Служебная записка — это основной документ внутреннего документооборота, который используется для передачи информации, предложений или сообщений о фактах, требующих решения руководства. В контексте кадрового делопроизводства она часто становится отправной точкой для оформления приказа об увольнении. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить служебную записку на увольнение сотрудника, какие существуют основания, нюансы сроков и хранения документов.

Что такое служебная записка и зачем она нужна при увольнении

Согласно общепринятой практике делопроизводства и Трудовому кодексу РФ (ТК РФ), служебная записка — это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. В случае увольнения она выполняет несколько функций:

• Инициация процедуры: Зафиксирована инициатива увольнения (со стороны работодателя или по соглашению сторон).
• Обоснование оснований: Указаны конкретные статьи ТК РФ (например, ст. 81 ТК РФ — основания для расторжения по инициативе работодателя).
• Передача полномочий: Сообщается о необходимости перераспределения обязанностей уволенного сотрудника на период поиска замены.
• Юридическое значение: Служит основанием для издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора.

Важно: Недопустимы личные мнения, эмоциональные оценки, а также указание непроверенных (недоказанных) фактов и событий. Документ должен быть сухим, деловым и опираться на конкретные нарушения или обстоятельства.

Основные виды служебных записок при увольнении

В зависимости от ситуации, записка может быть написана разными лицами и по разным поводам:

Записка руководителя подразделения (инициатор, работодатель)

Наиболее частый сценарий. Начальник отдела пишет директору с просьбой уволить подчиненного за прогулы, невыполнение обязанностей, грубое нарушение трудовой дисциплины (п. «а», «б», «в» ч. 6 ст. 81 ТК РФ) или по иным основаниям ст. 81 ТК РФ.

Записка по факту подачи заявления сотрудником (инициатива — работник)

Если сотрудник подал заявление об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ), руководитель подразделения пишет служебную записку директору с информацией: «Такой-то подал заявление, прошу принять к сведению, инициировать приказ, распределить нагрузку».

Записка о невозможности удержания работника (пенсионер)

Иногда возникает вопрос об увольнении работника, выходящего на пенсию. Ключевой момент: Ничего не понятно, уйти на пенсию и прекратить работать сотрудник может только если сам того пожелает. Если он хочет продолжать работать — никто его уволить не может. Записка в таком случае пишется только для согласования условий продолжения работы или оформления увольнения по собственному желанию пенсионера.

Записка о переводе вместо увольнения

Альтернативный вариант — служебная записка руководителя подразделения о переводе сотрудника на другую должность (например, в отдел логистики) с указанием даты (например, с 1 сентября 2025 года). Если перевод оформлен приказом, служебная записка хранится вместе с кадровыми документами.

Структура и правила оформления служебной записки (Образец 2026 года)

Единой утвержденной формы (как форма Т-8 для приказа) для служебной записки не существует. Организация утверждает свой бланк в ЛНА (локальном нормативном акте) или использует свободную форму на фирменном бланке. Однако обязательны следующие реквизиты (по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

1. Шапка документа:
   • Кому: Должность, ФИО руководителя организации (например, Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.).
   • От кого: Должность, ФИО автора (например, Начальника отдела продаж Петрова П.П.).
2. Наименование документа: «Служебная записка» (по центру строки).
3. Дата и регистрационный номер: Ставится при регистрации в журнале учета входящей/внутренней корреспонденции.
4. Тема: Кратко суть (например, «Об увольнении менеджера отдела продаж Сидорова С.С.*»).
5. Текст записки (содержательная часть):
   • Описание ситуации (факты, даты, ссылки на документы: акты, объяснительные, заявления).
   • Ссылка на норму права (статью ТК РФ).
   • Конкретная просьба (прошу издать приказ об увольнении с такой-то датой по такому-то основанию).
6. Приложения: Перечень прилагаемых документов (копия заявления, акт о прогуле, объяснительная записка, копия трудового договора).
7. Подпись автора: Должность, расшифровка подписи, дата.
8. Виза согласования (при необходимости): Подписи кадровика, юриста, бухгалтера.

Конкретные образцы текста для частых ситуаций

Ситуация 1: Увольнение за прогул (п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ)

Текст записки:

«Докладываю, что менеджер отдела продаж Сидоров С.С. (табельный номер ) не явился на работу по неизвестным причинам. О отсутствии сотрудника на рабочем месте составлен Акт № * от . Объяснительная записка от сотрудника не поступила в установленный срок (2 рабочих дня).

На основании п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ прошу издать приказ об увольнении Сидорова С.С. за прогул с (днем прогула).

Прошу также поручить кадровику Смирновой А.В. оформить расчет и выдачу трудовой книжки. Обязанности Сидорова С.S.* на период поиска нового сотрудника временно возложить на менеджера Козлова К.К.* с выплатой доплаты за совмещение».

Ситуация 2: Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) — нюанс с датой

Частая ошибка: сотрудник пишет в заявлении дату увольнения, не учитывая двухнедельный срок уведомления (отработки).

Пример: Ольга лично подает работодателю заявление об увольнении по собственному желанию 1 марта. Отработка 14 дней начинается со 2 марта. Уволить можно 15 марта. Если в заявлении указана дата 5 марта — это ошибка сотрудника.

Алгоритм действий HR/руководителя:

1. Устная просьба переписать заявление с правильной датой.
2. Если сотрудник отказывается — пишется служебная записка руководителем кадрами/начальником отдела директору с просьбой уволить по истечении законного срока (14 дней), несмотря на дату в заявлении, либо принять заявление о согласовании более ранней даты (если работодатель не против).

Ситуация 3: Перераспределение обязанностей (управленческая записка)

«Обращаемся к директору, сообщаем о том, что один из ключевых сотрудников организации подал заявление на увольнение, его обязанности нужно возложить на кого-то из коллег, пока не будет найден новый сотрудник».

Сроки хранения служебных записок

Это критически важный момент для архивиста и кадровика. Сроки хранения определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций (утв. Росархивом):

• Если записка связана с кадровыми изменениями: приёмом или увольнением сотрудника, переводом его на другую должность или изменением условий труда — 75 лет.
• Если перевод/увольнение оформлен приказом, служебная записка хранится вместе с кадровыми документами (личным делом, приказами) в течение всего срока хранения дела (75 лет).
• Записки, не связанные с кадровыми перемещениями (например, о закупке канцелярии), хранятся 5 лет.

Последний этап: Оформление приказа и записи в трудовой книжке

После подписания директором служебной записки (с резолюцией «Согласен. Приказ подготовить к *» или «Рассмотреть на совещании»), кадровик готовит:

1. Приказ об увольнении (по форме Т-8 или форме организации);
2. Личную карточку по форме Т-2 (необязательный, но удобный документ для сбора всех сведений о сотруднике от приема до увольнения).
3. Запись в трудовой книжке (последний этап). В этом деле необходимо учитывать важные нюансы формулировки основания (статья, пункт, часть ТК РФ) и даты.

Чек-лист: ошибки, которых стоит избегать

• Отсутствие регистрационного номера и даты.
• Ссылка на несуществующие статьи ТК РФ.
• Эмоциональные формулировки («он плохой сотрудник», «меня бесит») вместо фактов («3 раза опоздал более 4 часов — акты № 1, 2, 3»).
• Отсутствие приложений (акты, объяснительные, копии заявлений).
• Несоблюдение процедуры: для увольнения по вине сотрудника обязательны: акт, запрос объяснительной, рассмотрение объяснительной (или акт об отказе), служебная записка, приказ. Пропуск любого этапа — риск восстановления в суде.
• Указание личных данных (телефоны, адреса регистрации, номера паспортов) в теле записки без необходимости — достаточно табельного номера и ФИО. При необходимости скрытия: г. , ул. , д. , тел. +7 () *—.

Грамотно составленная служебная записка — это залог законности процедуры увольнения и защита организации от трудовых споров. Используйте представленные выше образцы и структуру, адаптируя их под локальные нормативные акты вашей компании. Помните, что любая кадровая ошибка на стадии записки тянет за собой ошибки в приказе, трудовой книжке и расчетах.

Совет: В системе «Главбух», «Контур.Бухгалтерия» и аналогичных сервисах можно скачать актуальные образцы заполнения приказа о прекращении трудового договора (увольнении), заявления сотрудника и служебных записок для 2026 года. Всегда сверяйтесь с последней редакцией ТК РФ.