При увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Однако на практике нередко возникают ситуации, когда сотрудник не может лично получить документ — например, находится в другом городе, болеет или просто не явился за книжкой. В таких случаях закон допускает отправку трудовой книжки по почте, но только при наличии письменного согласия работника.
Правовое основание
Ключевая норма — статья 84.1 Трудового кодекса РФ. Она прямо связывает право работодателя направить трудовую книжку почтовым отправлением с наличием письменного обращения (согласия) работника. Без такого согласия отправка документа по почте не допускается: работодатель обязан хранить книжку у себя и выдать её по первому требованию сотрудника.
Если работник в день увольнения отсутствует или отказывается получить книжку, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку по почте. С момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки;
Что должно содержать согласие
Закон не устанавливает строгой формы документа, поэтому согласие составляется в свободной форме. Однако чтобы документ имел юридическую силу, рекомендуется указать:
- наименование организации-работодателя и ФИО руководителя;
- ФИО работника, его паспортные данные и должность;
- дату увольнения и номер приказа о прекращении трудового договора;
- прямое волеизъявление о согласии на отправку трудовой книжки (и вкладыша, если он есть) по почте;
- точный почтовый адрес с индексом, по которому следует направить документ;
- просьбу направить книжку заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения;
- дату составления и личную подпись работника.
Образец согласия
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
паспорт: серия 45* № **456, выдан ОВД г. Москвы
СОГЛАСИЕ
Я, Петров Пётр Петрович, уволенный из ООО «Пример» с должности менеджера отдела продаж на основании приказа № 12-к от , в связи с невозможностью личного получения трудовой книжки, даю согласие на отправку моей трудовой книжки (серия АТ-* № *) и вкладыша к ней по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения по следующему адресу:
123*, г. Москва, ул. Ленина, д. , кв. .
О получении трудовой книжки по почте прошу считать обязанность работодателя по её выдаче исполненной; Претензий к работодателю по срокам выдачи трудовой книжки не имею.
Подпись: ____________ / Петров П.П. /
Практические рекомендации работодателю
- Отправляйте книжку только заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении — это подтвердит факт отправки и получения.
- Сохраняйте копию согласия и почтовые квитанции — они понадобятся при возможных спорах.
- Проверьте адрес, указанный работником, и сверьте его с данными заявления.
- Если согласие получено по электронной почте, желательно запросить оригинал с «живой» подписью.
- Не отправляйте книжку по почте без письменного согласия — это нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Согласие на отправку трудовой книжки по почте — простой, но юридически значимый документ. Он защищает работодателя от претензий о задержке выдачи документа, а работнику позволяет получить книжку без личного визита; Главное — оформить согласие письменно, указать точный адрес и отправить документ способом, подтверждающим вручение.