Иногда налоговый агент (работодатель, заказчик по ГПХ) не может удержать НДФЛ с выплаченного физическому лицу дохода․ В такой ситуации закон обязывает организацию сообщить об этом в налоговую инспекцию․ Рассмотрим подробно, когда это требуется, как оформить справку и какие сроки нужно соблюсти․
Когда НДФЛ считается неудержанным
В соответствии с пунктом 5 статьи 226 НК РФ налоговый агент обязан сообщить о невозможности удержания налога, если:
- доход выплачен в натуральной форме (подарки, призы, продукция), а денежных выплат, с которых можно удержать налог, нет;
- получен доход в виде материальной выгоды (например, экономия на процентах по займу), а денежные выплаты отсутствуют;
- сотрудник уволился, а задолженность по НДФЛ осталась, и удержать её уже не из чего;
- выплачен доход бывшему работнику, с которого налог удержать невозможно до конца года․
Какая форма используется
Раньше для этих целей применялась справка 2-НДФЛ с признаком «2» — именно этот код означал, что справка подаётся как сообщение о невозможности удержать налог․ С 2021 года форма 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт отменена: теперь сведения подаються в составе расчёта 6-НДФЛ как Приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица»․
В новой форме поля «Признак» нет․ Вместо него используется раздел 4 справки — «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога»․ Именно заполнение этого раздела и является аналогом прежнего признака 2․
Структура справки и порядок заполнения
Справка о доходах физического лица включает следующие разделы:
- Раздел 1 — данные о физическом лице: ИНН, ФИО, дата рождения, гражданство, код документа, серия и номер паспорта;
- Раздел 2 — общие суммы дохода и налога по итогам года;
- Раздел 3 — стандартные, социальные и имущественные вычеты;
- Приложение — помесячная разбивка доходов и вычетов;
- Раздел 4 — сумма дохода, с которого не удержан налог, и сумма неудержанного НДФЛ․
Образец заполнения раздела 4 (неудержанный НДФЛ)
Ниже приведён условный пример заполнения справки для физического лица, получившего подарок стоимостью 50 000 руб․, с которого налог удержать не удалось:
Раздел 1․ Данные о физическом лице:
- ИНН: 771
- ФИО: Иванов Иван Иванович
- Дата рождения: ․․1985
- Код документа: 21 (паспорт гражданина РФ)
- Серия и номер: 45 № *
Раздел 2․ Общие суммы:
- Общая сумма дохода: 50 000,00 руб․
- Налоговая база: 50 000,00 руб․
- Сумма налога исчисленная: 6 500 руб․
- Сумма налога удержанная: 0 руб․
Раздел 4․ Сумма дохода, с которого не удержан налог:
- Сумма дохода, с которого не удержан налог: 50 000,00 руб․
- Сумма неудержанного налога: 6 500 руб․
Сроки подачи
Сообщение о невозможности удержать НДФЛ подаётся в ИФНС не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом․ Одновременно рекомендуется уведомить и само физическое лицо — после получения сведений налоговая инспекция выставит ему уведомление, и гражданин обязан будет уплатить налог самостоятельно не позднее 1 декабря․
Ответственность за непредставление
За несвоевременную подачу справки или подачу сведений с ошибками предусмотрены штрафы:
- 200 руб․ за каждый непредставленный документ (ст․ 126 НК РФ);
- 500 руб․ за недостоверные сведения (ст․ 126․1 НК РФ);
- административный штраф для должностных лиц — от 300 до 500 руб․ (ст․ 15․6 КоАП РФ)․
Практические рекомендации
- Автоматически сформировать справку с неудержанным налогом в учётных программах (1С и др․) обычно нельзя — физическое лицо добавляется вручную, указываются только суммы дохода и неудержанного налога;
- Даже если подано сообщение о невозможности удержания, по итогам года нужно сдать справку с полными сведениями о доходах (аналог бывшего признака 1);
- Проверяйте реквизиты физического лица, ошибки в ИНН или ФИО приводят к отказу в приёме отчёта;
- Храните подтверждение отправки (квитанцию о приёме) не менее 5 лет․
Справка с неудержанным НДФЛ — важный инструмент, освобождающий налогового агента от ответственности за неудержанный налог․ Главное — вовремя (до 25 февраля) подать сведения в ИФНС, корректно заполнить раздел 4 приложения к 6-НДФЛ и уведомить физическое лицо․ Тогда обязанность по уплате налога переходит к самому получателю дохода, а организация избегает штрафных санкций․