Электронный документооборот (ЭДО) прочно вошёл в деловую практику российских компаний. Он позволяет существенно сократить издержки на печать, хранение и доставку документов, ускорить согласование сделок и упростить взаимодействие с контрагентами. Однако чтобы электронные документы имели юридическую силу, сторонам необходимо заключить соглашение об электронном документообороте. В этой статье мы подробно разберём, что представляет собой такой документ, какие условия в него включают, и приведём образец соглашения.
Что такое соглашение об электронном документообороте
Соглашение об электронном документообороте — это документ, который фиксирует порядок обмена электронными файлами между партнёрами. Оно определяет:
- виды документов, которыми стороны будут обмениваться в электронном виде;
- тип электронной подписи, используемой для подписания;
- порядок идентификации участников обмена;
- ответственность сторон;
- порядок разрешения споров.
Важно понимать: в законодательстве РФ не закреплён унифицированный бланк такого соглашения. Стороны вправе составить его в произвольной форме, однако документ должен соответствовать требованиям Федерального закона от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Гражданского кодекса РФ.
Зачем нужно соглашение об ЭДО
- Придать электронным документам юридическую силу. Если документы подписываются усиленной неквалифицированной (УНЭП) или простой электронной подписью (ПЭП), их юридическая значимость признаётся только при наличии соглашения между сторонами (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
- Защититься в суде. Если подписывать документацию УНЭП или ПЭП в отсутствие соглашения о переходе на ЭДО, есть риск, что суд откажется признавать такие документы доказательствами.
- Упростить бизнес-процессы. Обмен счетами-фактурами, актами, накладными и договорами занимает минуты вместо дней.
- Сократить расходы на бумагу, печать, курьерскую доставку и архивное хранение.
Обратите внимание! Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами отличается от согласия работника компании на взаимодействие через систему кадрового ЭДО. Это разные документы с разным правовым содержанием.
Какие условия включают в соглашение
Типовое соглашение об ЭДО между контрагентами содержит следующие разделы:
Термины и определения
Здесь раскрываются ключевые понятия: «электронный документ», «электронная подпись», «оператор ЭДО», «участник электронного документооборота» и другие.
Предмет соглашения
Указывается, что стороны договорились осуществлять документооборот в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, в т.ч. через оператора ЭДО.
Перечень электронных документов
Перечисляются виды документов, которыми компании будут обмениваться: договоры, дополнительные соглашения, счета, счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), акты, товарные накладные, претензии и т. д.
Виды электронных подписей и порядок их использования
Определяется, какой тип подписи применяется (квалифицированная, неквалифицированная, простая), порядок проверки подписи и идентификации подписанта.
Права и обязанности сторон
Включают обязанности хранить ключи электронной подписи в тайне, своевременно уведомлять о компрометации ключа, обеспечивать техническую возможность обмена.
Ответственность сторон
Устанавливаются санкции за нарушение условий соглашения, порядок возмещения убытков.
Порядок разрешения споров
Как правило, предусматривается претензионный порядок и подсудность споров арбитражному суду.
Срок действия и порядок расторжения
Указывается срок действия соглашения и условия его досрочного прекращения.
Реквизиты и подписи сторон
Образец соглашения об электронном документообороте
Ниже приведён упрощённый образец соглашения, который можно адаптировать под нужды вашей компании.
СОГЛАШЕНИЕ № ___
об обмене электронными документами
г. Москва &