Универсальный передаточный документ (УПД), это документ‚ который объединяет в себе функции счёта-фактуры и первичного учётного документа (накладной‚ акта). Он широко применяется при отгрузке товаров‚ выполнении работ и оказании услуг. Однако на практике часто возникает ситуация‚ когда подписать УПД должен не руководитель организации‚ а уполномоченный сотрудник или представитель‚ действующий на основании доверенности. В этой статье разберём‚ как правильно оформить и подписать УПД по доверенности‚ и приведём образец заполнения.
Что такое УПД и зачем нужна доверенность
УПД был введён в оборот письмом ФНС России № ММВ-20-3/96@ от . Документ имеет статус:
- статус «1» — счёт-фактура и передаточный документ одновременно;
- статус «2» — только передаточный документ (без функции счёта-фактуры).
Доверенность требуется в тех случаях‚ когда документ подписывает лицо‚ не являющееся руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Основания:
- подписание УПД сотрудником‚ уполномоченным на отгрузку товара;
- получение товара представителем покупателя по доверенности;
- подписание документа бухгалтером или менеджером по доверенности от руководителя.
Требования к доверенности
Доверенность оформляется в соответствии со ст. 185–187 ГК РФ и должна содержать:
- наименование организации-доверителя‚ ИНН‚ ОГРН;
- дату выдачи (без неё доверенность ничтожна);
- ФИО‚ паспортные данные и должность представителя;
- перечень полномочий (право подписи УПД‚ получение товара и т.д.);
- срок действия;
- подпись руководителя и печать организации (при наличии).
Как правильно подписать УПД по доверенности
При подписании УПД уполномоченным лицом необходимо указать реквизиты доверенности. В документе заполняются соответствующие строки:
- строка 10 — «Документ составлен на ___ листах»;
- строка 13 — «Основание передачи (сдачи) / получения (приёмки)» — здесь указывается: «Доверенность № 15 от »;
- строка 15 — подпись ответственного лица грузоотправителя с расшифровкой;
- строка 18 — подпись лица‚ ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.
Образец заполнения УПД‚ подписанного по доверенности
Ниже приведён пример заполнения ключевых реквизитов (данные частично скрыты):
Универсальный передаточный документ № 145 от ‚ статус 1
- Продавец: ООО «Торговый дом «Вектор»»‚ ИНН 7745‚ КПП 771001‚ адрес: г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1‚ стр. 2;
- Грузоотправитель: он же;
- Покупатель: ООО «СтройМонтаж»‚ ИНН 5078‚ адрес: г. Подольск‚ ул. Заводская‚ д. 3;
- Основание передачи: Договор поставки № 12/26 от ; Доверенность № 15 от ;
- Товар: Цемент М500‚ 100 мешков‚ сумма 45 000‚00 руб.‚ в т.ч. НДС 20% — 7 500‚00 руб.
Блок подписей:
- Ответственный за правильность оформления: Иванов /И.П. Иванов/ — менеджер по продажам‚ действующий на основании доверенности № 15 от ;
- Груз принял: Петров /С.А. Петров/ — экспедитор ООО «СтройМонтаж»‚ доверенность № 8 от ‚ паспорт 45* № 12**45.
Распространённые ошибки при подписании УПД по доверенности
- Отсутствие ссылки на доверенность. Если в УПД не указаны реквизиты доверенности‚ налоговая может отказать в вычете НДС.
- Просроченная доверенность. Проверяйте срок действия документа на дату подписания.
- Несоответствие полномочий. В доверенности должно быть прямо указано право подписи передаточных документов или получения ТМЦ.
- Отсутствие даты выдачи доверенности — делает её недействительной.
- Подпись вместо руководителя без доверенности. Даже заместитель директора должен иметь документальное подтверждение полномочий.
Электронный УПД и доверенность
При обмене электронными УПД через операторов ЭДО полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью (МЧД) по формату ФНС. МЧД регистрируется в распределённом реестре ФНС‚ а её реквизиты автоматически прикрепляются к подписываемому документу. Это значительно упрощает проверку полномочий подписанта контрагентом и налоговыми органами.
Подписание УПД по доверенности — стандартная практика‚ требующая внимательности к деталям; Главные правила: доверенность должна быть действующей‚ содержать необходимые полномочия‚ а её реквизиты — обязательно указываться в самом УПД. Соблюдение этих требований защитит организацию от претензий налоговых органов и споров с контрагентами‚ а также обеспечит правомерность принятия НДС к вычету и признания расходов.