Когда требуется согласие работника
Согласно ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку в день увольнения. Однако на практике возникают ситуации, когда работник не может или не желает явиться за документом лично:
- работник отсутствовал на работе в день увольнения (болезнь, прогул, отпуск с последующим увольнением);
- работник отказался получать трудовую книжку;
- работник уволен дистанционно и проживает в другом городе;
- работник безвестно отсутствует.
В таких случаях работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. С момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
Важно: отправить трудовую книжку почтой без письменного согласия работника нельзя — это нарушение трудового законодательства.
Как оформляется процедура
- В день увольнения работодатель направляет работнику заказное письмо с уведомлением с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на её пересылку с указанием адреса;
- Уведомление о вручении письма с подписью работника хранится в его личном деле.
- Если от работника приходит письменное согласие (заявление) с указанием почтового адреса — трудовая книжка направляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Копия заявления и почтовые квитанции подшиваются в личное дело работника.
Образец заявления (согласия) на отправку трудовой книжки по почте
Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты: адресата, данные работника, ясно выраженное согласие, точный почтовый адрес, дату и подпись.
Пример заполнения:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Сергея Алексеевича
(паспорт: серия 45* № 456, выдан *)
ЗАЯВЛЕНИЕ
В ответ на уведомление от «___» ________ 20__ г. о необходимости явиться за трудовой книжкой, в связи с невозможностью получить её лично на руки, выражаю своё согласие на отправление мне трудовой книжки по почте и прошу направить её заказным письмом с уведомлением о вручении по следующему адресу:
Индекс: 100, г. Москва, ул. Ленина, д. , кв. *, получатель, Петров С.А.
Ответственность за возможные последствия, связанные с пересылкой трудовой книжки по почте, принимаю на себя.
«___» ________ 20__ г. ____________ / Петров С.А. /
Телефон для связи: +7 (9) *—
Рекомендации работодателю
- Храните заявление работника, уведомления о вручении писем и почтовые квитанции — они подтвердят правомерность ваших действий при проверке ГИТ или в суде.
- Отправляйте трудовую книжку только заказным письмом с уведомлением и описью вложения.
- Срок направления уведомления работнику законом не конкретизирован, но рекомендуеться сделать это в день увольнения или на следующий рабочий день.
- Если работник не отвечает на уведомление, трудовая книжка хранится у работодателя до востребования (не менее 75 лет в архиве при отсутствии запроса).
Письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, простой, но юридически значимый документ. Правильно оформленное заявление защищает работодателя от претензий и штрафов, а работнику позволяет получить документ без личного визита. Используйте приведённый образец, адаптировав его под свою ситуацию.