Справка о заработной плате — это один из самых востребуемых документов, который требуется сотрудникам для решения самых разных вопросов: от оформления кредита в банке до получения пособия по безработице в Центре занятости. С 11 февраля 2025 года вступил в силу новый единый бланк, утвержденный Приказом Минтруда России от № 637н. В этой статье мы подробно разберем, какой образец использовать в 2026 году, как правильно его заполнить и где взять проверенные шаблоны.

Нормативная база: что изменилось в 2025–2026 годах?

До 2025 года существовало несколько форм справок (например, форма 182н для Центра занятости, свободная форма для банков и т.д.). Приказ № 637н унифицировал процесс: теперь для подтверждения среднего заработка при расчете пособий по безработице и в ряде других обязательных случаев строго обязательна новая форма.

• Документ-основа: Приказ Минтруда от № 637н «Об утверждении формы справки о заработке (доходах) работника».
• Дата вступления в силу: 11 февраля 2025 года.
• Срок действия: Бессрочно (до отмены или изменения приказа).

Важно: Для банков, визовых центров, посольств и судебных исков (алименты) часто допускается свободная форма на фирменном бланке организации, если иное не установлено законом или требованиями конкретной принимающей стороны.

Основные виды справок о заработной плате

Справка строгой формы (ф. № 637н)

Обязательна для предоставления в:

• Центр занятости населения (для расчета пособия по безработице);
• Органы соцзащиты (назначение социальных выплат, субсидий на ЖКУ);
• ФНС (при проверках доходов);
• Суды (по требованию судебного пристава или при расчете алиментов, если требует суд).

Период расчета: обычно последние 3 календарных месяца (для пособия по безработицы) или 6 месяцев (для субсидий), заканчивающихся месяцем, предшествующим месяцу обращения.

Справка в свободной форме (на бланке организации)

Используется для:

• Банков (ипотека, потребительские кредиты, кредитные карты);
• Посольств и визовых центров (получение визы);
• Арендодателей, страховых компаний, частных лиц.

Здесь нет жесткого бланка, но есть обязательные реквизиты (см. раздел 4).

Справка 2-НДФЛ

Хотя это налоговая форма, ее часто просят вместо справки о ЗП. Она подтверждает доходы за год и удержанный НДФЛ. С 2023 года выдается в электронном виде через личный кабинет налогоплательщика или по запросу в бухгалтерии.

Структура и обязательные реквизиты справки (для любой формы)

Независимо от формы, в документе обязательно должны быть:

1. Наименование документа: «Справка о заработной плате» или «Справка о среднем заработке».
2. Дата составления и номер (по журналу учета исходящих документов/справок).
3. Реквизиты работодателя: Полное наименование (ООО «», ИП ), ИНН/КПП, юридический адрес (, г. , ул. , д. ), телефон (—*-).
4. Сведения о работнике: ФИО полностью ( * ), дата рождения (..*), СНИЛС (—* ), Табельный номер (*), Должность (), Подразделение ().
5. Период работы: Дата приема на работу (..*), дата увольнения (если уволен) или «по настоящее время».
6. Расчетный период: За какие месяцы/годы считается средний заработок (например: «за период с по »).
7. Средний дневной/месячный заработок (рассчитывается по правилам Постановления Правительства № 1539 или Приказа № 637н).
8. Цель выдачи: «Для предоставления в Центр занятости», «Для получения кредита в ПАО «»» и т.д.
9. Подписи: Руководителя ( * / * /) и Бухгалтера ( * / * */).
10. Печать организации (если справка не на фирменном бланке с предпечатным штампом — печать обязательна).

Пошаговая инструкция: как заполнить справку по форме 637н (образец 2026)

Ниже приведен алгоритм заполнения основных блоков нового бланка. Данные в примерах замаскированы.

Шаг 1. Шапка документа

СПРАВКА
о заработке (доходах) работника
№ * от ..2026 г.

Шаг 2. Сведения о работодателе (Раздел I бланка)

Шаг 3. Сведения о работнике (Раздел II бланка)

Шаг 4. Расчетный период и таблица начислений (Раздел III — самый важный)

Заполняется за последние 3 или 6 полных календарных месяцев (в зависимости от цели). Не включаем текущий неполный месяц.

Нюанс 2026 года: В новой форме предусмотрена графа «Вид дохода» (код по справочнику ФНС) и разделение на страховые/нестраховые выплаты. Бухгалтер должен аккуратно переносить данные из ведомостей начисления (Т-51, Т-53 или 1С).

Шаг 5. Расчет среднего заработка

Формула по Приказу № 637н (аналог Постановления № 1539):

Средний дневной заработок = Сумма начислений за расчетный период (исключая разовые выплаты, материальную помощь и т.д.) / Сумма календарных дней в отработанных месяцах (с учетом исключения дней невыхода по невиновной вине работника).

В бланке указывается итоговая цифра: Средний дневной заработок: * * руб. коп.

Шаг 6. Цель выдачи и подписи

Выдана для предоставления в: Центр занятости населения г. * / ПАО Банк «*» / Посольство 

Руководитель: _____________ /  *  /  * 
Главный бухгалтер: _____________ /  *  /  * *

М.П. (Печать организации)

Типичные ошибки при заполнении (чек-лист для бухгалтера)

• Старый бланк: Использование формы 182н или самописных бланков для Центра занятости после — отказ в приеме документов.
• Неверный период: Включение неполного текущего месяца или пропуск месяцев с нулевым заработком (декрет, уход за ребенком, имеют свои правила расчета).
• Отсутствие цели: Фраза «По требованию» недопустима. Нужно конкретное учреждение.
• Ошибки в СНИЛС/ИНН: Приводят к невозможности идентификации лица в фондах/ФНС.
• Нет печати: Если справка распечатана на чистом листе А4 без фирменного бланка — печать обязательна.
• Несоответствие 2-НДФЛ: Суммы в справке за год должны сходиться с 2-НДФЛ (допускаются разницы в пределах не налоговой базы, но лучше сверить).

Срок действия справки

• Для банков: Обычно 30 календарных дней с даты выдачи (уточняйте в конкретном банке).
• Для Центра занятости / Соцзащиты: Действует 10 рабочих дней с даты составления (п. 8 Приказа № 637н).
• Для виз: Часто требуют справку не старше 7–14 дней на момент подачи документов.

Где скачать актуальные бланки и образцы (Word / PDF)

Официальный бланк Приказа № 637н можно найти в системах: КонсультантПлюс, Гарант, Эталон-Онлайн (в разделе «Формы документов» -> «Кадровые документы» -> «Справки»).

На открытых ресурсах (сайты бухгалтерских журналов: «Бухгалтерия.ру», «Налог.Налог», «Время бухгалтера», «ПринтМания») публикуются готовые файлы:

• Бланк справки ф. 637н (пустой, для заполнения вручную/1С) — .xlsx / .docx
• Образец заполненной справки за 3 месяца (для безработицы) — .pdf
• Образец заполненной справки за 6 месяцев (для субсидии) — .pdf
• Шаблон свободной формы на бланке организации, .docx

Рекомендация: Скачивайте файлы только с проверенных профильных сайтов или используйте встроенные отчеты в 1С:ЗУП (версия 3.1.25+), где форма обновляется автоматически.

Электронный документооборот: можно ли не печатать?

Да. С 2023 года развивается практика предоставления справок в электронном виде:

1. Через личный кабинет ФНС (2-НДФЛ) — сотрудник скачивает сам, подпись ЭП ФНС.
2. Через СЭД организации (Диадок, СБИС, 1С-ЭДО) — справка подписывается ЭЦП руководителя и бухгалтера, отправляется получателю (банку, фонду) по каналам связи.
3. Для Центра занятости: Работодатель может направить данные по форме 637н электронно через интероперабельность СФР/Минтруда (функционал внедряется поэтапно).

Если принимающая сторона требует «оригинал» — распечатывайте на бланке с «живыми» подписями и печатью.

Особенности для ИП и некоммерческих организаций

• ИП без сотрудников: Справку о своих доходах для себя ИП не выдает (показывает декларацию 3-НДФЛ или выписку ЕГРИП). Если у ИП есть наемные работники — ИП выступает работодателем и выдает справку на своем бланке (с печатью, если есть, или без — по желанию, но с подписью).
• НКО / Бюджетные учреждения: Используют ту же форму 637н. Реквизиты: ОГРН, КПП (обычно один), наименование по Уставу.

Резюме: алгоритм действий сотрудника

1. Уточнить у запрашивающей стороны (банк, ЦЗН, посольство) точную форму и срок действия справки.
2. Написать заявление на имя руководителя (по форме организации или в свободной форме) с указанием цели и периода.
3. Передать заявление в бухгалтерию/кадры (лично, по почте, через СЭД).
4. Получить справку в срок не позднее 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ — предоставление справок по требованию работника).
5. Проверить: дата, подписи, печать, правильность сумм (сверка с зарплатными ведомостями/переводом на карту).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Данная статья носит информационный характер. При оформлении документов для государственных органов (ЦЗН, Суд, ФНС) обязательно используйте актуальную форму Приказа Минтруда № 637н. Для коммерческих целей (банки, визы) уточняйте требования конкретного контрагента. Персональные данные в примерах заменены на маски (*) в целях безопасности.