Справка о неиспользованном льготном отпуске — это официальный документ, который выдаёт работодатель по запросу работника. Она подтверждает, что сотрудник не воспользовался своим правом на дополнительный (льготный) отпуск либо на связанные с ним выплаты — например, на оплату проезда к месту отдыха и обратно. Такой документ чаще всего требуется работникам районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей, а также при оформлении компенсаций и пособий.
В каких случаях требуется справка
- при оформлении компенсации расходов на проезд к месту отдыха неработающим пенсионером (справка с последнего места работы о неиспользовании права на льготный проезд);
- при подтверждении того, что второй родитель не использует отпуск по уходу за ребёнком и не получает соответствующее пособие;
- при переносе неиспользованных дней отпуска на следующий рабочий год;
- при увольнении, для расчёта компенсации за неиспользованные дни отпуска;
- по запросу СФР, бухгалтерии или кадровой службы нового работодателя.
Что следует знать о льготном отпуске
Под льготным отпуском обычно понимают дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый за особые условия труда: работу во вредных условиях, ненормированный рабочий день, работу в районах Крайнего Севера. Для «северян» дополнительно предусмотрена оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ). Важно помнить: выплаты являются целевыми и не суммируются, если работник своевременно не воспользовался своим правом.
Структура и содержание справки
Унифицированной формы документа законодательством не установлено, поэтому справка составляется в свободной форме на фирменном бланке организации. Однако она должна содержать обязательные реквизиты:
- наименование организации, её адрес и реквизиты (ИНН, ОГРН);
- дата составления и исходящий номер документа;
- ФИО работника, его должность и структурное подразделение;
- период работы, за который льготный отпуск не использовался;
- количество неиспользованных дней отпуска;
- указание на то, что компенсация проезда к месту отдыха не выплачивалась (если требуется);
- назначение справки («для предъявления по месту требования»);
- подпись руководителя и главного бухгалтера, печать организации.
Образец справки
ООО «Северная компания»
Адрес: 163, г. Архангельск, ул. Примерная, д. 1
ИНН 2901*, ОГРН 10229*
Тел.: +7 (8182) —
Исх. № 47-* от
СПРАВКА
о неиспользованном льготном отпуске
Настоящая справка выдана Иванову Ивану Ивановичу, работающему в ООО «Северная компания» в должности инженера-технолога с 15.06.20** (приказ о приёме на работу № 12-к от 15.06.20), в том, что за период работы с по дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 16 (шестнадцать) календарных дней, предоставляемый за работу в районах Крайнего Севера, им не использован.
Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за указанный период работнику не выплачивалась.
Справка выдана для предъявления по месту требования.
Генеральный директор _____________ Петров П.П.
Главный бухгалтер _____________ Сидорова А.А.
М.П.
Рекомендации по оформлению
- Справка выдаётся по письменному заявлению работника в срок не позднее трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
- Документ должен быть заверен подписью руководителя и печатью организации (при её наличии).
- Если справка запрашивается для СФР или иного ведомства, уточните, требуется ли указание конкретного получателя.
- Работнику рекомендуется сохранить копию справки и отметку о её получении.
Справка о неиспользованном льготном отпуске — простой, но юридически значимый документ. Правильно оформленная справка позволит работнику подтвердить свои права на компенсации, пособия и льготы, а работодателю, избежать споров с контролирующими органами. Приведённый образец можно использовать как шаблон, подставив актуальные данные вашей организации и работника.