Уведомление о начале отпуска — это письменный документ‚ которым работодатель извещает сотрудника о дате начала его ежегодного оплачиваемого отпуска. Несмотря на то что унифицированная форма законодательно не утверждена‚ документ имеет большое значение: он фиксирует факт соблюдения работодателем требований Трудового кодекса РФ и защищает компанию от претензий со стороны трудовой инспекции.
Законодательная основа
Согласно статье 123 ТК РФ‚ о времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Это требование касается именно ежегодного оплачиваемого отпуска‚ предоставляемого по утверждённому графику отпусков. Уведомлять работника о других видах отпусков (учебном‚ без сохранения зарплаты и т.д.) закон не обязывает.
Кто и как оформляет уведомление
Известить работника должен специалист кадровой службы или бухгалтер. Форма документа произвольная‚ однако на практике встречаются разные варианты заголовка:
- «Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска»;
- «Уведомление о времени начала отпуска»;
- «Уведомление о дате начала ежегодного основного оплачиваемого отпуска».
Альтернативный вариант — считать уведомлением подпись сотрудника в приказе о предоставлении отпуска. Но в этом случае приказ необходимо издать не позднее чем за две недели до начала отпуска.
Что должно содержать уведомление
- Название организации и её справочные данные;
- Наименование документа;
- ФИО работника‚ его должность и структурное подразделение;
- Дату начала отпуска и дату окончания;
- Продолжительность отпуска в календарных днях (чаще всего 14 или 28 дней);
- Дату выхода на работу (с учётом выходных и праздничных дней);
- Место для подписи работника‚ подтверждающей ознакомление.
Важный нюанс: Роструд рекомендует указывать период отпуска и дату фактического выхода на работу. Например‚ если отпуск заканчивается в пятницу‚ датой выхода будет понедельник. Также следует учитывать праздничные дни (например‚ 4 ноября)‚ которые не включаются в число календарных дней отпуска.
Образец уведомления
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Адрес: 123‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д.
Тел.: +7 (495) —
УВЕДОМЛЕНИЕ №
о начале ежегодного оплачиваемого отпуска
г. Москва «___» _________ 20__ г.
Уважаемый(ая) Иванов(а) Иван(а) Иванович(на)‚ менеджер отдела продаж!
Настоящим уведомляем Вас о том‚ что в соответствии с графиком отпусков на 20__ год‚ утверждённым приказом от «___» _________ 20__ г. № **‚ Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск:
- дата начала отпуска — «___» _________ 20__ г.;
- продолжительность — 28 календарных дней;
- дата окончания отпуска — «___» _________ 20__ г.;
- дата выхода на работу — «___» _________ 20__ г.
Директор по персоналу ___________ / Петров(а) П.П. /
С уведомлением ознакомлен(а): ___________ / Иванов(а) И.И. / «___» _________ 20__ г.
Регистрация уведомлений
Для фиксации факта извещения работников рекомендуется вести журнал регистрации уведомлений о начале ежегодных отпусков. В нём указываются: номер записи‚ ФИО работника‚ дата вручения уведомления‚ период отпуска и подпись сотрудника. Журнал подтверждает‚ что работодатель исполнил обязанность по извещению в установленный срок.
Риски при нарушении порядка уведомления
Если работник не был извещён о начале отпуска своевременно‚ возможны следующие последствия:
- работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок (ст. 124 ТК РФ);
- административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф для организации от 30 000 до 50 000 рублей‚ для должностного лица, от 1 000 до 5 000 рублей;
- претензии со стороны ГИТ при проверке.
Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска — простой‚ но юридически значимый документ. Составьте его в произвольной форме‚ вручите работнику под подпись не позднее чем за две недели до начала отпуска и зафиксируйте факт вручения в журнале регистрации. Это защитит интересы работодателя и обеспечит соблюдение трудового законодательства.