Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Ошибки при заполнении записи об увольнении могут привести к серьезным последствим: от споров с бывшим сотрудником до штрафов со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ). В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, нормативную базу и предоставим наглядные образцы заполнения.

Нормативная правовая база

Процедуру ведения трудовых книжек регулируют следующие ключевые документы:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 66, 84.1, 278 (основные гарантии и сроки выдачи).
• Постановление Правительства РФ от № 645 «Об утверждении Инструкции по порядку ведения и хранения трудовых книжек…» (далее, Инструкция № 645).
• Постановление Министерства труда РФ от № 69 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…».
• Федеральный закон от № 407-ФЗ — ввел возможность ведения трудовых книжек в электронном виде (ЭТК).

Общие правила оформления записи (раздел III «Сведения о работе»)

Согласно п. 38 Инструкции № 645, записи в трудовой книжке производятся на основании приказа (распоряжения) работодателя. Запрещается делать записи на основании заявления работника или иных документов.

Ключевые требования к оформлению:

1. Нумерация: Порядковый номер записи ставится в столбце 1. Он должен следовать последовательно за последней записью (приема на работу, перевода, награждения). Пропускать номера нельзя.
2. Текст записи: В столбце 3 формулировка должна быть строгой и лаконичной:
   • Название основания: «Уволен(а)», «Расторгнут трудовой договор».
   • Ссылка на статью/пункт/часть ТК РФ (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — по собственному желанию).
   • Номер и дата приказа об увольнении.
3. Основание (столбец 4): Указывается номер, дата и название документа-основания (Приказ/Распоряжение). Название организации и печать ставить в этом столбце не нужно (печатается на ьном листе или в приложении).
4. Подписи: Запись заверяется подписью уполномоченного лица (директора, руководителя кадровика) с расшифровкой и печатью организации (если печать используется). Работник должен ознакомиться с записью под роспись в столбце 3 (или в специальном журнале учета движений ТК).

Образцы заполнения по основным основаниям

Ниже приведены типовые примеры заполнения столбца 3 («Сведения о работе») для самых частых ситуаций. Данные работника и организации замаскированы.

Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Самый частый случай. Важно: работник обязан уведомить работодателя за 2 недели (если иное не установлено законом/договором).

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ)

Дата увольнения может быть любой, согласованной сторонами. В приказе обязательно указывается ссылка на соглашение.

Увольнение за прогулы / систематическое неисполнение обязанностей (п. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ и п. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Критически важно: Перед увольнением необходимо провести процедуру запроса объяснений (ст. 193 ТК РФ) и составить акт/служебную записку. В записи указывается конкретный подпункт.

Увольнение в связи с ликвидацией организации / штата (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Требуется уведомить службу занятости и работников за 2 месяца. Выплачиваются пособия.

Увольнение по итогам испытательного срока (п. 3 ч. 1 ст. 71 ТК РФ)

Работодатель должен уведомить работника в письменном виде за 3 дня до увольнения с указанием причин неудовлетворительных результатов.

Особенности заполнения в 2024–2025 годах: Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С ведение трудовых книжек переведено в электронный вид (ФЗ-407). Бумажные ТК заполняются только для работников, нанятых до , которые не подали заявления о переходе на ЭТК, а также по запросу работника (двойной учет).

Как оформляется увольнение в ЭТК (СЭД «ЭТК» / ПФР/СФР):

• Работодатель формирует Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) с кодом основания увольнения (справочник Кодов оснований приема/увольнения).
• Отправляет отчет в СФР (через оператора ЭДО) в срок не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения (п. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
• Бумажная ТК (если ведется параллельно) заполняется в день увольнения по общим правилам.
• Работнику выдается информация о записи в ЭТК (на бумажном носителе или в личном кабинете Госуслуг/СФР) в срок не позднее следующего рабочего дня.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Несовпадение даты в приказе и в ТК

Правило: Дата увольнения — это последний день фактической работы работника. В приказе и в ТК дата должна быть идентичной. Нельзя ставить дату подписания приказа, если он подписан позже.

Ошибка 2: Неверная формулировка основания (статья ТК РФ)

Например, писать «п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» (по соглашению сторон), когда на самом деле работник писал заявление «по собственному» (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Это грубое нарушение, влекающее признание увольнения незаконным судом.

Ошибка 3: Отсутствие ссылки на приказ в тексте записи (столбец 3)

Согласно п. 38 Инструкции № 645, в столбце 3 обязательно указывать номер и дату приказа. Запись «Уволен по ст. 77 ТК РФ» без номера приказа — неполная.

Ошибка 4: Исправление ошибок стирателем / корректором / зачеркиванием

Категорически запрещено (п. 18 Инструкции № 645).

Правильный алгоритм исправления:

1. Ошибочная запись зачеркивается тонкой линией так, чтобы текст оставался читаемым.
2. Рядом (или следующей строкой) пишется: «Запись № * недействительна».
3. Ссылка на документ-основание для исправления (приказ об исправлении или акту о выявлении ошибки).
4. Ниже делается новая, правильная запись со следующим порядковым номером.

Ошибка 5: Поздняя выдача ТК работнику

Ст. 84.1 ТК РФ: ТК выдается в день увольнения (последний день работы). Если работник отсутствует — в день обращения, но не позднее 3 дней по письменному запросу. Задержка грозит компенсацией за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ) и штрафами ГИТ.

Пошаговый чек-лист для кадровика в день увольнения

1. [ ] Подготовить и подписать приказ об увольнении (с правильной статьей ТК РФ).
2. [ ] Ознакомить работника с приказом под роспись (лист ознакомления или на самом приказе).
3. [ ] Провести расчет: зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты.
4. [ ] Выдать работнику выплаченные суммы (наличные/карта).
5. [ ] Заполнить запись в трудовой книжке (бумажной) по образцу.
6. [ ] Поставить печать организации на записи (если организация использует печать для кадровых документов / на ьном листе ТК).
7. [ ] Дать работнику ознакомиться с записью в ТК под роспись (в столбце 3 или в Журнале учета движений ТК — форма Т-3).
8. [ ] Выдать ТК в руки работника (под роспись в Журнале выдачи ТК — форма Т-4 или на обложке ТК).
9. [ ] Сформировать и отправить СТД-Р в СФР (для ЭТК) — в следующий рабочий день.
10. [ ] Выдать работнику справку в форме 182н (для расчета пособий по безработице) и иные справки по запросу.

Что делать, если работник не пришел за ТК?

Если в день увольнения работник не явился за документами:

1. Составить Акт о неявке работника (беспроизвольная форма, комиссия из 3 лиц).
2. Направить письменное уведомление (заказным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении) на адрес регистрации/проживания работника с предложением получить ТК или дать согласие на отправку почтой.
3. До получения ТК работником (или отправки почтой) документ хранится у работодателя в сейфе (в Журнале учета ТК ставится отметка «не получена»).
4. В ЭТК СТД-Р сдается в СФР в срок независимо от получения бумажной ТК работником.

Грамотное заполнение записи об увольнении — это не просто бюрократическая формальность, а юридическая защита как работодателя, так и работника. Соблюдение единых стандартов (порядковый номер, дата, точная статья ТК РФ, номер приказа, подписи) и соблюдение сроков выдачи документа / сдачи отчетности в СФР минимизируют риски трудовых споров и финансовых санкций.

Рекомендация: Ведите внутреннюю инструкцию (локальный нормативный акт) по оформлению кадровых документов с образцами записей для всех статей ТК РФ, актуальных для вашей организации. Регулярно проверяйте актуальность справочников кодов оснований для ЭТК.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву. Нормативные акты могут меняться, проверяйте актуальность редакций на официальных порталах (pravo.gov.ru, consultant.ru, garant.ru).