Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

График отпусков, это основной кадровый документ, регламентирующий порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации. На 09 марта 2026 года график на текущий год уже должен быть утвержден, подписан и вводиться в действие. В данной статье подробно разберем образец заполнения унифицированной формы Т-7, сроки составления, нюансы оформления и ответы на частые вопросы.

Нормативная база и форма документа

Единой обязательной формой графика отпусков на сегодняшний день является унифицированная форма № Т-7 (ОКУД 0301020), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от № 1. Она применяется с 3 апреля 2004 года.

Важно: Работодатели вправе не использовать форму Т-7, а разработать свою собственную форму графика отпусков. Для этого необходимо утвердить ее локальным нормативным актом (ЛНА) — например, Положением о порядке предоставления отпусков или Приказом о внедрении собственных форм первичной учетной документации (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»).

Независимо от выбранной формы (Т-7 или собственная), документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные законодательством.

Сроки составления и утверждения на 2026 год

Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков составляется и утверждается за две недели до наступления нового календарного года.

Дедлайн для 2026 года: 17 декабря 2025 года (включительно).
Текущий статус (март 2026): Документ уже должен быть утвержден руководителем, ознакомлен под роспись с работниками и передан в бухгалтерию для расчета отпускных.

Если график не был утвержден в срок, это является нарушением трудового законодательства и может повлечь штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.).

Структура формы Т-7: пошаговый разбор колонок

Форма Т-7 представляет собой таблицу. Ниже приведено описание каждой колонки с пояснениями, как заполнить образец правильно.

Шапка документа

Код по ОКПО: Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
Наименование организации: Полное или сокращенное наименование (например, ООО «»);
График отпусков на 20__ год: Указываем 2026.
Утверждено: Должность руководителя (Генеральный директор), подпись, расшифровка подписи (ФИО ), дата утверждения (не позднее ).
Согласовано с выборным органом профсоюза: Если в организации есть профсоюз, ставится подпись председателя профкома и дата. Если профсоюза нет — строку зачеркивают или пишут «Профсоюзная организация отсутствует».

Табличная часть (Основные колонки)

Работник ставит подпись и дату ознакомления с графиком до его утверждения (или в день утверждения). Это подтверждает согласование дат.

№ колонки	Наименование колонки	Что указываем в образце
1	Порядковый номер	Сквозная нумерация записей по организации (1, 2, 3…).
2	Структурное подразделение	Название отдела/цеха/филиала (например, Бухгалтерия, Отдел продаж, Филиал в г. *). Если подразделений нет — ставим тире или наименование организации.
3	Табельный номер	Номер работника по табелю учета рабочего времени (формы Т-12/Т-13).
4	Фамилия, имя, отчество	ФИО полностью (в образце для статьи маскируем: Иванов И.И., Петров П.П.*). В реальном документе пишутся полностью.
5	Должность (профессия)	Точное название по штатному расписанию (например, Главный бухгалтер, Менеджер по продажам);
6	Количество дней отпуска	Всего календарных дней основного оплачиваемого отпуска с учетом дополнительных. Общий срок, 28 календарных дней. + Дополнительные за вредность/негативные условия, за нестандартный рабочий день, за особый характер работы (учителя, врачи, работники Дальнего Севера и т.д.).
7	Период работы, за который предоставляется отпуск	Рабочий год (период накопления права на отпуск). Формат: ДД.ММ.ГГГГ — ДД.ММ.ГГГГ. Например: — . Для вновь принятых — от даты приема на работу.
8	Вид отпуска	Код или наименование: О — Основной ежегодный оплачиваемый. Д, Дополнительный (за вредность, выслугу лет и т.д.). У — Учебный. Б/О, Без сохранения заработка (по желанию работника).
9	Даты предоставления отпуска	Самая важная колонка. Указываем конкретные даты начала и окончания каждого отрезка отпуска. Формат: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.ММ.ГГГГ. Если отпуск разбит на части: каждая часть на новой строке (с повторением ФИО или сквозной нумерацией частей). Пример: — (28 дней).
10	Основание (номер и дата приказа, заявления)	Ссылка на документ-основание. Обычно заполняется после издания приказа (формы Т-1/Т-1а). Пример: Приказ № 45-ОД от . В черновике графика колонку могут оставить пустой, заполняя по ходу года.
11	Подпись работника об ознакомлении
12	Примечания	Специальные отметки: «Отпуск предоставлен за счет будущего периода работы» (для работников с выслугой < 6 мес., беременных, несовершеннолетних и т.д.). «Перенос отпуска с 2025 г.» (если часть дней перенесена в 2026). «Замена части отпуска доп. выплатой» (если работник написал заявление на компенсацию дней свыше 28).

Образец заполнения (Визуализация строки)

Ниже приведен пример того, как выглядит заполненная строка в таблице графика отпусков на 2026 год.

 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
 |—|—|—|—|—|—|—|—|—|—|—|—|
 | 1 | Бухгалтерия | 0045 | Иванова А.В.* | Главный бухгалтер | 31 (28+3 за нестанд.день) | ౼ | О | ⎻ | Приказ № 32-ОД от | Подпись * / | ⎻ |
 | 2 | Отдел продаж | 0112 | Сидоров С.С.* | Менеджер | 28 | ౼ | О | ⎻ (14 дн.) | Приказ № 2-ОД от | Подпись * / | Остаток 14 дн. летом |
 | | | | | | | | О | ౼ (14 дн.) | Приказ № 45-ОД от | | | 

Примечание: В колонке 9 для Сидорова С.С.* показан пример разделения отпуска на две части (14+14 дней) по соглашению сторон.

Особые случаи и нюансы заполнения на 2026 год

Работники в декретном отпуске

Женщин, находящихся в декретном отпуске (по уходу за ребенком до 3 лет), в график отпусков на 2026 год включать не нужно, так как они не накапливают право на ежегодный отпуск за этот период (ст. 256 ТК РФ). Исключение: если работница решит выйти на работу досрочно (неполный день/неделю) — тогда она накапливает право на отпуск и ее включают в график с момента выхода.

Новые сотрудники (принятые в 2026 году)

Право на первый отпуск возникает после 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ). В график на 2026 год их включают с указанием предполагаемых дат (ориентировочных). В колонке «Примечания» пишут: «Ориентировочные даты, уточнятся по истечении 6 мес.».

Исключения (отпуск до 6 месяцев): несовершеннолетние, беременные женщины, усыновители ребенка до 3 месяцев, работники, перешедшие из другой организации по соглашению — включают в график с конкретными датами сразу.

Перенос неиспользованных дней с 2025 года

Если работник не использовал отпуск за 2025 год (или его часть) по производственной необходимости или по собственному желанию (с согласия работодателя), эти дни переносятся в 2026 год.

В графике на 2026 год указывают две строки (или в примечании): основной отпуск за 2026 год + перенесенные дни за 2025 год;
В колонке «Период работы» для перенесенных дней указывают период 2025 года.
В колонке «Примечания»: «Перенос неисп. части отпуска за 2025 г. (Приказ № ___ от ___)».

Замена части отпуска денежной компенсацией

Работник может написать заявление на заменю части отпуска (свыше 28 дней) выплатой. В графике:

В колонке «Количество дней» указывают полный срок (например, 31 день).
В колонке «Даты предоставления» указывают даты только за 28 дней (или за фактически предоставляемую часть).
В колонке «Примечания»: «Замена 3 дней отпуска доп. выплатой (Заявление от ___)».

Порядок работы с графиком в течение 2026 года

График отпусков — это рабочий документ. В него вносят изменения на протяжении всего года.

Порядок изменений:

Инициатива: Просьба работника (заявление), производственная необходимость (инициатива работодателя), болезнь в отпуске, вызов на госслужбу и т.д.
Согласование: Новые даты согласовываются с работником (подпись в колонке 11 или отдельное заявление).
Оформление: Издается приказ (форма Т-1/Т-1а) о предоставлении/переносе/прекращении отпуска.
Внесение в график: Ответственное лицо (Кадры/Бухгалтерия) вносит изменения в колонки 9, 10, 12 графика Т-7. Старые данные не зачеркивают полностью, а аккуратно корректируют или добавляют новую строку для новой части отпуска.

Хранение и контроль

Срок хранения: 50 лет (как документ, относящийся к учету рабочего времени, перечень утвержден Росархивом).
Хранится: В кадровой службе (или у ИП/руководителя, если кадровика нет) в папке «Графики отпусков» по годам.
Контроль: Инспектора ГИТ (Государственной инспекции труда) при проверках обязательно запрашивают график отпусков, сверяют с приказами (Т-1), табелями учета рабочего времени (Т-12/Т-13) и расчетами отпускных.

Типичные ошибки при составлении образца

Пропуск работников: Не включены временные, сезонные, неполный день, работники ГПХ (если по договору предусмотрен отпуск) или сотрудники в командировках/на больничном на момент составления.
Нарушение очередности: Даты выставлены без учета предпочтений работников или производственной необходимости, нет подписей ознакомления (колонка 11 пуста).
Несоблюдение минимума: Предоставлено менее 28 календарных дней основного отпуска (без оснований ст. 122 ТК РФ).
Разрыв отпуска без согласия: Отпуск разбит на части по инициативе работодателя без письменного согласия работника (ст. 125 ТК РФ).
Отсутствие приказа: Даты в графике есть, а приказа (Т-1) на дату начала отпуска нет — риск штрафов и проблем с расчетом НДФЛ/страховых взносов.

Где получить бланк и образец заполнения

Официальный бланк формы Т-7 и типовые образцы заполнения можно скачать бесплатно в открытых источниках или на порталах правовых систем:

Сайт Федеральной службы государственной статистики (Росстат) — раздел «Унифицированные формы».
Правовые системы: КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс (разделы «Формы документов» / «Кадровый учет» / «Форма Т-7»).
Специализированные кадровые порталы (например, «Мое дело», «Альфа-Курс», «Современный предприниматель»), обычно доступны форматы .doc (Word), .xls/.xlsx (Excel), .pdf.

Рекомендация: Удобнее всего вести график в Excel (автоматический расчет дней, фильтры по отделам), а перед утверждением распечатывать, прошивать, нумеровать и хранить в бумажном виде (или в ЭДО с ЭЦП).

Резюме

Составление графика отпусков на 2026 год — процедура обязательная и строго регламентированная по срокам (утверждение до ). Использование формы Т-7 — самый безопасный и понятный для инспекторов вариант, однако допускается собственная форма, закрепленная в ЛНА.

Ключевые моменты для правильного образца:

Включены все работники (кроме декретниц).
Указаны точные даты начала и окончания (колонка 9).
Соблюден минимальный срок 28 дней (плюс доп. отпуска).
Есть подписи работников об ознакомлении (колонка 11).
Документ утвержден приказом руководителя.
В течение года график актуализируется (переносы, болезни, компенсации) с оформлением приказами Т-1.

Грамотно составленный график отпусков — это не только выполнение требований закона, но и инструмент планирования кадровых ресурсов, предотвращающий простой производства и конфликты с коллективом.

Статья подготовлена на основе актуальной на информации из открытых источников и Трудового кодекса РФ. Персональные данные в примерах замаскированы (*). Данная информация носит справочный характер; для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.