Акт списания — это первичный учетный документ, который подтверждает факт выбытия активов из хозяйства организации. Без правильно составленного акта списание материальных ценностей, основных средств, товаров или безнадежных долгов будет считаться недокументированным, что влечет за собой налоговые риски и замечания аудиторов. В данной статье мы подробно разберем структуру, обязательные реквизиты и предоставим типовые образцы текста актов списания для различных ситуаций.

Нормативная база и общие требования

Оформление актов списания регулируется следующими документами:

• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9) — определяет обязательные реквизиты первичного документа.
• Постановление Госкома Стата РФ от № 88 — устанавливает единые формы для части документов (например, ф. № ОС-4, ф. № МБ-8), но позволяет разрабатывать собственные формы в учетной политике.
• ФЗ № 54 «О применении контрольно-кассовой техники» — актуально при списании товаров в рознице.
• Налоговый кодекс РФ (ст. 254, 265) — правила признания убытков от списания для целей налога на прибыль.

Важно: С 2013 года организации имеют право самостоятельно устанавливать формы первичных документов (в т.ч. актов списания) в своей учетной политике. Однако обязательные реквизиты (ст; 9 ФЗ № 402) должны присутствовать во всех случаях.

Обязательные реквизиты акта списания

Любой акт списания, независимо от вида актива, должен содержать:

1. Наименование документа (например, «Акт списания основных средств», «Акт о списании товарно-материальных ценностей»).
2. Дата составления (день, месяц, год).
3. Наименование организации (полное или сокращенное в соответствии с уставом).
4. Содержание хозяйственной операции (что списывается, почему, в каком количестве).
5. Единицы измерения (шт., кг, м, пары и т.д.).
6. Количество и стоимость (балансовая, остаточная, рыночная — в зависимости от цели).
7. Основание для списания (приказ, распоряжение, решение комиссии, акт инвентаризации, судебное решение).
8. Должности лиц, составивших документ (председатель комиссии, члены комиссии, материально ответственное лицо).
9. Подписи с расшифровкой (ФИО инициалами и фамилией).
10. Печать организации (если используется в документообороте).

Персональные данные ответственных лиц (адреса регистрации, номера телефонов, номера паспортов) в самом акте не указываются. Достаточно должности и ФИО. Если в основании (приказе) содержатся персональные данные, при публикации образца их следует маскировать: г. , ул. , д. , кв. , тел. +7 () -*-, паспорт * № *.

Типовые ситуации списания и образцы текстов

Списание основных средств (ОС)

Причины: износ, моральное устаревание, порча, хищение, безвозмездная передача, ликвидация.

Основание: Приказ руководителя на основании заключения экспертной комиссии.

Рекомендуемая форма: Единая форма № ОС-4 (утв. Постановлением Госкомастата № 88) или собственная форма по учетной политике.

Образец текста акта списания ОС (форма ОС-4 / собственная)

АКТ № 15
СПИСАНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
г. Москва «15» октября 2023 г.

Комиссия в составе:
Председатель: Иванов И.И. — Генеральный директор ООО «Ромашка»
Члены:
Петров П.П. — Главный бухгалтер ООО «Ромашка»
Сидоров С.С. — Начальник цеха № 1 ООО «Ромашка»
Козлова К.К. — Инженер по ОХ ООО «Ромашка»

приняла к списанию следующие основные средства:

--------------------------------------------------------------------------------
| № | Инвентарный | Наименование ОС | Дата ввода | Первоначальная | Износ | Остаточная |
| | номер | | в экспл. | стоимость | сумма | стоимость |
--------------------------------------------------------------------------------
| 1 | 004521 | Станок токарный | | 1 250 000,00 | 1 100 000,00 | 150 000,00 |
| | | 16К20 (зав.№ | | | | |
| | | 789456) | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------| 2 | 004588 | Автомобиль ГАЗель| | 980 000,00 | 780 000,00 | 200 000,00 |
| | | Next (VIN | | | | |
| | | X987654321) | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------
ИТОГО: 2 230 000,00 | 1 880 000,00 | 350 000,00

Причина списания: полный износ, невозможность дальнейшей эксплуатации и восстановления
№ 44 от ).

Основание: Приказ Генерального директора ООО «Ромашка» № 125-ОД от .
Стоимость списанных ОС списать на финансовый результат (убытки от списания ОС).
Материально ответственное лицо: Петров П.П. (согласие/несогласие указано в прил.).

Председатель комиссии: _____________ /Иванов И.И./
Члены комиссии:
_____________ /Петров П.П./
_____________ /Сидоров С.С./
_____________ /Козлова К.К./

М.П.

Списание товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и материалов

Причины: естественная убыль, порча, брак, хищение, потеря товарного вида, истечение сроков годности.

Форма: Единая форма № МБ-8 (для порчи/убыли) или собственная форма.

Образец текста акта списания ТМЦ (форма МБ-8 / собственная)

АКТ № 23
О СПИСАНИИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

г. Санкт-Петербург «03» ноября 2023 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: Смирнов С.С. — Директор филиала ООО «Вектор»
Члены комиссии:
Волков В.В. — Зав. складом ООО «Вектор»
Морозов М.М. — Бухгалтер ООО «Вектор»
Орлов О.О. — Кладовщик ООО «Вектор»

составили настоящий акт о том, что при инвентаризации / осмотре на складе № 2
(адрес: г. , ул. , д. *) выявлены следующие ТМЦ, непригодные к дальнейшему
использованию/реализации:

---------------------------------------------------------------
| № | Код | Наименование | Ед.изм. | Кол-во | Цена | Сумма |
| | | | | | учет.| |
---------------------------------------------------------------
| 1 | 1025| Цемент М400 | меш/50кг| 50 | 320 | 16 000|
| | | (истек срок | | | | |
| | | годности) | | | | |
---------------------------------------------------------------
| 2 | 2105| Краска акрил.| кг | 120 | 450 | 54 000|
| | | (замерзла, | | | | |
| | | нарушена уп.)| | | | |
---------------------------------------------------------------
ИТОГО: 70 000,00

Причина списания: истечение сроков годности (п.1), порча вследствие нарушения
условий хранения (п.2) — Акт осмотра товара № 5 от .

Виновисты не выявлены / Виновное лицо: Козлов К.К. (кладовщик), сумма к взысканию:
70 000,00 руб. (согласие на взыскание получено / отказ в подписании — сост. отдельный акт).

Основание: Приказ Директора филиала ООО «Вектор» № 88 от .
Председатель: _____________ /Смирнов С.С./
Члены:
_____________ /Волков В.В./
_____________ /Морозов М.М./
_____________ /Орлов О.О./

Материально ответственное лицо: _____________ /Козлов К.К./

М.П.

Списание товаров в розничной торговле

Особенность: обязательное использование ККТ (онлайн-кассы) при списании товаров, подлежащих обязательной маркировке («Честный ЗНАК»), и для подтверждения убытков по НДС/Налогу на прибыль.

Документ: Акт списания + Чек коррекции / Чек возврата прихода (в зависимости от версии ФФД).

Образец текста акта списания товаров (розница)

АКТ № 5-Р
СПИСАНИЯ ТОВАРОВ В РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛЕ

ИП Иванов Иван Иванович (ИНН , ОГРНИП )
Торговая точка: г. , ТЦ «», пав. *

«20» декабря 2023 г.

Комиссия (ИП / уполномоченные лица):
Иванов И.И. — ИП
Петрова А.А., Продавец-кассир (трудовой договор № * от ..)

Списали к убыткам следующие товары:

--------------------------------------------------------------------| № | Наименование | Штрих-код/ГТИН | Ед. | Кол-во | Цена | Сумма | Причина |
| | | (маркировка) | изм.| | розн.| | |
--------------------------------------------------------------------
| 1 | Молоко 3,2% | 4607012345678 | л | 10 | 85 | 850 | Истек срок |
| | «Простоквашино»| (маркировка) | | | | | годности |
--------------------------------------------------------------------
| 2 | Хлеб «Бородинский»| 4601234567890| шт | 5 | 45 | 225 | Порча |
| | | | | | | | (упаковка)|
--------------------------------------------------------------------
ИТОГО: 1 075,00

Действия: Чек коррекции (тип «расход», признак «списание») пробит на ККТ
Зав. № * ФН * от 14:30 (ФД № 125).
Данные переданы в ОФД и систему «Честный ЗНАК» (для маркируемой продукции).
Основание: Журнал учета списаний товаров, стр. 15.

ИП Иванов И.И. _____________
Продавец Петрова А.А. _____________

Списание безнадежных долгов (займов, дебиторской задолженности)

Критически важный момент для налогового учета (ст. 266 НК РФ). Долг признается безнадежным при истечении сроков исковой давности (3 года) или в случае ликвидации должника/банкротства.

Образец текста акта списания безнадежной дебиторской задолженности

АКТ № 7
О ПРИЗНАНИИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖНОСТИ БЕЗНАДЕЖНОЙ И ЕЕ СПИСАНИИ

г. Казань «28» февраля 2024 г.

ООО «Альфа» (ИНН , КПП *), именуемое в дальнейшем «Кредитор»,
в лице Генерального директора Соколова С.С., действующего на основании Устава,
составило настоящий Акт о следующем:

Кредитором имеется дебиторская задолженность перед ООО «Бета» (ИНН ,
КПП **), именуемого «Должник», по Договору поставки № 456 от .
Сумма задолженности: 500 000 (Пятьсот тысяч) рублей 00 копеек (основной долг)
+ 45 000 (Сорок пять тысяч) рублей 00 копеек (пени/проценты).
ИТОГО: 545 000,00 руб.

Основание возникновения: УПД № 123 от , ТОРГ-12 № 124 от .
Срок погашения по договору: . Просрочка составляет более 3 лет.

Принятые меры по взысканию:
— Претензия № 1 от (направлена заказным почтой с уведомлением,
 адрес: г. , ул. , д. , кв.  — возвращена с пометкой «адресат не найден»);
— Исковое заявление подано в Арбитражный суд Республики Татарстан 
 (дело № А65-/2020);
— Решение суда от : взыскать с ООО «Бета» 545 000,00 руб.;
— Исполнительное производство № 12345/20/-ИП от ;
— Решение судебного пристава от о прекращении ИП в связи с
 невозможностью нахождения имущества должника (Должник исключен из ЕГРЮЛ
 записью от о ликвидации / истек срок исковой давности).

Комиссия (Приказ № 10 от ) признала задолженность безнадежной
в полном объеме, 545 000,00 руб.

Сумму списать на прочие расходы (Дт 91.2 / Кт 76.АВ / 62.01 / 58.01).

Состав комиссии:
Председатель: Соколов С.С. _____________
Члены:
Петрова П.П. (Главбух) _____________
Иванов И.И. (Юрист) _____________

М.П. ООО «Альфа»

Списание НМА (нематериальных активов) и РНИ (Р&D)

Списание происходит при истечении срока действия патента, прекращении права, невозможности получения экономических выгод.

Образец текста акта списания НМА

АКТ № 3-НМА
СПИСАНИЯ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ

ООО «ТехноСофт» «01» марта 2024 г.

Комиссия по учету НМА (Приказ № 5 от ):
Председатель: Козлов К.К., Технический директор
Члены: Новиков Н.Н. — Главный бухгалтер, Орлова О.О., Начальник отд. ИТ

Принято решение о списании следующего НМА:

--------------------------------------------------------------
| № | Инв. № | Наименование НМА | Вид права | Дата | Перво- | Накоп. | Остаточ. |
| | | | (патент, | получ. | нач. | аморт. | стоимость|
| | | | программа) | права | стоимость| | |

--------------------------------------------------------------
| 1 | 001-NMA| Программа «Учет | Программа | 15.03. | 300 000| 300 000| 0 |
| | | Склад 1.0» | для ЭВМ | 2019 | | | |
| | | (срок действия | | | | | |
| | | исключ. права | | | | | |
| | | истек | | | | | |
--------------------------------------------------------------
Причина: Истечение срока действия исключительного права (свидетельство № 201961XXXX
от , срок действия 5 лет). Продление невозможно.

Основание: Приказ Генерального директора № 15 от .
Стоимость списать на финансовый результат (Дт 91.2 / Кт 04 / 05).

Председатель: _____________ /Козлов К.К./
Члены: _____________ /Новиков Н.Н./ _____________ /Орлова О.О./
М.П.

Особенности оформления текстовой части (Реквизит «Содержание операции»)

Самая частая ошибка, формальное заполнение табличной части без текстового описания причин. Текст акта должен отвечать на вопросы: Почему? На основании чего? Кто виноват? Куда списать стоимость?

Примеры формулировок для текстовой части:

Бухгалтерские проводки при списании (справочно)

Правильный текст акта должен подразумевать корректную проводку. Основные варианты:

• Дт 91.2 / Кт 01 (02, 03, 04, 05, 08) — списание ОС, НМА, НМА на убытки (остаточная стоимость > 0).
• Дт 91.2 / Кт 10 / 41 — списание материалов/товаров на убытки (порча, убыль сверх норм).
• Дт 20 / 25 / 26 / 44 / Кт 10 — списание материалов в производство/управраспро/продажи (нормативная убыль).
• Дт 73.02 / 76.04 / Кт 91.2 / 94 / 98 / 99 — взыскание суммы с виновных лиц.
• Дт 91.2 / Кт 62 / 76 / 58 / 51 — списание безнадежных долгов (дебиторская/кредиторская задолженность).
• Дт 91.2 / Кт 97 — списание обремененных расходов (РНИ, неудачные проекты).

Частые ошибки при составлении актов

1. Отсутствие основания. Нет номера и даты приказа/распоряжения, на основании которого создан акт.
2. Неполный состав комиссии. В комиссии должно быть минимум 3 человека (председатель + 2 члена), включая главного бухгалтера (или бухгалтера) и материально ответственное лицо.
3. Смешение причин. В одном акте списывают и убыль в нормах, и порчу, и кражу. Лучно разделить на разные акты или четко разграничить строки с разными счетами списания.
4. Нет оценки. Для ОС и НМА обязательна остаточная стоимость. Для товаров — учетная цена (или рыночная при дарении).
5. Игнорирование НДС. При списании товаров/ОС, по которым вычет НДС не принимался или он подлежит восстановлению (ст. 170 НК РФ), в акте должно быть примечание о сумме НДС.
6. Подпись только председателя. Акт подписывают все члены комиссии и МОЛ.

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С

В современных условиях акты списания часто формируются в информационных системах (1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:ERP, 1С:КА, SAP, «МойСклад» и др.).

• В 1С: Документ «Списание товаров», «Списание ОС», «Акт списания НМА», «Списание безнадежной задолженности». Программа автоматически заполняет табличную часть из остатков, подставляет остаточную стоимость и формирует печатную форму.
• ЭДО (Диадок, СБИС, Такском и др.): Акт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) председателя и членов комиссии. Распечатка такого акта для налоговой имеет равную юридическую силу с бумажным оригиналом (ст. 9 ФЗ № 402, ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
• Хранение: Срок хранения актов списания — минимум 5 лет (для налоговых целей — до окончания срока действия налогового периода, к которому они относятся, плюс 4 года), для ОС — 5 лет после списания.

Чек-лист перед подписанием акта

Перед передачей акта в бухгалтерию или подписанию УКЭП проверьте:

• [ ] Наименование организации верное (как в ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
• [ ] Дата акта соответствует дате фактического события (не будущая, не прошедняя за год до обнаружения).
• [ ] Номер акта уникален в пределах года/нумератора.
• [ ] Состав комиссии утвержден приказом (приложите копию приказа или укажите его реквизиты в акте).
• [ ] В табличной части заполнены все колонки (код, название, ед.изм., кол-во, цена, сумма).
• [ ] Причина списания описана конкретно (не просто «порча», а «порча вследствие прорыва трубы »).
• [ ] Указан счет списания (Дт/Кт) или статья убытков.
• [ ] Решено вопрос с виновными лицами (взыскание / отсутствие виновных / заявление в полицию).
• [ ] Подписали все члены комиссии + МОЛ (с расшифровкой подписей).
• [ ] Печать поставлена (если организация использует печать).

Грамотно составленный акт списания — это не просто формальность для бухгалтерии, а главный документ, защищающий организацию от налоговых начислений, штрафов и претензий со стороны собственников/учредителей. Используйте приведенные выше образцы текстов как базу, адаптируйте их под учетную политику своей компании и специфику хозяйственной операции. Помните: текст акта должен быть однозначно понятен инспектору налоговой или аудитору через 3 года после составления.

Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных документов рекомендуется консультироваться с главным бухгалтером организации или юристом с учетом актуального законодательства и учетной политики компании. Персональные данные в примерах замаскированы (*).