно.
Сроки вручения уведомления
Закон устанавливает минимальный срок, за 2 недели до начала отпуска. Однако на практике кадровые службы часто направляют уведомления раньше, например за месяц, чтобы успеть:
- издать приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или самостоятельно разработанная);
- рассчитать и перечислить отпускные;
- организовать замещение работника на период его отсутствия.
За нарушение срока уведомления работодателю грозит административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ: штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
Структура и правила составления документа
Унифицированной формы уведомления законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Документ составляется в произвольной форме, но должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации и её реквизиты;
- дата составления и исходящий номер документа;
- ФИО и должность работника, наименование структурного подразделения;
- период работы, за который предоставляется отпуск;
- даты начала и окончания отпуска, его продолжительность в календарных днях;
- ссылка на график отпусков и статью 123 ТК РФ;
- подпись руководителя или уполномоченного лица (начальника отдела кадров);
- поле для подписи работника об ознакомлении с датой.
Образец заполнения уведомления
Ниже приведён пример заполненного уведомления (персональные данные частично скрыты):
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
Адрес: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, стр. 2
ИНН 7725*, ОГРН 1127746*
Тел.: +7 (495) -*-
Исх. № 45-о/2026 от
УВЕДОМЛЕНИЕ
о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска
Уважаемый Иванов Сергей Петрович (паспорт: серия 45* № 456)!
В соответствии со статьёй 123 Трудового кодекса Российской Федерации и графиком отпусков на 2026 год, утверждённым приказом от № 12, уведомляем Вас о том, что Ваш ежегодный оплачиваемый отпуск за период работы с по продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней начнётся 16 марта 2026 года и завершится 12 апреля 2026 года.
Дата выхода на работу — 13 апреля 2026 года.
Генеральный директор ООО «Вектор» _____________ /Смирнова А.В. (Смирнова Анна В*) /
С уведомлением ознакомлен, один экземпляр получил:
«___» марта 2026 г. _____________ /Иванов С.П./
Способы вручения уведомления
Работодатель обязан не просто направить документ, но и получить подтверждение ознакомления. Возможные варианты:
- Личное вручение под подпись — работник расписывается на втором экземпляре уведомления, который остаётся в отделе кадров.
- Ознакомление в журнале регистрации — ведётся специальный журнал регистрации уведомлений о начале ежегодных отпусков, где работник ставит подпись и дату.
- Ознакомление с приказом — допускается добавить в приказ о предоставлении отпуска отдельную строку для подписи работника (но приказ должен быть издан не позднее чем за 2 недели до отпуска).
- Направление по почте, если работник отсутствует (на больничном, в командировке), уведомление отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении по домашнему адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1*, кв. .
Типичные ошибки при оформлении
- отсутствие подписи работника об ознакомлении, при проверке это приравнивается к отсутствию уведомления;
- нарушение двухнедельного срока вручения;
- несоответствие дат, указанных в уведомлении, графику отпусков;
- отсутствие даты составления документа, из-за чего невозможно подтвердить соблюдение срока;
- указание неполного периода работы, за который предоставляется отпуск.
Уведомление о начале очередного отпуска — простой, но юридически значимый документ. Своевременное и правильное его оформление защищает работодателя от штрафов, а работника — от споров о датах отдыха. Рекомендуем закрепить форму уведомления и порядок его вручения в локальном нормативном акте организации, например в Положении об отпусках или в правилах внутреннего трудового распорядка.