На порядок взаимодействия работодателей и граждан с центром занятости населения (ЦЗН) регламентируется обновленным нормативным базисом. Ключевые изменения вступили в силу в 2024–2025 годах: утверждены новые единые формы справок о заработке для расчета пособий по безработице и изменены правила отчетности работодателей о вакансиях. В данной статье подробно разбираем, какие справки нужны в 2026 году, как их правильно заполнить и где взять актуальные бланки.

Основой для документооборота со службой занятости служат:

• Федеральный закон от № 565-ФЗ (ст. 53) — установил правила предоставления работодателями обязательной информации.
• Приказ Минтруда России от № 195н (зарег. в Минюсте № 78243) — утвердил формы предоставления работодателями информации о вакансиях и иных сведениях;
• Приказ Минтруда России от № 637н — утвердил новую форму справки о среднем заработке для назначения пособия по безработице (вступил в силу с 2025 года).
• Приказ ФНС России от № ЕД-7-11/1 — утвердил форму справки о доходах 182н (используется для налоговых целей и банков, но для ЦЗН приоритетна форма по приказу № 637н);

Важно: Работодатель не имеет права отказать в выдаче справки о заработке даже уволенному сотруднику (письмо Роструда от ). Справка выдается в течение 3 рабочих дней с момента заявления.

Основные виды справок для Центра занятости в 2026 году

Справка о среднем заработке для назначения пособия по безработице (Форма по Приказу № 637н)

Это главный документ для расчета пособия по безработице. Она предоставляется работодателем по требованию бывшего сотрудника, состоящего на учете в ЦЗН.

• Расчетный период: 24 календарных месяца, предшествующих месяцу обращения в ЦЗН (или полный период работы, если он менее 24 месяцев).
• Содержание: сведения о начисленной заработной плате, выплаченных пособиях по временной нетрудоспособности, периодах работы.
• Бланк: Единая форма, утвержденная Приказом Минтруда № 637н. Старая форма 182н (ФНС) для этих целей не применяется, хотя ЦЗН могут принимать её как приложение при отсутствии новой формы в архиве за старые периоды.

Справка для постановки на учет в качестве безработного

Выдается ЦЗН гражданину после регистрации. Сам гражданин предоставляет в ЦЗН:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Трудовую книжку (или справку из СФР/работодателя о трудовой деятельности).
• Документ об образовании (диплом, аттестат).
• Справку о среднем заработке (описана выше) — для расчета пособия.

Отчеты работодателей о вакансиях (По Приказу № 195н)

Работодатели обязаны информировать ЦЗН о вакантных рабочих местах.

• Срок: в течение 5 рабочих дней с момента возникновения вакансии.
• Форма: утверждена Приказом № 195н (раздел «Сведения о вакантных рабочих местах»).
• Способ подачи: электронный (через портал «Работа в России», СЭД, личный кабинет работодателя на госуслугах) или бумажный.

Детальный разбор новой формы справки о среднем заработке (Приказ № 637н)

Когда и зачем нужна

Справка требуется гражданину для расчета размера пособия по безработице. Размер пособия зависит от среднедневного заработка, исчисленного на основе данных этой справки. Без справки пособие назначается в минимальном размере.

Структура бланка и обязательные реквизиты

Бланк состоит из титульного листа и табличной части. Обязательные поля (подлежат заполнению работодателем):

1. Реквизиты организации: Полное наименование (ООО «»), ИНН /*, КПП *, ОКПО *, адрес: г. , ул. , д. ;
2. Реквизиты работника: Фамилия, Имя, Отчество (Иванов .), СНИЛС —* , Табельный номер .
3. Период работы: Дата приема (приказа № * от .*.), Дата увольнения (приказа № от .*.), Основание увольнения (ст. * ТК РФ).
4. Таблица начислений по месяцам (за 24 месяца):
   • Месяц, год.
   • Количество отработанных дней.
   • Начисленная заработная плата (руб., коп.).
   • В т.ч. пособия по нетрудоспособности (руб., коп.).
   • Периоды невыплаты заработка (если были).
5. Подписи: Руководитель (ФИО * . , подпись ), Главный бухгалтер (ФИО . , подпись *), Дата составления, Печать организации (при наличии).

Порядок заполнения (пошагово)

1. Определите расчетный период. Отсчитывайте 24 месяца назад от месяца, следующего за месяцем увольнения (или обращения в ЦЗН, если работник еще не уволен, но требует справку).
2. Соберите данные по каждому месяцу. Используйте данные формы 6-НДФЛ, ведомости начислений (Т-51/Т-53) и табели учета рабочего времени.
3. Заполните табличную часть. Указывайте начисленные суммы (до удержания НДФЛ). Исключите: материальную помощь (в пределах 4000/12000 руб.), пособия по Беременность и Роды (БиР), выплаты за периоды нетрудоспособности (они выделяются в отдельную колонку).
4. Проверьте периоды простоя/невыплаты. Если зарплата не выплачивалась (прогул, задержка зарплаты виной работодателя), эти дни исключаются из расчета среднего заработка, но фиксируются в справке.
5. Рассчитайте среднедневной заработок (для собственной проверки): Сумма начислений / Количество календарных дней в расчетном периоде (с учетом исключений).
6. Подпишите и заверьте. Подписи руководителя и гл. бухгалтера обязательны. Печать ставится, если она предусмотрена уставом/локальными актами.

Справка по форме 182н (Приказ ФНС ЕД-7-11/1): актуальна ли для ЦЗН?

Справка 182н (утверждена Приказом ФНС от № ЕД-7-11/1) предназначена в первую очередь для:

• Налогового агента (работодателя) для подтверждения доходов физического лица.
• Банков (кредитные организации) при оформлении кредитов.
• Иных третьих лиц по требованию налогоплательщика.

Для Центра занятости: На 2026 год приоритетной является форма по Приказу Минтруда № 637н. Форма 182н имеет иную структуру (нет разделения на отработанные дни/пособия по нетрудоспособности, иной расчетный период — календарный год). Рекомендуется выдавать именно форму № 637н, чтобы избежать возврата документов инспектором ЦЗН и перерасчета пособия.

Обязанности работодателя: сроки, ответственность, отказ в выдаче

Нельзя отказать в выдаче справки по основаниям: «работник уволен», «прошло много времени», «нет бланка». Работодатель обязан хранить документы по заработной плате 50 лет (для архива) или 5 лет (для отчетности), и восстановить данные за любой требуемый период.

Способы подачи справок в Центр занятости (2026 год)

1. Электронный обмен данными (СЭД/ЭДО) — приоритетный способ.
   • Через портал «Работа в России» (trudvsem.ru), личный кабинет работодателя.
   • Через систему СМЭВ / Госуслуги (для взаимодействия органов).
   • Через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) — если настроен обмен с конкретным ЦЗН.
2. Лично / Через работника. Гражданин приносит бумажную справку, заверенную печатью и подписями.
3. Почтовым отправлением (ценным письмом с вложением). Актуально для удаленных работодателей.

Совет: При подаче бумажной версии просите у сотрудника ЦЗН отметку о получении на второй экземпляре (копии) или сохраняйте почтовый чек/трек-номер.

Типичные ошибки при заполнении справки о заработке (чек-лист)

• Указан неверный расчетный период (например, взяты 12 месяцев вместо 24, или не учтен месяц обращения).
• В начисления включены несоциальные выплаты: материальная помощь сверх лимитов, подарки к юбилеям, дивиденды, возмещение расходов (суточные, проезд).
• Не выделены пособия по нетрудоспособности в отдельную колонку (они не включаются в базу для расчета пособия по безработице, но учитываются при определении стажа).
• Ошибки в количестве отработанных дней (не совпадают с табелем).
• Отсутствие подписи гл. бухгалтера или руководителя (или подпись лица, не уполномоченного локальным актом).
• Использование устаревшей формы 182н вместо формы Приказа № 637н.

Пример заполнения (визуальное описание фрагмента табличной части)

Ниже приведен образец заполнения строки таблицы справки (Приказ № 637н) за один календарный месяц. Данные маскированы.

| Месяц, год | Отработано дней | Начислено зарплаты (руб.) | В т.ч. пособия по нетрудоспособности (руб.) | Примечания (периоды невыплаты) |
|------------|-----------------|---------------------------|---------------------------------------------|--------------------------------|
| 01.2024 | 20 | 85 000,00 | 0,00 | ⏤ |
| 02.2024 | 15 | 62 500,00 | 12 300,00 | Больничный 05.02-15.02 |
| 03.2024 | 0 | 0,00 | 0,00 | Адм. отпуск за свой счет 01-31 |
| ..; | ... | ... | ... | ... |
| ИТОГО за | 480 | 1 850 000,00 | 45 600,00 | |
| период | | | | |

Примечание: В строке «ИТОГО» суммируются только месяцы, входящие в расчетный период (24 месяца). Месяцы с нулевым заработком и нулевыми днями (адм. отпуск, прогул) в среднедневной заработок не включаются, но фиксируются в справке.

Где скачать актуальные бланки (на 2026 год)

Официальные бланки в формате XML/PDF/XLSX доступны на официальных ресурсах:

• Правовая система «КонсультантПлюс» / «Гарант» (в карточке Приказа № 637н и № 195н — вкладка «Формы»/«Приложения»).
• Сайт Минтруда России (mintrud.gov.ru), раздел «Нормативная правовая база» -> «Формы».
• Портал «Работа в России» (trudvsem.ru) — раздел «Работодателям» -> «Бланки и формы».
• Официальный интернет-портал правовой информации (pravo.gov.ru) — текст приказа с приложением формы.

На 2026 год ключевым документом для взаимодействия с Центром занятости по вопросам пособий является Справка о среднем заработке по форме Приказа Минтруда № 637н от . Работодатели должны своевременно (в течение 3 дней) выдавать её по требованию бывших сотрудников, используя именно новый бланк. Для отчетности о вакансиях применяется форма по Приказу № 195н. Переход на электронный обмен данными через портал «Работа в России» значительно ускоряет процесс и снижает риск ошибок. Храните архивы расчетов заработной платы не менее 50 лет для возможности восстановления справок за любые периоды.

Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер. Вся персональная информация (наименования организаций, ФИО, ИНН, СНИЛС, адреса, телефоны) в примерах замаскирована символами *. Для решения конкретных ситуаций обращайтесь к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву. Актуальность нормативных актов проверяйте на официальных ресурсах на дату использования.