Прием и сдача дел и должности, обязательная процедура для военнослужащих и сотрудников силовых структур при назначении на новую должность, переводе на другое место службы или увольнении. Ключевым документом, фиксирующим завершение этой процедуры, является рапорт о приеме (сдаче) дел и должности. В данной статье рассмотрим, как правильно его составить, какие требования предъявляются к оформлению и приведем образец документа.
Что такое рапорт и когда он составляется
Рапорт — это официальный доклад нижестоящего должностного лица вышестоящему руководителю (командиру, начальнику). В контексте приема-сдачи должности рапорт составляется в следующих случаях:
- назначение на новую должность;
- перевод на иное место службы;
- увольнение из рядов вооруженных сил или организации;
- уход в отпуск с последующей передачей обязанностей;
- смена руководителя подразделения.
Прием и сдача дел и должности для военнослужащих является обязанностью при организации хозяйства и условием при назначении на другую должность или переводе на иное место службы.
Общие требования к процедуре приема-сдачи
Работа по приему должности должна быть организована таким образом, чтобы к установленному сроку были подготовлены рапорт и акт о приеме-сдаче дел и должности. Основные правила:
- Прием дел осуществляется по приказу командира (начальника), которым назначается комиссия и устанавливаются сроки.
- При вынужденной задержке приема принимающий должность обязан доложить об этом своему непосредственному командиру (начальнику).
- По итогам проверки составляется акт приема-сдачи, который утверждается руководителем.
- На основании акта пишется рапорт о принятии (сдаче) дел и должности.
Структура рапорта
Рапорт оформляется по стандартной форме и включает следующие элементы:
- Шапка документа (правый верхний угол) — адресуется вышестоящему должностному лицу: указывается должность, воинское звание, инициалы и фамилия руководителя;
- Данные заявителя — должность, звание, фамилия и инициалы лица, подающего рапорт;
- Название документа, слово «Рапорт» пишется по центру строки;
- Основная часть, изложение сути: доклад о завершении приема (сдачи) дел и должности со ссылкой на приказ и акт;
- Приложения — перечень прилагаемых документов (акт приема-сдачи, ведомости и т.д.);
- Дата и подпись — внизу документа.
Образец рапорта о принятии дел и должности
Командиру войсковой части № *
генерал-майору
Иванову И.И.
от командира роты
капитана
Петрова П.П.
РАПОРТ
Докладываю, что в соответствии с приказом командира войсковой части № от «» 20 г. мною в установленный срок приняты дела и должность командира роты у майора Сидорова С.С.
По результатам приема составлен акт приема-сдачи дел и должности от «» * 20 г. Выявленных недостатков, препятствующих исполнению должностных обязанностей, не имеется (либо: выявлены следующие недостатки: …).
Прошу считать меня вступившим в должность с «» * 20 г.
Приложение: акт приема-сдачи дел и должности на * л. в 1 экз.
Капитан ____________ Петров П.П.
«» 20 г.
Образец рапорта о сдаче дел и должности
Рапорт о сдаче составляется аналогично, с той разницей, что в основной части указывается факт передачи дел и должности преемнику:
«Докладываю, что в соответствии с приказом № ** от «» 20 г. мною в установленный срок сданы дела и должность командира роты капитану Петрову П.П. По результатам сдачи составлен акт. Прошу считать меня сдавшим дела и должность с «» * 20 г.»
Акт приема-сдачи дел и должности
К рапорту обязательно прилагается акт, который оформляется по следующей структуре:
УТВЕРЖДАЮ
(должность руководителя)
(звание, подпись, инициалы и фамилия)
«» * 20 г.
АКТ приема (сдачи) дел и должности
Комиссия в составе: председателя — (должность, звание, Ф.И.О.), членов комиссии — (должности, звания, Ф.И.О.), назначенная приказом № ** от «» 20 г., провела проверку и установила следующее: …
В акте перечисляются: наличие и состояние имущества, документации, материальных средств, выявленные недостатки и недостачи, выводы комиссии.
Практические рекомендации
- Образцы оформления рапортов, как правило, хранятся в кадровом или бухгалтерском отделе — при возникновении вопросов всегда можно обратиться туда;
- Рапорт пишется от руки или набирается на компьютере, без исправлений и помарок;
- Текст должен быть кратким, официальным, без эмоциональных оценок;
- Все ссылки на приказы и акты должны содержать точные номера и даты;
- Документ подается лично или через канцелярию с регистрацией входящего номера.
Правильно оформленный рапорт о приеме-сдаче дел и должности — это юридически значимый документ, подтверждающий передачу материальной и административной ответственности. Соблюдение установленной формы, сроков и порядка оформления позволит избежать претензий со стороны командования и обеспечит законность процедуры смены должностного лица.