Справка о предоставлении (или не предоставлении) не льготного отпуска — это документ, подтверждающий факт использования работником основного ежегодного оплачиваемого отпуска (в соответствии со ст. 115 ТК РФ) или факта его неиспользования за определенный период. В отличие от «льготных» отпусков (за вредные/опасные условия труда, за нестандартный рабочий день, северные отпуска, отпуска по уходу за ребенком), данный вид отпуска полагаеться всем работникам независимо от отрасли, должности или условий труда.

Ниже представлена подробная статья о назначении, правовых основаниях, правилах оформления и образце такой справки.

Правовые основания выдачи справки

Обязательность выдачи справок работнику закреплена в Трудовом кодексе РФ:

• Статья 62 ТК РФ — работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению справки, необходимые для представления в иные организации, в течение 3 рабочих дней.
• Статья 89 ТК РФ — гарантирует право работника получать копии документов, связанных с его трудовой деятельностью.
• Постановление Пленума ВС РФ от № 2 — уточняет, что отказ в выдаче справки влечет ответственность работодателя.

Важно: Законодательством не установлена единая форма такой справки (нет утвержденной формы поstanderта). Организация разрабатывает бланк самостоятельно, обычно утверждая его локальным нормативным актом (Инструкцией по кадровому делопроизводству или Положением об управлении документами).

Когда может потребоваться справка о не льготном отпуске?

Наиболее частые ситуации запроса:

1. Для банка / кредитной организации — подтверждение стабильности занятости и отсутствия длительных прогулов (отпуск не является прогулом, но банки проверяют непрерывность стажа).
2. Для посольства / визового центра — подтверждение, что работник привязан к месту работы и имеет одобренный отпуск в конкретные даты (часто требуется справка с указанием дат отпуска и зарплаты).
3. Для второго работодателя (совместительство) — для координации отпусков (ст. 287 ТК РФ: отпуска по основному и совмещенной работе предоставляются, как правило, одновременно).
4. Для органов соцзащиты / СФР — при расчете пособий по беременности и родам (если период расчета включает время отпуска, оно учитывается в стаже, но справка может потребоваться для подтверждения факта выплаты отпускных).
5. Для судебных органов, в спорах об оплате неиспользованного отпуска при увольнении или переносе отпуска.
6. Внутренние нужды организации — при переводе, командировании, проверке кадровой службы.

Структура и обязательные реквизиты справки (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 / ГОСТ Р 6.30-2003)

Даже при свободной форме документ должен содержать реквизиты, делающие его юридически значимым:

Типовые формулировки для текста справки

Вариант А: Справка о факте предоставления отпуска (для визы, банка, совместительства)

СПРАВКА

Выдана гражданину Иванову Ивану Ивановичу, паспорт серия № , выдан ..* г., код подразделения , проживающему по адресу: г. , ул. , д. , кв. .

Подтверждаю, что Иванов И.И. работает в ООО «Ромашка» (ИНН , КПП ) с *..* г. (приказ № * от .. г.) на должности менеджера отдела продаж по трудовому договору № от .. г. на неопределенный срок / полный рабочий день.

За рабочий год с *..* г. по *..* г. основной ежегодный оплачиваемый отпуск (не льготный, в соответствии со ст. 115 ТК РФ) продолжительностью 28 календарных дней предоставлен в период с *..* г. по *..* г. (приказ № * от .. г.).

Отпускные выплачены в полном объеме в сумме * руб. коп. (платежное поручение № * от .. г.).

Справка выдана для представления в Посольство * / Банк * / по месту требования.

Вариант Б: Справка о неиспользованном отпуске (при увольнении, переводе, для судебных споров)

СПРАВКА

Выдана гражданину Петрову Петру Петровичу.

Подтверждаю, что Петров П.П. работает в АО «СтройИнвест» с *..* г. на должности инженера*.

На .. г. у работника имеется неиспользованный основной ежегодный оплачиваемый отпуск (не льготный) за следующие периоды:

• За рабочий год *..* – *..* г. — 28 календарных дней (не использован полностью);
• За рабочий год *..* – *..* г. — 14 календарных дней (частично использован 14 дней по приказу № *).

Всего накоплено неиспользованных дней основного отпуска: 42 календарных дня.

Дополнительные отпуска (за вредность, нестандартный день, северные и т.д.) не предоставляются / не накоплены.

Справка выдана для представления в Судебный участок № * / по месту требования.

Вариант В: Справка для второго работодателя (о координации отпусков)

СПРАВКА

Выдана Сидоровой Анне Сергеевне.

Подтверждаю, что Сидорова А.С. работает в ИП Петров (ОГРНИП ) с ..* г. на должности бухгалтера* (частичная рабочая неделя / совместительство).

Основной ежегодный оплачиваемый отпуск (не льготный) за рабочий год .. – *..* г. планируется предоставить / предоставлен в период с *..* г. по *..* г. (28 календарных дней).

Данная справка выдается для координации сроков отпуска по совместительству в соответствии со ст. 287 ТК РФ.

Процедура оформления и выдачи (пошагово)

1. Заявление работника; Сотрудник пишет заявление на имя руководителя в свободной форме: «Прошу выдать справку о предоставленном мне не льготном отпуске за 2024 год для представления в Банк *».
2. Регистрация заявления. Входящий номер, дата, передача в кадровую службу / бухгалтерию.
3. Подготовка данных. Кадровик проверяет личную карточку (Т-2), приказы о предоставлении отпуска, табели учета рабочего времени, расчетные листы (если нужна сумма).
4. Заполнение бланка. На бланке организации (или чистом листе с шапкой) заполняются реквизиты.
5. Подписание. Подписывает руководитель (директор) или лицо, уполномоченное приказом/должностной инструкцией (нач. кадр, зам. директора). Если указаны суммы — главный бухгалтер.
6. Проставление печати. При наличии печати — ставится на подпись руководителя.
7. Выдача / Отправка. Вручается работнику под роспись в журнале выдачи справок или отправляется почтой/ЭДО (если адресат принимает электронный вид).
8. Срок: Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Важные нюансы и отличия от похожих документов

Не путать с:

• Справкой о неиспользовании отпуска по уходу за ребенком (до 1,5 / 3 лет). Это совершенно другой документ (форма по Приказу Минздравсоцразвития № 1012н), нужна для СФР для назначения пособия другому родителю. Там пишут: «Отпуск по уходу за ребенком не использовал(а)».
• Справкой в форме 2-НДФЛ / Справкой о доходах. Они подтверждают доход, а не факт отпуска.
• Справкой о среднем заработке. Выдается для расчета пособий (беременность, роды, временная нетрудоспособность) и рассчитывается за 2 календарных года.

Что такое «не льготный отпуск» в терминологии ТК РФ?

В ТК РФ термина «не льготный отпуск» нет. Есть Основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ), минимальный гарантированный отдых (28 кал. дней).

К льготным (дополнительным) относятся (ст. 116 ТК РФ):

• За вредные/опасные условия труда (ст. 117 ТК РФ);
• За особый характер работы (нестандартный рабочий день — ст. 119 ТК РФ);
• Северные и приравненные (ст. 321 ТК РФ);
• За длину службы (бюджетники, врачи, учителя и др.);
• Отпуск по уходу за ребенком (ст. 256 ТК РФ) — это социальное право, а не трудовой отпуск.

Электронный документооборот и Справка в СФР (Свидетельство о стаже)

С 2023–2024 гг. многие подтверждения стажа и периодов работы (включающих отпуск) автоматически попадают в СФР (бывший ПФР/ФСС) через отчетность работодателя (СВЕДУЩЕСТВА О СТАЖЕ / ЕДВ / СЗВ-ТД).

• Для назначения пособий по беременности/родам/нетрудоспособности справка от работодателя о факте отпуска обычно не требуется — СФР видит периоды работы в СЗВ-ТД.
• Однако для виз, банков, судов, второго работодателя бумажная (или электронная с ЭЦП) справка на бланке организации по-прежнему актуальна.

Ответственность работодателя за отказ или задержку

• Статья 5.27 КоАП РФ — штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. за нарушение сроков выдачи документов.
• Статья 236 ТК РФ — если из-за задержки справки работник не получил пособие/визу/кредит, работодатель может быть обязан выплатить компенсацию упущенной выгоды (проценты по кредиту, стоимость туров и т.д.) по суду.

Журнал учета выдачи справок (Рекомендуемая форма)

Хотя закон не обязывает вести журнал именно для справок (обязателен журнал учета выдачи трудовых книжек и вставок), на практике кадровики ведут Журнал выдачи справок и копий документов для учета и защиты от обвинений в невыдаче.

Колонки журнала:

1. Порядковый номер.
2. Дата выдачи.
3. ФИО работника, получающего справку.
4. Наименование справки (например: «О не льготном отпуске за 2024 г.»).
5. Куда выдана (Банк , Посольство , На руки).
6. Номер и дата справки.
7. Подпись получившего (работника или курьера/уполномоченного).
8. Примечание (кто подписал: Директор, Нач. кадров).

Чек-лист для кадровика перед выдачей

• [ ] Заявление работника есть? (Обязательно, ст. 62 ТК РФ).
• [ ] Правильно ли определен «рабочий год»? (Не календарный, а от даты приема на работу).
• [ ] Указан верный вид отпуска? (Основной по ст. 115 ТК РФ, а не «дополнительный» или «по уходу за ребенком»).
• [ ] Даты отпуска совпадают с приказом и табелем? (Код «ОТ» или «ОД»).
• [ ] Если нужна сумма — совпадает ли она с расчетным лиском и платежкой?
• [ ] Подписал уполномоченное лицо? (Есть приказ о правах подписи).
• [ ] Печать поставлена (если есть в уставе/локальном акте)?
• [ ] Выдано в течение 3 рабочих дней?
• [ ] Сделана отметка в журнале выдачи?

Справка о не льготном (основном ежегодном) отпуске — это стандартный кадровый документ свободной формы. Главное — четко указать: какой именно отпуск (основной по ст. 115 ТК РФ), за какой рабочий год, даты предоставления (или факт неиспользования) и основание (номер приказа). Соблюдение сроков выдачи (3 дня) и полноты реквизитов (ГОСТ) исключит претензии со стороны банков, визовых центров, судов и контролирующих органов.

Примечание: Во всех приведенных образцах конфиденциальные данные (ФИО, адреса, номера паспортов, ИНН, номера приказов, суммы) заменены на маску * в целях безопасности. При заполнении реального документа подставьте актуальные данные конкретного сотрудника и организации.