Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Организация пропускного режима — это обязательная мера безопасности для любого предприятия, учреждения или организации, имеющей охраняемую территорию. Централизованное управление этим процессом возлагается на администрацию (или службу безопасности по ее поручению). В этой статье мы подробно разберем, какие бывают пропуска, как правильно составить заявление на их получение, какие бланки используются в 2025–2026 годах и какие нюансы оформления необходимо учитывать.

Нормативная база и компетенция администрации

Право на установление пропускного режима и утверждение образцов пропусков закреплено за руководителем организации (администрацией). Основными документами, регулирующими этот процесс, являются:

Трудовой кодекс РФ (статья 22 — право работодателя устанавливать режим доступа).
Федеральный закон от № 273-ФЗ «Об образовании в РФ» (для учебных заведений).
Приказы ведомств (МВД, ФСБ, ФСО, Росгвардия) — для объектов особого режима.
Локальные нормативные акты (ЛНА): Положение о пропускном режиме, Инструкция по внутриобъектовому режиму, Приказ об утверждении образцов пропусков.

Важно: Администрация самостоятельно разрабатывает внешний вид бланков для каждого вида пропуска. Они должны визуально отличаться друг от друга и содержать элементы защиты (водяные знаки, голограммы, уникальная нумерация, QR-коды), исключающие подделку.

Основные виды пропусков, выдаваемых администрацией

Классификация пропусков зависит от срока действия, категории лица и цели визита. Администрация утверждает отдельные бланки для каждого типа.

По сроку действия

Постоянные (на длительный срок) — выдаются штатным сотрудникам, постоянным подрядчикам. Срок действия обычно совпадает со сроком трудового договора или календарным годом (с ежегодной перерегистрацией).
Временные (срочные) — выдаются стажерам, сезонным работникам, представителям сервисных компаний на период выполнения работ (от нескольких дней до 6–12 месяцев).
Разовые (гостевые) — выдаются на один визит (день/смену) посетителям, курьерам, соискателям, гостям сотрудников.

По категории владельца

Персональные пропуска сотрудников (часто совмещены с удостоверением сотрудника / ID-картой).
Пропуска для посетителей (гостей) — без фото или с фото, на картоне или пластике.
Транспортные пропуска, на въезд автомобиля на территорию (отдельный бланк или встроенный в пропуск лица).
Материальные пропуска — на ввоз/вывоз имущества, оборудования, ценностей (см. раздел 6).
Специальные пропуска, для работы в зонах повышенной опасности, серверных, архивах, пограничных зонах.

Образец заявления на выдачу пропуска (2025–2026 гг.)

Хотя единой государственной формы заявления не существует (организация вправе установить свой бланк), в деловом обороте сложился стандартный набор реквизитов. Ниже приведен универсальный образец заявления, который можно адаптировать под ЛНА вашей организации.

Структура заявления (свободная форма / бланк)

Кому: Руководителю ООО/АО/Учреждения «»
 От: ФИО заявителя (полностью)
 Должность / Категория: *
 Подразделение / Организация-посетитель: *
ЗАЯВЛЕНИЕ
 на выдачу пропуска на территорию (в здание)
Прошу выдать мне (или сотруднику * / представителю )
 пропуск: □ постоянный □ временный (срок: ) □ разовый (дата: )
 Тип пропуска: □ пешеходный □ транспортной (гос. номер авто: )
 Цель посещения: трудовая деятельность / выполнение договора №* / личное дело / иное: *
 Согласен с правилами внутриобъектового режима и обязательствами по сохранности пропуска.
Приложения:
 Копия паспорта (стр. 2, 3, прописка) — для физлиц.
 Копия трудового договора / ГПХ / Договора подряда, для работников/подрядчиков.
 Фото 3×4 (электронное/распечатанное) — для постоянных пропусков.
 Водительское УД / СТС / ОСАГО — для транспортного пропуска.
 РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ / ОТВ. ЛИЦА СБ:
 «Согласовать / Отказать» Подпись: _____________ / * / Дата: * 

Особенности заполнения для разных категорий

Для новых сотрудников: Заявление пишет HR-менеджер или сам сотрудник по шаблону при оформлении в штат. Обычно готовится пакетом вместе с личным делом.
Для подрядчиков/сервиса: Заявление пишет ответственный сотрудник заказчика (куратор договора) от имени организации-исполнителя. Обязательно указание номера договора.
Для посетителей (разовый): Часто оформляется не заявлением, а через систему предварительной регистрации (на сайте, по телефону * или у секретаря/пропускного стола). В 2025–2026 гг. популярны электронные очереди и QR-коды на смартфоне вместо бумажного бланка.
Для въезда в ведомственные здания (пример УрГЮУ, ФАС и др.): Используются строго утвержденные ведомством бланки (DOC/PDF), скачанные с официального сайта организации.

Образец материального пропуска (на ввоз/вывоз имущества)

Это отдельный вид документа, строго учетный. Администрация (служба безопасности/хозяйственный отдел) ведет журнал регистрации.

Обязательные реквизиты материального пропуска (Редакция 2025 г.)

Наименование организации (полное/сокращенное).
Название документа: «МАТЕРИАЛЬНЫЙ ПРОПУСК» (ВВОЗ / ВЫВОЗ).
Регистрационный номер и дата выдачи.
ФИО лица, ввозящего/вывозящего имущество ().
Наименование имущества, количество, инвентарные/серийные номера ().
Основание (акт приема-передачи №, накладная №, приказ о списании №).
Гос. номер транспортного средства ().
Подпись выдавшего лицо (кладовщик/охрана/хоз. отдел) и печать (при наличии).
Отметка охраны на КПП о фактическом прохождении (время, подпись контролера).

Ссылка на актуальный редактируемый бланк (Word/PDF) для 2025 г. можно найти в справочно-правовых системах («Мое дело», «КонсультантПлюс», «Гарант») или на сайтах разработчиков ПО для пропускного режима.

Письмо о допуске сотрудников на объект (для подрядчиков)

Если на объект должны быть допущены сотрудники сторонней организации, администрация заказчика требует официальное гарантийное письмо (письмо о допуске).

Образец структуры письма 2025–2026 гг.

 На lettrehead организации-исполнителя (с логотипом, реквизитами, тел. ) Исх. № от «___» ________ 202_ г;
Руководителю ООО «Заказчик» *
 От Генерального директора ООО «Исполнитель» *
ПИСЬМО О ДОПУСКЕ СОТРУДНИКОВ НА ОБЪЕКТ
В рамках исполнения Договора № * от «___» ________ 202_ г. просим предоставить доступ на территорию объекта по адресу: * (или: в здание по адресу: ) следующим сотрудникам нашей организации:
ФИО полностью , Должность , Паспорт (копия приложена), Период допуска: с «___» ________ по «___» ________ 202_ г.
 ФИО полностью *, Должность , Паспорт , Период допуска: *
Гарантируем соблюдение нашими сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и режима конфиденциальности/коммерческой тайны ООО «Заказчик». Материальная ответственность за действия сотрудников несет ООО «Исполнитель».
Приложение: Перечень сотрудников (___ л.), копии паспортов (___ л.).
Генеральный директор _____________ / * /
 М.П. 

Техническое оформление и степени защиты бланков (требования 2025 г.)

Администрация должна обеспечить защиту бланков от подделки. Рекомендуемые меры (соответствующие ГОСТ Р 57580-2017 и отраслевым стандартам):

Нумерация: Сквозная уникальная нумерация каждого бланка (серия + номер).
Печать/Штемпель: Обязательная печать организации или подразделения (если печать отменена — усиленная подпись уполномоченного + QR-код верификации).
Водяные знаки / Микротекст: При типографической печати бланков постоянных пропусков.
Персонализация: Для постоянных пропусков — ламинирование, термоперепечатка фото, магнитная полоса / RFID-чип / QR-код со ссылкой на базу данных СКУД (Система контроля и управления доступом).
Цветовое кодирование: Разный цвет картона/пластика для разных типов (например: синий, сотрудники, красный — гости, зеленый — подрядчики, желтый, транспорт).
Электронные пропуска: В 2025–2026 гг. стандартом становится выдача виртуальных пропусков в мобильное приложение СКУД или Wallet (Apple/Google Pay) с динамическим QR-кодом.

Инструкция по пропускному и внутриобъектовому режимам

Наличие утвержденной администрацией Инструкции — обязательное требование для объектов с режимом КПП. Документ должен содержать:

Порядок оформления, выдачи, учета, возврата и уничтожения пропусков.
Перечень лиц, имеющих право безпропускного входа (руководители, охрана, должностные лица с ведомственными удостоверениями — МВД, ФСБ, Прокуратура, Суд и т.д.).
Порядок действий при утере пропуска (заявление о потере , блокировка в СКУД, выдача временного).
Порядок прохода грузов (материальные пропуска), посетителей, лиц, не имеющих с собой документов.
Режим работы КПП, контактные телефоны дежурного администратора/СБ ().
Меры ответственности за нарушение режима (дисциплинарные, административные, гражданско-правовые).

Специфика отдельных категорий объектов (примеры из практики 2025–2026)

Образовательные организации (УрГЮУ, школы, детсады)

Используются ведомственные бланки. Для преподавателей/сотрудников — постоянные пластиковые карты. Для родителей/гостей — разовые бумажные или электронные QR-коды, выдаваемые через систему «Госуслуги» / региональные порталы / внутренние порталы вуза. Скачивание бланка (DOC) обычно доступно в разделе «Документы / Кадровая деятельность / Бланки» на сайте учебного заведения.

Госорганы (ФАС, Правительства регионов, Пограничные зоны)

Федеральное агентство по строительству (ФАС/Гострой): Строгий бланк разового пропуска в здание (размер ~1.7 Кб DOC/PDF), скачиваемый с официального сайта.
Пограничная зона (Пример Брянской области): Сложная процедура. Требуется заявление по установленному образцу (PDF/DOCX/ZIP), копии паспортов, фото, справка о несудимости. Бланки и образцы заполнения публикуются на сайте администрации региона / Пограничного управления ФСБ.

Коммерческие организации (Бизнес-центры, Заводы, Офисы)

Часто используют готовые шаблоны из конструкторов (Canva, «Мое дело», 1С:Предприятие, специализированные СКУД: Perco, Bastion, Smartec, IronLogic). Позволяют быстро сгенерировать бланк с логотипом, QR-кодом и уникальным номером.

Частые ошибки администрации при оформлении пропусков

Ошибка	Последствия	Как избежать
Отсутствие утвержденного Приказа об образцах пропусков	Пропуска не имеют юридической силы, проблемы при проверках Роструда/Прокуратуры	Издать Приказ с приложением изображений лицевой/обратной сторон всех видов пропусков
Идентичные бланки для сотрудников и гостей	Несанкционированный доступ посторонних в зоны «только для своих»	Цветовое разделение, разные степени защиты, явная надпись «ГОСТЬ» / «СОТРУДНИК»
Ручное заполнение постоянных пропусков шариковой ручкой	Легкая подделка, стертость текста	Термоперепечатка, ламинирование, заполнение через базу данных СКУД
Нет журнала учета выданных/возвращенных бланков	Потеря бланков, невозможность аудита, риск кражи	Журнал учета бланков строгой отчетности (или учет в СКУД)
Игнорирование сроков действия (просроченные пропуска)	Нахождение на территории лиц с истекшим доступом	Автоматические уведомления в СКУД за 30/7/1 день до окончания срока

Чек-лист администрации: Пошаговый алгоритм внедрения

Разработать/Обновить Положение о пропускном режиме. Утвердить приказом руководителя.
Утвердить образцы бланков (Приложение к Приказу) для всех видов: постоянный, временный, разовый, транспортный, материальный.
Настроить СКУД / Базу данных для учета лиц, фото, сроков, номеров пропусков.
Заказать печать/персонализацию бланков постоянных пропусков (в типографии со степенями защиты или на пластиковые карты).
Создать пакет документов для выдачи: бланк заявления, бланк материального пропуска, бланк письма о допуске (для подрядчиков), инструкцию для посетителей.
Обучить сотрудников КПП и HR-отдела правилам приема заявлений, проверки документов, выдаче/возврату пропусков.
Организовать процесс перерегистрации (ежегодно или при смене данных) и списания просроченных/утерянных пропусков.
Проводить регулярные аудиты (сверка базы СКУД с фактическим наличием людей на территории, проверка журналов материальных пропусков).

Где скачать актуальные бланки и образцы (2025–2026)

Готовые шаблоны (Word .docx, Excel .xlsx, PDF) для адаптации под вашу организацию можно найти в:

Справочно-правовых системах: КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс (разделы «Делопроизводство», «Охрана труда», «Безопасность»).
Сервисах автоматизации документооборота: «Мое дело», 1С:Документооборот, Диадок, СБИС (в библиотеке шаблонов).
Сайтах разработчиков СКУД (Perco, IronLogic, Smartec и др.) — в разделе «Документация / Методические материалы».
Конструкторах дизайна: Canva (по запросу «ID card template», «Pass template», «Бейдж», «Пропуск») — для визуального дизайна макета перед печатью.
Официальных сайтах конкретных ведомств/организаций (если нужен их конкретный бланк для въезда к ним).

Грамотная организация пропускного режима — это не просто печать бланков, а комплексная система, включающая нормативную базу (Приказы, Положения), технические средства (СКУД, турникеты, сканеры), учетные документы (Журналы, Заявления, Письма о допуске) и процедуры контроля. Администрация несет полную ответственность за безопасность объекта, поэтому использование актуальных образцов 2025–2026 гг., внедрение электронных пропусков и строгого учета бланков строгой отчетности (материальных пропусков) являются обязательными стандартами современного управления безопасностью.

Примечание: Все конкретные номера телефонов, адреса, фамилии сотрудников и реквизиты документов в данной статье заменены маской * в соответствии с правилами конфиденциальности. При оформлении реальных документов необходимо подставить актуальные данные вашей организации.