Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Оформление трудовых отношений с секретарем учебной части — процедура, требующая учета специфики образовательной организации (школы, колледжа, вуза). В 2026 году актуальны изменения в трудовом законодательстве, касающиеся электронного документооборота, удаленной работы и обязательного страхования от несчастных случаев. Ниже представлена подробная статья со структурой договора, разбором обязательных условий и примером заполнения с маскировкой персональных данных.

Правовая основа и нормативная база

Трудовой договор (ТД) с секретарем учебной части заключается в соответствии со ст. 56, 57, 67 ТК РФ. Основные регуляторы:

Трудовой кодекс РФ (гл. 10, 11, 34, 48).
ФЗ-273 «Об образовании в РФ» (ст. 48, 52 — требования к кадрам).
Профессиональный стандарт «Специалист по документированию и делопроизводству» (утв. Приказом Минтруда от № 236н) — для определения квалификационных требований.
Должностная инструкция секретаря учебной части (утв. приказом директора/ректора) — неотъемлемая часть ТД (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Локальные нормативные акты (ЛНА): Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положение об оплате труда, Положение о коммерческой тайне/персональных данных.

Структура трудового договора: обязательные и дополнительные условия

Согласно ст. 57 ТК РФ, договор обязательно должен содержать:

Стороны договора (реквизиты работодателя и работника).
Место работы (структурное подразделение, учебная часть).
Должностная функция (должность: «Секретарь учебной части»; перечень работ по должностной инструкции).
Дата начала работы (для срочного договора — срок и основание).
Условия оплаты труда (оклад, доплаты, премии, режим выплат).
Режим работы и отдыха (график, сменность, сверхурочные).
Гарантии и компенсации (отпуска, вредность/опасность — обычно отсутствует, но нужна СОУТ).
Страхование (обязательное соц. страхование).

Дополнительные условия (рекомендуемые для секретаря уч. части):

Испытательный срок (ст. 70 ТК РФ — до 3 мес., для руководителей — до 6 мес.; секретарь — обычно 3 мес.).
Конфиденциальность (доступ к персональным данным студентов/учащихся, зарплатным ведомостям, аттестационным листам, ст. 86 ТК РФ, ФЗ-152).
Материальная ответственность (договор о полной индивидуальной ответственности — при выдаче ценностей, строгой отчетности, ключей от сейфа/архива).
Совмещение/Совместительство (если применимо, см. ст. 60.2, 282 ТК РФ).
Обучение и повышение квалификации (обязательно раз в 3-5 лет для педагогических/административных кадров).

Специфика должности «Секретарь учебной части»

В отличие от «секретаря директора» или «секретаря приемной комиссии», секретарь учебной части выполняет функции организатора учебного процесса. Это накладывает отпечаток на раздел «Должностные обязанности» (п. 3 ТД).

Ключевые функции, которые нужно зафиксировать в договоре (со ссылкой на ДИ):

Ведение учета движений контингента студентов/учащихся (приказы о зачислении, отчислении, переводах, академ. отпусках).
Формирование и хранение личных дел, зачетных книжек, учебных планов, расписаний занятий.
Взаимодействие с департаментами/министерствами (отчетность: формы 1-Образование, 2-Образование, мониторинг).
Обеспечение процедур промежуточной и государственной итоговой аттестации (выписки, протоколы).
Работа с информационными системами (АИС «Образование», «Сетевой город», 1С:ХроноГраф, Moodle и др.).
Контроль за соблюдением учебного плана и учебного расписания.

Образец заполнения ключевых разделов (с маскировкой данных)

Ниже приведен фрагмент договора с демонстрацией правильного заполнения. Все персональные данные, адреса, телефоны и реквизиты документов частично скрыты символами .

 ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № /2026
 г. , «___» _____________ 2026 г. СТОРОНЫ ДОГОВОРА
Работодатель: Государственное бюджетное образовательное учреждение
 «» (ГБОУ «»),
 Адрес: г. , ул. , д. , пом. ,
 ИНН / КПП ,
 ОГРН ,
 Действующий на основании Устава,
 В лице Директора Иванова Ивана Ивановича (ФИО полностью скрыто, показаны инициалы и маска),
 действующего на основании Устава.
Работник: Петрова Анна Сергеевна (ФИО маскировано),
 Дата рождения: *..*,
 Адрес регистрации/проживания: г. *, ул. , д. , кв. *,
 Телефон: +7 () —,
 Email: a.@.ru,
 Паспорт: серия № , выдан г. * ⎼ УФМС *
 (код подразделения *),
 СНИЛС: —* ,
 ИНН: ,
 Образование: Высшее / Среднее профессиональное (документ: Диплом * № * от *.*.),
 Квалификация: «Менеджмент в образовании» / «Делопроизводство».
МЕСТО РАБОТЫ И ДОЛЖНОСТЬ
 Работник принимается на работу в структурное подразделение: Учебная часть.
 Должность: Секретарь учебной части (код по ОКЗ/ЕТКС: ).
 Работник обязуется выполнять работу в соответствии с Должностной инструкцией секретаря учебной части, утвержденной приказом № от *..2026 г.
СРОК ДОГОВОРА
 Договор заключен на неопределенный срок (или: срочный на срок до ..202 г. по основанию: ст. 59 ТК РФ — замена временно отсутствующего работника / выполнение временной работы).
 Дата начала работы: ..2026 г.
ИСПЫТАТЕЛЬНЫЙ СРОК
 Устанавливается испытательный срок в течение 3 (трех) месяцев с ..2026 г. по ..2026 г. (ст. 70 ТК РФ).
 Исключения: не устанавливается при переводе, приеме на выборную должность, беременных женщин, несовершеннолетних и др. (ст. 70 ТК РФ).
УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ ТРУДА
 Установлен оклад (тарифная ставка) в размере * * руб. в месяц.
 Доплаты и надбавки (в соответствии с Положением об оплате труда ГБОУ «»):
 ⎼ За классность/категорию: руб.;
 ― За стаж работы: % от оклада;
 ― За вредность/неблагоприятность (по итогам СОУТ): отсутствует / * руб.;
 ― За интенсивность/сложность (секретарь уч. части часто имеет надбавку за объем): * руб.
 Премирование: по итогам года/полугодия по решению директора (Положение о премировании).
 Режим выплаты: 2 раза в месяц (аванс до числа, зарплата до числа следующего месяца) на банковскую карту № .
РЕЖИМ РАБОТЫ И ОТДЫХА
 Установлен 5-дневная рабочая неделя (Пн-Пт), суббота и воскресенье — выходные.
 Режим рабочего дня: с *:* до *:* (перерыв на отдых и питание * мин. с :* до *:).
 Годной оплачиваемый отпуск: 28 / 31 / 42 / 56 календарных дней* (в зависимости от категории учреждения и ставки).
 Дополнительные отпуска: за выслугу лет, за нестандартный рабочий день (до дней), за вредность (если есть).
ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ И ЗАЩИТА ДАННЫХ
 Работник допускается к работе с персональными данными обучающихся и сотрудников (ФЗ-152). Подписывает Согласие на обработку ПДн и Обязательство о неразглашении.
 Работник несет ответственность за сохранность документов строгой отчетности (дипломы, аттестаты, зачетки) в соответствии с Договором о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение № * к ТД).
СОЦИАЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ И СТРАХОВАНИЕ
 Обязательное социальное страхование (СФР).
 Обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ФСС/СФР).
 Предоставление гарантий по оплате обучения, прохождения аттестации (если предусмотрено ЛНА).
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ СПОРОВ
 Споры рассматриваются в порядке, установленном ТК РФ (КТС, суд по месту нахождения работодателя: г. ).
АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
 Работодатель: ГБОУ «», г. *, ул. , д. , тел. +7 () —, e-mail: @.ru, р/с * к/с * в * (БИК ).
 Работник: ППетрова А.С., г. *, ул. , д. , кв. *, тел. +7 () —, карта № .
ПОДПИСИ СТОРОН:
 Работодатель: _____________ /И.И. Иванов* / М.П.
 Работник: _____________ /А.С. Петрова* / «___» _____________ 2026 г.
 С ознакомлен(а) с текстом договора, правами и обязанностями, копию получил(а). 

Обязательные приложения к трудовому договору (чек-лист 2026)

При приеме на работу секретаря учебной части к экземпляру ТД (работника и работодателя) обязательно приложить:

Документ / Приложение	Основание	Комментарий
Должностная инструкция (ДИ)	ч. 2 ст. 57 ТК РФ	Под роспись работника на экземпляре работодателя и на своем.
Обязательство о неразглашении коммерческой тайны / конфиденциальной информации	ст. 86 ТК РФ, ФЗ-98, ФЗ-152	Критично для уч. части (данные студентов, зарплаты, приказы).
Согласие на обработку персональных данных	ФЗ-152	Отдельный документ или пункт в ТД/заявлении.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	ст. 243-244 ТК РФ	Если выдает дипломы, строгую отчетность, ключи, кассу.
Справка о доходах (2-НДФЛ) / Сведения о стаже (СЗВ-СТАЖ)	ст. 65 ТК РФ	Запрашиваются у работника при приеме.
Медицинское заключение (форма 086-у или 025-у)	ст. 213 ТК РФ, Приказ Минздрав/Минтруд	Обязательно для работников образования (контакты с детьми/студентами).
Копия документа об образовании / квалификации	ст. 65 ТК РФ, Профстандарт	Оригинал просматривается, копия в личном деле.
Уведомление о праве на получение гарантий (для родителей несовершеннолетних, инвалидов и т;д.)	ст. 259, 260, 262 ТК РФ	По заявлению работника.

Типовые ошибки и риски при составлении договора

Отсутствие ссылки на Должностную инструкцию. Фраза «выполнять работу секретаря» без привязки к конкретному документу (приказу о ДИ) делает обязанности неопределенными, риск споров о перегрузке.
Игнорирование Профстандарта. Если профстандарт установлен обязательно (бюджетная сфера), требования к образованию в ТД должны соответствовать ему. Несоответствие — основание для штрафов ГИТ (Государственной инспекции труда).
Неполное указание надбавок. Оклад в ТД часто занижен («по тарифной сетке»), а реальная зарплата складывается из надбавок. В ТД нужно писать: «Оклад руб. + надбавки в соответствии с Положением об оплате труда № * от ..2026 г.».
Отсутствие условия о конфиденциальности ПДн. Секретарь уч. части — оператор персональных данных. Без подписанного обязательства работодатель нарушает ФЗ-152.
Несвоевременное оформление СОУТ (Спецоценки условий труда). Даже в офисе нужна карта СОУТ. Класс условий труда (обычно 1.1 или 2.1) влияет на доплаты и срок отпуска.

Особенности 2026 года: Электронный трудовые договоры и СФР

Электронный ТД (ЭТД): С 2021 года допускается (ст. 57, 67 ТК РФ). В 2026 году большинство госучреждений переводят кадровый документооборот в ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С:Предприятие). Подписание происходит по КЭП (Квалифицированная электронная подпись) работодателя и простой/усиленной ЭП работника (через Госуслуги/СБИС).
Сдача СЗВ-ТД: Сведения о заключении/изменении/расторжении ТД направляются в СФР в течение 1 рабочего дня со дня события (формат СЗВ-ТД). Ошибки в СНИЛС/ФИО в ТД приводят к отказу в приеме отчета.
Трудовая функция в СЗВ-ТД: Обязательно заполнение кода по ОКЗ / ЕТКС и наименования трудовой функции (например: «Организация и контроль учебного процесса», код *).

Где найти актуальные бланки и образцы (2026 год)

Рекомендуется использовать конструкторы документов проверенных правовых систем, так как они обновляются под актуальные изменения ТК РФ и форм СФР:

КонсультантПлюс / Гарант: Раздел «Формы документов» -> «Трудовые договоры» -> «Образовательные организации». Есть готовые шаблоны с комментариями экспертов.
Сайты ведомств (Минобрнауки, Минпросвещения): Иногда публикуют типовые формы для бюджетников.
Сервисы ЭДО (СБИС, Элба, Мое Дело, 1С): Встроенные шаблоны с автозаполнением реквизитов организации и отправкой СЗВ-ТД.
Официальные сайты регионов: Департаменты образования часто выкладывают методические рекомендации с локальными особенностями (доп. отпуска, надбавки).

Важно: Не скачивайте первый попавшийся «образец 2015 года» с бесплатных файловых хостингов. В нем не будет условий об ЭТД, СЗВ-ТД, актуальных сроках отпусков для педагогических работников и требованиях Профстандарта 2022 года. Используйте только актуальные редакции 2025-2026 гг.

Пошаговый алгоритм оформления (для кадрового сотрудника)

Подготовка: Получить от руководителя уч. части утвержденную Должностную инструкцию и штатное расписание (выписку).
Собеседование / Конкурс: Составить протокол конкурсной комиссии (если требуется для бюджетника) или акт собеседования.
Сбор документов у кандидата: Паспорт, СНИЛС, Трудовая книжка (или СТР — страховое свидетельство / электронная ТК), Диплом, Военный учет, Медкнижка/Справка 086-у, 2-НДФЛ (по желанию).
Формирование ТД в 2 экземплярах (бумажных) или 1 ЭТД в ЭДО.
Подписание приложений: ДИ, Обязательство о неразглашении, Согласие на ПДн, Договор о МОТ (если нужно).
Приказ о приеме (ф. Т-1 / Т-1а): Издается на основании ТД. Срок — не позднее дня начала работы.
Ознакомление под роспись: С Приказом, ПВТР, Положением об оплате труда, Инструкцией по Охране труда, ЛНА.
Регистрация в СФР (СЗВ-ТД): В течение 1 раб. дня.
Внесение записи в ЭТК / Трудовую книжку (бумажную, если есть): В день приема.
Создание личного дела (ф. Т-2) и личной карточки (ф. Т-2): В течение 3 дней.

Грамотно составленный трудовой договор секретаря учебной части — это не просто формальность для ГИТ, а инструмент управления рисками. Ключевые акценты 2026 года: точная привязка к Должностной инструкции (отражающей работу в АИС и отчетность), прозрачная система оплаты (оклад + надбавки по ЛНА), защита персональных данных обучающихся и электронный документооборот с СФР.

Используйте приведенную выше структуру как чек-лист при проверке вашего локального образца. При необходимости адаптируйте условия под специфику вашей организации (школа, СПО, ВУЗ, доп. образование) и локальные нормативные акты.

Статья подготовлена на основе актуального на г. трудового законодательства РФ и судебной практики. Данная информация носит справочный характер. Для оформления конкретных трудовых отношений рекомендуется консультация с юристом или старшим инспектором отдела кадров вашей организации.