Справка о том, что пособие по временной нетрудоспособности (больничный лист) или иное социальное выплаты не назначалось и не выплачивалось, — это документ, который часто требуется при смене работы, оформлении декретных пособий, получении выплат от ФСС (СФР) через новый работодателя или для судебных целей. Ниже представлено подробное описание правил заполнения, правовая база и готовые образцы.

Когда требуется такая справка?

• Переход на новое место работы: Новый работодатель запрашивает справку за последние 2 календарных года (или за расчетный период) для расчета среднего заработка при будущем оплате больничного.
• Оформление пособий по беременности и родам: Если женщина работала у нескольких работодателей, СФР требует подтвердить, что пособие не было получено у предыдущего нанимателя.
• Судебные иски: При спорах о выплате пособий или заработной платы.
• Расчет пособия по уходу за ребенком до 1,5 / 3 лет: Для подтверждения факта неполучения выплат за прошлые периоды.

Правовая основа

Основным документом, регулирующим порядок расчета и выплаты пособий, является Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в части временной нетрудоспособности) и Приказ Минтруда России от № 711н (утвердивший единые формы справок).

Важно: С 2023 года основным бланком для предоставления сведений о заработке и стаже является Форма 182н (утв. Приказом Минтруда № 711н). Именно в этой форме указываются периоды, за которые пособия не назначались.

Какая форма используется?

Образец заполнения Формы 182н (фрагмент, касающийся «не назначалось»)

В разделе 3 формы 182н («Сведения о периодах работы (деятельности) и заработке (доходе)») для каждого месяца расчетного периода указываются коды. Если пособие не назначалось, заполняется графы заработка, а в разделе 4 (Сведения о назначении и выплате пособий) соответствующие строки остаются пустыми или заполняются с указанием нулевых значений.

Пример заполнения Раздела 3 (Сведения о заработке):

| Месяц | Год | Кол-во дней | Заработок (руб.) | Код вида оплаты |
|-------|-----|-------------|------------------|-----------------|
| 01 | 2024| 20 | 45 000,00 | 2000 (Зарплата) |
| 02 | 2024| 18 | 40 500,00 | 2000 |

| 03 | 2024| 0 | 0,00 | 2600 (Пособие НЕ назначалось ‒ код отсутствует, строка может не заводиться) |

Ключевой момент: Если сотрудник болел, но стаж меньше 6 месяцев (или не выполнены условия страхования), пособие не назначается. В этом случае в табеле учитывается время болезни (код «Б» или 019), но в форме 182н за этот период заработок не указывается (или указывается 0), а в разделе 4 сведения о выплате пособия отсутствуют. Это и есть подтверждение факта «не назначения».

Образец справки в свободной форме (на бланке организации)

Используется, если запрашивает банк, консульство или для внутренних нужд, когда не требуется строгая форма 182н.

Пошаговая инструкция по заполнению (для кадровника/бухгалтера)

1. Идентификация: Укажите полные реквизиты организации (Полное наименование, ИНН/КПП, ОГРН, адрес — частично маскируйте при выдаче третьим лицам).
2. Данные сотрудника: ФИО, СНИЛС, Табельный номер, Период работы.
3. Расчетный период: Обычно 2 календарных года, предшествующих году страхового случая (для 2026 года это 2024 и 2025 гг.).
4. Анализ больничных: Проверьте все листы нетрудоспособности за расчетный период.
   • Были ли они оплачены организацией? (Сумма в ведомости начислений > 0).
   • Были ли они переданы в СФР (бывший ФСС) на оплату? (Только для случаев ухода за больным членом семьи, карантин и т.д., оплачиваемых за счет СФР).
5. Формулировка:
   • Если больничных не было вообще: «Пособие по временной нетрудоспособности не назначалось и не выплачивалось».
   • Если больничный был, но оплачен за счет работодателя: «Пособие по временной нетрудоспособности назначалось и выплачивалось за счет средств работодателя» (указать суммы и периоды).
   • Если больничный был, но стаж < 6 мес. (пособие не назначается, выплачивается за счет МРОТ): «Пособие по временной нетрудоспособности не назначалось в связи с недостаточным страховым стажем, выплачен заработок по МРОТ» (указать суммы).
6. Подписи: Руководитель + Главный бухгалтер (или лицо, выполняющее его обязанности). Печать организации (при наличии).
7. Регистрация: Зарегистрируйте справку в журнале учета выданных справок.

Типичные ошибки и нюансы

• Путаница между «не назначалось» и «не выплачивалось»: «Не назначалось» — правовое основание отсутствует (нет стажа, не страхованное лицо). «Не выплачивалось» — назначено, но деньги не переведены (ошибка банка, просрочка). В справке для СФР/нового работодателя важно различать это для правильного расчета стажа.
• Игнорирование Формы 182н: С 2023 года СФР и новые работодатели имеют право требовать только форму 182н (в электронном виде через ЭДО или на бумаге). Справка в свободной форме для расчета больничного не подходит.
• Скрытие периодов работы по ГПХ: Если физлицо работало по ГПХ (договорам гражданско-правового характера) и было застраховано плательщиком взносов, эти периоды и доходы тоже должны быть в форме 182н (код вида оплаты 2400).
• Маскировка данных: При передаче справки сотруднику «на руки» для банка/визы, маскируйте паспорт, СНИЛС, адрес, телефон директора (*). При передаче в СФР/новый работодатель, данные передаются в открытом виде по защищенным каналам.

Электронный документооборот (ЭДО)

На 2026 год стандарт де-факто — передача формы 182н через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, Такском и др.) по формализованному формату ФНС № EDI_182n_5.01 (или актуальной версии).

• Бумажная справка с печатью и подписью требуется редко (архивные периоды до 2019 г., суды, банки без ЭДО).
• При отправке через ЭДО квитанция о получении служит подтверждением факта предоставления сведений.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Сотрудник просит справку, что пособие не назначалось, но он болел 2 недели назад. Что писать?

Ответ: Если больничный лист закрыт, пособие рассчитано и начислено (даже если еще не выплачено на карту к моменту написания справки), вы не можете написать «не назначалось». Пишите: «Пособие по временной нетрудоспособности за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ назначено в размере ХХХ руб., выплата запланирована ДД.ММ.ГГГГ». Если больничный еще не сдан — укажите, что на текущую дату пособие не назначалось.

Вопрос: Как заполнить форму 182н, если сотрудник ушел в декрет, а потом уволился, и за последние 2 года заработка не было?

Ответ: В форме 182н за месяцы декрета (пособие по БР) заработок не указывается (или указывается 0 дней, 0 руб.). В разделе 4 указываются сведения о назначении пособия по БР (если оно назначалось вами). Если пособие по БР назначал СФР (работодатель не платил) — в разделе 4 ничего не ставите, но в разделе 3 период декрета отражаете как период работы (дней 0, заработок 0). Для нового работодателя это сигнал: «здесь заработка не было, запрашивайте справку у СФР или предыдущего работодателя за более ранние годы».

Вопрос: Обязательно ли ставить печать на справке в свободной форме в 2026 году?

Ответ: Согласно ст. 2 Закона «Об учете…» и ст. 160 ТК РФ, организации имеют право отказаться от печати (зафиксировать в Уставе/Положении о делопроизводстве). Если печать отменена — справка действительна только с двух подписей (руководитель + бухгалтер) и указанием основания отсутствия печати. Для СФР (форма 182н) печать не требуется (только ЭЦП при электронной отправке или подписи на бумажном экземпляре).

Данная статья носит информационный характер. Образцы требуют адаптации под конкретную ситуацию и актуальное законодательство на момент составления (данные актуальны на ). Для сложных случаев (суды, споры со СФР) рекомендуется консультация с трудовным юристом или профильным бухгалтером.