Справка о трудовом распорядке (режиме работы) — это официальный документ, подтверждающий график работы сотрудника, его сменность, продолжительность рабочего дня и недели. В 2026 году актуальность данного документа остается высокой: он требуется банкам для получения кредитов, консульствам для оформления виз, органам опеки, судам и фондам пенсионного страхования (СФР). В данной статье мы подробно разберем правовые основы, структуру, образцы заполнения и частые ошибки.

Правовая основа и нормативная база

Выдача справок о трудовой деятельности регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Ключевые статьи:

• Ст. 62 ТК РФ — работодатель обязан выдать справку по письменному заявлению работника в течение 3 рабочих дней.
• Ст. 84.1 ТК РФ — особенности выдачи справок при неполном рабочем времени.
• Ст. 89 ТК РФ — справки для работы по совместительству.
• Приказ Минтруда России от № 713н — утвердил единую форму СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»), обязательную для предоставления в СФР и иные случаях, предусмотренные законом.
• Письмо Роструда от № ПГ/9518-6-1 — разъяснения по порядку оформления заявления и сроков выдачи.

Важно: С 2023 года для подтверждения стажа и заработка перед СФР используется преимущественно форма СТД-Р. Однако для банков, виз, опеки и внутренних нужд организации часто используют свободную форму справки о режиме работы, утвержденную локальным нормативным актом (ЛНА) компании.

Когда требуется справка о режиме работы

1. Кредитование и ипотека: Банки запрашивают подтверждение стабильности дохода и графика работы (сменный/несменный, вахтовый метод).
2. Оформление визы: Консульства требуют справку с указанием графика, должности, зарплаты и разрешения на отпуск.
3. Работа по совместительству: Второй работодатель запрашивает справку о графике на основном месте работы для составления корректного графика совместителя (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
4. Органы опеки и попечительства: Для оценки условий жизни ребенка.
5. Судебные разбирательства: Расчет алиментов, компенсаций, споры об отработках.
6. Предоставление дополнительных выходных дней другому родителю: Справка о том, что дни не использованы (образец заполнения часто запрашивается в кадровых журналах, напр., «Кадровая служба», 2024, № 8).

Виды справок: какую форму выбрать?

Форма СТД-Р (Приказ Минтруда № 713н)

Обязательна для предоставления в Социальный фонд России (СФР) для назначения пособий, пенсий, а также по требованию работника для представления в государственные органы. Бланк регламентирован строго, заполняется в электронном виде или на бумаге.

Структура формы СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу № 713н):

• Сведения о работодателе (наименование, ИНН, КПП, адрес ).
• Сведения о работнике (ФИО , СНИЛС *, дата рождения).
• Сведения о трудовой деятельности: дата приема, должность, вид трудового договора, режим работы (полный день, сменный, гибкий и т.д.).
• Сведения о заработной плате (за последние 6/12 месяцев или за страховой период).
• Подпись руководителя и печать (при наличии), дата выдачи.

Справка свободной формы (Внутренний бланк организации)

Используется для банков, виз, совместительства, опеки. Форма утверждается Приказом об утверждении бланков справок или Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В ней можно отразить детали, которых нет в СТД-Р (например, конкретное время начала/окончания смены, график дежурств, наличие командировок).

Структура и обязательные реквизиты справки (свободной формы)

Согласно делопроизводству (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и ст. 62 ТК РФ, документ должен содержать:

• Пятидневная/шестидневная рабочая неделя.
• Продолжительность рабочего дня (8 часов, 12 часов и т.д.).
• Время начала и окончания работы (например: 09:00–18:00 с перерывом 13:00–14:00).
• Для сменного графика: схема смен (2/2, 3/3, вахта 30/30), ссылка на Утвержденный график сменности № * от * г.
• Наличие гибкого рабочего времени, удаленной работы, неполного дня.

Образец заполнения справки о режиме работы (Свобная форма)

ООО «РОМАШКА»
ИНН  КПП *
Адрес: г. , ул. , д; *
СПРАВКА
№ 123-ОТ от 09 апреля 2026 г.

Настоящей подтверждаю, что Иванов Иван Иванович* (дата рождения ..), работает в ООО «РОМАШКА» по трудовому договору № 456 от г. в должности водителя категории «С»* (табельный № 789).

Режим работы:
Работает по сменному графику (схема 2/2) в соответствии с Утвержденным графиком сменности № 12-ГР от г.
Продолжительность рабочего времени: 40 часов в неделю (суточная продолжительность — 12 часов).
Время начала работы: 08:00, окончания: 20:00.
Перерыв на отдых и питание: 60 минут (входит в рабочее время).
Выходные дни: согласно Графику сменности (перемежающиеся).
График сменности утверждается ежемесячно не позднее чем за 1 месяц до вступления в силу.

Средний заработок за последние 12 месяцев составил: * руб. в месяц (по желанию банка/по требованию).

Справка выдана для предоставления в ПАО Сбербанк (отделение № *) для оформления потребительского кредита.

Генеральный директор ______________ /Петров П.П.*/
М.П. Дата: 

Особенности оформления для специфических случаев

Сменный график и вахтовый метод

Обязательно сослаться на локальный нормативный акт — График сменности (утверждается приказом за месяц). В справке указывают схему (например, «два дня через два дня»), продолжительность смены (не более 12 часов по ст. 103 ТК РФ) и суммарный учет рабочего времени (если применимо).

Неполное рабочее время / Гибкий график

Указывают конкретное количество часов в день/неделю (например, «4 часа в день, 20 часов в неделю») и время начала/окончания. Ссылка на ст. 93, 96, 102 ТК РФ.

Справка для второго работодателя (совместительство)

Критически важно указать точное время начала и окончания работы на основном месте, чтобы второй работодатель мог обеспечить ежедневный перерыв (не менее 12 часов по ст. 91 ТК РФ) и еженедельный отдых (не менее 42 часов).

Справка об особых условиях труда (для пенсии/льгот)

Отдельный вид документа. Заполняется по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ № 967 (для списков № 1, № 2) или Приказом Минтруда № 713н (форма СТД-Р содержит раздел «Условия труда» с кодами класса условий труда по результатам СОУТ).

Порядок выдачи: пошаговая инструкция для кадровца

1. Получение заявления: Работник пишет заявление в свободной форме (на имя директора) с указанием цели и адресата. Устная просьба не является основанием (ст. 62 ТК РФ).
2. Регистрация: Внесение в журнал учета исходящих документов/справок (номер, дата, ФИО, цель).
3. Сбор данных: Запрос в отдел учета рабочего времени (табель), в бухгалтерию (заработок), у руководителя подразделения (подтверждение графика).
4. Формирование документа: Заполнение бланка (Word/Excel/1С/СЭД). Проверка актуальности графика сменности на текущий месяц.
5. Подписание: Руководитель организации или уполномоченное лицо (по доверенности/приказу).
6. Выдача: Под роспись в журнале или отправка почтой/ЭДО в течение 3 рабочих дней с момента заявления.

Ответственность за нарушение сроков и отказа

Игнорирование обязанности выдачи справки грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ (актуальные суммы на 2025–2026 гг.):

• Для организаций: от 30 000 до 70 000 руб.
• Для должностных лиц (кадровцев, директоров) и ИП: от 1 000 до 20 000 руб.
• При повторном нарушении — дисквалификация должностного лица на 1–3 года или штраф на организацию до 70 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Также работник имеет право обратиться в суд за компенсацией морального вреда и принуждением к выдаче справки.

Типичные ошибки при заполнении

• Отсутствие ссылки на График сменности при сменной работе (просто пишут «сменный график» без номера приказа и схемы).
• Устаревшие данные: указание графика, который действовал год назад, а не текущего.
• Путаница с формами: выдача свободной формы вместо СТД-Р для СФР (и наоборот, если банк требует свой бланк).
• Отсутствие цели выдачи: справка без фразы «для предоставления в…» может не быть принята адресатом.
• Нарушение срока: выдача на 4-й день и позже.

Автоматизация и хранение

В 2026 году рекомендуется использовать:

• 1С:ЗУП / 1С:Кадры, автоматическое формирование СТД-Р и свободных форм по данным табелей.
• СЭД (Диадок, СБИС, Контур.Диадок) — выдача справок в электронном виде с ЭЦП, отправка работнику в личный кабинет или сразу в банк/СФР.
• Электронный архив — хранение копий выданных справок не менее 75 лет (для СТД-Р/пensionных) или 5 лет (для обычных справок) согласно Перечню типовых документов, подлежащих архивированию.

Где скачать актуальные бланки (2025–2026 гг.)

Готовые шаблоны в формате Word (.docx) и Excel (.xlsx) можно найти в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на профильных порталах (Мое Дело, Бухонлайн, Налог-Налог, Время Бухгалтера).

• Форма СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда № 713н) — обязательно качайте именно редакцию Приказа от (последняя редакция вступала в силу , изменений на нет).
• Образец Приказа об утверждении бланка справки о режиме работы — для внедрения свободной формы в ЛНА компании.
• Образец Графика сменности на 2025–2026 гг. (Excel) — для корректного заполнения раздела «Режим работы».

Грамотно оформленная справка о трудовом распорядке — это не только выполнение требований ТК РФ, но и защита организации от штрафов Роструда, а также помощь сотруднику в решении жизненных вопросов (ипотека, виза, пенсия). Ключевые правила: срок 3 дня, письменное заявление, актуальные данные по Графику сменности и правильный выбор формы (СТД-Р или свободная) в зависимости от адресата.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, КоАП РФ, Приказ Минтруда № 713н) и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с трудовой инспекцией или юристом по трудовому праву.