Табель учета рабочего времени, один из ключевых кадровых документов, на основании которого начисляется заработная плата и ведется учет явок и неявок сотрудников. Особого внимания требует ситуация, когда работник находится в отпуске по уходу за ребенком. В этой статье подробно разберем, как правильно отразить такой период в табеле, какие коды использовать и как оформить документ при выходе сотрудника на неполное рабочее время.

Нормативная база и формы табеля

Обязанность работодателя вести учет рабочего времени закреплена в части 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ. Для этих целей могут применяться:

• Унифицированная форма № Т-12 (код по ОКУД 0301007), «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
• Унифицированная форма № Т-13 (код по ОКУД 0301008) — «Табель учета рабочего времени»;
• Самостоятельно разработанная форма, утвержденная в учетной политике организации (с 2013 года унифицированные формы не являются обязательными для коммерческих организаций).

Ответственного за ведение табеля назначает руководитель организации своим приказом. Если табель ведется отдельно по каждому структурному подразделению, ответственные назначаются в каждом из них.

Каким кодом обозначается отпуск по уходу за ребенком

Период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет в табеле по формам Т-12 или Т-13 отражается следующими кодами:

• буквенный код «ОЖ»;
• цифровой код «15».

Этот код проставляется за каждый календарный день отпуска, включая выходные и нерабочие праздничные дни, на весь период, указанный в приказе о предоставлении отпуска.

Образец заполнения табеля (фрагмент)

Пример заполнения табеля по форме Т-13 для сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком:

В графе «Отметки о явках и неявках» во всех клетках месяца проставляется код ОЖ (15). Часы работы не указываются, поскольку сотрудник не выполняет трудовые обязанности.

Работа на условиях неполного рабочего времени в период отпуска

По заявлению работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, он может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на пособие (ст. 256 ТК РФ). В этом случае возникает необходимость отразить в табеле одновременно и отпуск, и фактически отработанное время.

При использовании унифицированных форм Т-12 или Т-13 графа 4 табеля дополняется еще одной строкой, чтобы в дни, когда сотрудник работал, можно было одновременно указать:

• код ОЖ (15) — отпуск по уходу за ребенком;
• код Я (01) — фактически отработанное время с указанием количества часов.

Пример заполнения при неполном рабочем времени

Если организация использует собственную форму табеля, допускается указывать два кода через дробь (например, «ОЖ/Я») с проставлением фактически отработанных часов.

Выход из отпуска: как закрыть период ОЖ

С даты фактического выхода сотрудника на работу на полную ставку необходимо:

1. Прекратить проставление кода ОЖ (15).
2. Начать указывать коды, соответствующие трудовой деятельности: Я (01), работа в дневное время, В (26) — выходные дни и т.д.

Основанием для изменения отметок в табеле служит заявление работника и приказ руководителя о досрочном выходе из отпуска (если отпуск прерывается до достижения ребенком 3 лет).

Типичные ошибки при заполнении

• Проставление прочерков вместо кода ОЖ — период отпуска обязательно должен быть отражен соответствующим кодом;
• Отсутствие второй строки при работе на условиях неполного времени — это приводит к невозможности корректно начислить зарплату и сохранить пособие;
• Несоответствие табеля приказу, даты в табеле должны совпадать с периодом, указанным в приказе о предоставлении отпуска;
• Использование кода «ОТ» или «Б» вместо «ОЖ» — распространенная ошибка, ведущая к искажению отчетности.

Документы-основания для отражения отпуска в табеле

Для корректного ведения табеля у ответственного лица должны быть:

1. Заявление работника о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
2. Приказ руководителя по форме № Т-6 или в свободной форме;
3. Свидетельство о рождении ребенка (копия);
4. При работе неполное время — дополнительное соглашение к трудовому договору.

Правильное отражение отпуска по уходу за ребенком в табеле учета рабочего времени — залог корректного начисления пособий, заработной платы и достоверной статистической отчетности. Ключевые правила: используйте код ОЖ (15) на весь период отпуска, при неполном рабочем времени добавляйте вторую строку с кодом Я (01) и часами, а при выходе сотрудника на работу своевременно прекращайте проставлять код отпуска. Храните табели вместе с приказами-основаниями в соответствии с установленными сроками архивного хранения.

Обратите внимание: статья носит информационный характер. По вопросам конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться со специалистом по кадровому учету или юристом.