На практике нередко возникает ситуация, когда работник использует в служебных целях собственное имущество — автомобиль, компьютер, телефон, инструменты. В таких случаях работодатель обязан выплачивать компенсацию. Разберём, как правильно оформить трудовой договор с соответствующим условием, какие нормы закона применяются и приведём образец формулировок.

Правовая основа

Ключевая норма — статья 188 Трудового кодекса РФ. Она устанавливает, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается:

• компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств;
• возмещение расходов, связанных с использованием имущества (топливо, ремонт, связь и т.д.).

Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Это может быть как условие самого трудового договора, так и отдельное дополнительное соглашение.

Что важно указать в договоре

1. Конкретное имущество, марка, модель, государственный номер автомобиля, серийный номер техники.
2. Цели использования — для выполнения трудовых обязанностей по должности.
3. Размер компенсации, фиксированная сумма в месяц либо порядок расчёта.
4. Порядок возмещения расходов, на основании каких документов (чеки, путевые листы, отчёты).
5. Сроки выплаты — обычно одновременно с заработной платой.

Образец формулировок в трудовом договоре

Трудовой договор № ___

г. Москва «___» ________ 20__ г.

Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»), в лице генерального директора Иванова И. И., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и Петров Пётр П., паспорт серия 45* № *, зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. , кв. , именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

Предмет договора

Работник принимается на должность менеджера по продажам.
Договор заключается на неопределённый срок.
Дата начала работы: «___» ________ 20__ г.

Компенсация за использование личного имущества

Работник с согласия Работодателя использует в служебных целях личный автомобиль марки Kia R, государственный регистрационный знак ААА 777, VIN: XWE**.

За использование указанного имущества Работодатель выплачивает Работнику ежемесячную компенсацию в размере 10 000 (десять тысяч) рублей.

Расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются Работодателем на основании путевых листов и кассовых чеков, представляемых Работником не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчётным.

Компенсация выплачивается одновременно с выплатой заработной платы за соответствующий месяц.

При прекращении использования имущества в служебных целях выплата компенсации прекращается с месяца, следующего за месяцем уведомления.

Права и обязанности сторон

Работник обязуется поддерживать имущество в исправном состоянии и использовать его бережно.
Работодатель обязуется своевременно выплачивать компенсацию и возмещать документально подтверждённые расходы.

Реквизиты и подписи сторон

Работодатель: ООО «Пример», ИНН 77, адрес: 123**, г. Москва, ул. Примерная, д. , р/с 40702810 в ПАО «Банк», к/с 30101810, БИК 044525.
Подпись: __________ /Иванов И. И./

Работник: Петров Пётр П., тел.: +7 (9) —.
Подпись: __________ /Петров П. П.*/

Налоговые нюансы

• НДФЛ: компенсация за использование личного имущества в пределах норм, установленных законодательством, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Для легковых автомобилей действуют нормы: до 1200 руб./мес. (объём двигателя до 2000 см³) и до 1500 руб./мес. (свыше 2000 см³) — для целей налога на прибыль.
• Страховые взносы: компенсация в размере, установленном соглашением сторон, не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
• Суммы сверх норм учитываются в расходах по налогу на прибыль ограниченно — это частый предмет споров, поэтому многие компании оформляют дополнительно аренду транспорта.

Рекомендации

1. Всегда оформляйте договорённость письменно — устная договорённость не защитит ни работника, ни работодателя.
2. Приложите к договору копии документов на имущество (ПТС, СТС).
3. Издайте приказ о назначении компенсации со ссылкой на договор.
4. Храните подтверждающие документы (путевые листы, чеки) не менее 5 лет.