В 2026 году процесс взаимодействия с больничными листами полностью перешел в электронный формат. Социальный фонд России (СФР) является единственным плательщиком пособий по временной нетрудоспособности, а работодатель выступает посредником, предоставляющим сведения для расчета. Ниже представлен подробный разбор ситуаций, когда требуется писать официальные письма-запросы, их образцы и правовые основания.
Основные виды запросов, связанных с больничным листом
На практике под «письмом запроса по больничному» понимают три типа документов:
- Запрос работодателя в СФР, предоставление сведений о заработке и стаже для расчета пособия (формируется в личном кабинете страхователя или через ЭДО).
- Запрос работодателя в медицинскую организацию (ЛПУ), проверка подлинности электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН) или уточнение диагноза/даты (в случаях, предусмотренных законом).
- Заявление работника работодателю — просьба о выплате пособия (актуально для замены периодов расчета, оплаты отпуска за БИР или при технических сбоях).
Запрос работодателя в СФР: предоставление сведений для расчета
Правовая база 2026 года
Согласно Федеральному закону № 255-ФЗ и приказам СФР, пособие по временной нетрудоспособности назначается и выплачивается Фондом автоматически на основании данных ЭЛН. Работодатель получает уведомление от СФР (в ЛК или по ЭДО) с запросом на предоставление сведений о заработке за расчетный период (2 предшествующих календарных года) и страховом стаже.
Как выглядит процесс (не бумажное письмо, а электронное взаимодействие)
- СФР направляет уведомление: «Требуются сведения для назначения пособия по ЭЛН № *».
- Кадровик/бухгалтер формирует «Сведения о заработке застрахованного лица» (форма утверщена Приказом СФР от № 33н, актуальна на 2026 г.).
- Документ подписывается ЭЦП уполномоченного лица и отправляется через ЛК СФР / СБИС / Диадок / Контур.Экстерн.
Важно!
Бумажное письмо с синей печатью в СФР не направляется, если вы используете электронный документооборот. Исключение, технические сбои или отсутствие ЭЦП (крайне редко в 2026 г.). В таком случае готовится официальное письмо на бланке организации.
Образец официального письма в СФР (на случай бумажного взаимодействия)
ООО «Ромашка» / ИП , г. , ул. , д. Тел.: | Email: @.ru ИНН / КПП / ОГРН Исх. № от В Отделение Социального фонда России по (регион) Начальнику отделения (ФИО полностью или «Начальнику отделения») ПИСЬМО О предоставлении сведений для назначения пособия по временной нетрудоспособности Уважаемый ! На основании уведомления СФР от (номер уведомления ) о необходимости предоставления сведений для назначения пособия по электронному листу нетрудоспособности № (СНИЛС застрахованного лица: ), сообщаю следующее. Застрахованное лицо (ФИО полностью) работает в нашей организации с по трудовому договору № от . Страховой стаж составляет лет * месяцев. В соответствии с требованиями ст. 14 ФЗ № 255-ФЗ, направляю сведения о заработке застрахованного лица за расчетный период (2024, 2025 гг.) в установленной форме (Приложение 1). Прошу принять к сведению и произвести расчет пособия. Приложение: Сведения о заработке застрахованного лица — 1 экз. (2 л.). Руководитель / Уполномоченное лицо _________________ / * / М.П.
Запрос работодателя в медицинскую организацию (ЛПУ)
Когда это необходимо?
Согласно ст. 18 ФЗ № 255-ФЗ и Постановлению Правительства РФ № 1249, работодатель имеет право запросить у ЛПУ информацию, если возникли сомнения в подлинности представленного ЭЛН или в обстоятельствах, подтверждающих право на пособие (например, нарушение режима, фальсификация).
Основания для запроса (примерный перечень):
- Расхождения в данных ЭЛН и заявления работника.
- Сведения о том, что работник не обращался в данную ЛПУ.
- Подозрение на подделку QR-кода/регистрационного номера.
Образец официального письма в ЛПУ (актуален для октября 2025 – 2026 гг.)
ООО «Ромашка» *, г. , ул. , д. Тел.: Исх. № от ГБУЗ «Городская поликлиника № » Департамента здравоохранения г. Главному врачу (ФИО) ЗАПРОС о выдаче сведений по электронному листу нетрудоспособности Уважаемый ! В целях проверки подлинности электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН), представленного работником нашей организации (ФИО, СНИЛС ) для оплаты периода временной нетрудоспособности, прошу Вас предоставить следующие сведения: Факт открытия ЭЛН № от * в Вашей медицинской организации. Соответствие данных ЭЛН (ФИО, СНИЛС, диагноз, период нетрудоспособности, код причины нетрудоспособности) данным медицинской документации (истории болезни, амбулаторной карты). Сведения о враче, выдавшем ЭЛН (ФИО, должность, номер квалификационного сертификата). Информацию о факте закрытия ЭЛН и выдаче работнику справки о нетрудоспособности (если применимо). Данный запрос направляется в соответствии со ст. 18 ФЗ от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» и ст. 88 ТК РФ. Прошу предоставить ответ в письменной форме (направленное почтой РФ на адрес организации или в электронном виде на email: @.ru) в 5-рабочий день с момента получения настоящего письма. Приложение: Копия представленного работником ЭЛН (распечатка) — 1 л. Генеральный директор ООО «Ромашка» _________________ / * / М.П.
Заявление работника работодателю на оплату больничного
Обязательно ли оно в 2026 году?
Общее правило: Заявление от работника на оплату обычного больничного листа (ЭЛН) НЕ ТРЕБУЕТСЯ. Пособие назначает и платит СФР автоматически на основании ЭЛН и сведений от работодателя.
Исключения, когда заявление нужно (образец 2025-2026 гг.)
Работник пишет заявление только в специфических случаях (ст. 14 ФЗ № 255-ФЗ, разъяснения СФР):
- Замена расчетного периода: Работник просит заменить один или оба года расчетного периода (2024, 2025) на более ранние (2022, 2023), если заработок был выше (актуально для декретных, ухода за ребенком, но иногда применяется и к больничным по общим правилам — уточняйте в СФР).
- Оплата отпуска за БИР (беременность и роды): Если работница уходит в отпуск за БИР сразу после больничного, пишется заявление на оплату отпуска.
- Прекращение деятельности нанимателя: Если организация ликвидирована/ИП закрыт, работник обращается в СФР напрямую с заявлением.
- Технические ошибки в ЭЛН: Если ЭЛН закрыт с ошибкой, требующей корректировки со стороны ЛПУ, работодатель может попросить работника написать заявление-напоминание (внутренний документ).
Образец заявления работника (универсальный)
Генеральному директору ООО «Ромашка» (ФИО директора в дат. падеже) от (ФИО работника полностью) должность: * подразделение: Тел.: ЗАЯВЛЕНИЕ О выплате пособия по временной нетрудоспособности / замене расчетного периода г. Прошу произвести выплату пособия по временной нетрудоспособности на основании электронного листа нетрудоспособности № от (период нетрудоспособности: с по *). Выберите нужный пункт (остальное удалите): Прошу произвести расчет пособия с заменой расчетного периода: вместо 2024 и 2025 гг. принять за расчетный период 2022 и 2023 гг., так как заработок в указанные годы был выше. Копии справок о доходах (формы 182н / 2-НДФЛ) за 2022-2023 гг. прилагаю. В связи с ликвидацией ООО «Ромашка» (приказ № от ), прошу принять к сведению, что дальнейшее взаимодействие по выплате пособия я буду вести самостоятельно через Личный кабинет СФР / МФЦ. С уважением, _________________ / / Распорядился: _________________ / / (подпись руководителя, дата)
Особенности 2026 года: Электронный документооборот (ЭДО) и СФР
На практически все взаимодействие построено на платформе СФР (экс-ФСС):
- ЭЛН формирует врач в АИС «Здоровье» / ЕМИАС. Работодатель видит его в ЛК СФР («Реестр ЭЛН»).
- Сведения о заработке отправляются через ЛК СФР (раздел «Сведения для пособий») или через операторов ЭДО (СБИС, Контур, Диадок, 1С-Отчетность).
- Уведомления о назначении/отказе приходят в тот же ЛК.
- Бумажные больничные (форма 095/у, 140/у) используются только в исключительных случаях (военные, МЧС, полиция, технические сбои, работа за рубежом). Для них сохраняется старый порядок: работник приносит оригинал -> работодатель ставит отметку -> отправляет в СФР скан/оригинал по требованию.
Типичные ошибки при составлении писем и запросов
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Отправка бумажного письма в СФР вместо ЭДО | Задержка обработки на недели, риск утери | Настроить ЭДО с оператором (СБИС, Контур и др.) и работать через ЛК СФР |
| Непредоставление сведений о заработке в срок (3 рабочих дня с момента уведомления СФР) | Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ, задержка выплаты работнику | Автоматизировать выгрузку из 1С/бух. программы, назначить ответственного |
| Запрос в ЛПУ без оснований (просто «проверить») | Отказ ЛПУ (медицинская тайна), конфликт с работником | Запрашивать только при реальных сомнениях в подлинности (фальсификация номера, расхождения в датах) |
| Указание неверного СНИЛС или номера ЭЛН в письме | Невозможность идентификации дела | Дважды проверять реквизиты из ЛК СФР перед отправкой |
Резюме: какой документ нужен в вашей ситуации
Шпаргалка для кадровика/бухгалтера:
- Пришел ЭЛН в ЛК СФР -> Ждем уведомление «Требуются сведения» -> Готовим «Сведения о заработке» (XML/PDF с ЭЦП) -> Отправляем через ЭДО. Письмо не пишем.
- Сомневаетесь в подлинности ЭЛН -> Пишем Официальный запрос в ЛПУ (Образец в п. 3.2) -> Отправляем почтой РФ с уведомлением или курьером.
- Работник просит заменить годы расчета -> Берем у него Заявление (Образец в п. 4.3) + справки 182н/2-НДФЛ за прошлые годы -> Вносим в «Сведения о заработке» исправленные периоды.
- Организация ликвидирована -> Работник пишет заявление в СФР напрямую (через МФЦ/Госуслуги/ЛК СФР). Работодатель больше не участвует.
Полезные ссылки и нормативная база (актуально на )
- ФЗ от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…» (ред. на 2026 г.).
- Приказ СФР от № 33н «Об утверждении формы сведений о заработке застрахованного лица…».
- Постановление Правительства РФ от № 1548 «Об особенностях назначения и выплаты пособий… в электронном виде».
- Приказ Минтруда России от № 736н (порядок взаимодействия со СФР).
- Официальный портал sfr.gov.ru — раздел «Работодателям» -> «Пособия по временной нетрудоспособности».
Статья подготовлена на основе данных КонсультантПлюс, ГАРАНТ, официального сайта СФР и судебной практики на . Приведенные образцы носят рекомендательный характер. Перед отправкой документов сверьтесь с актуальными приказами СФР и локальными нормативными актами вашей организации. Персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, номера документов) в образцах заменены на маску * в целях безопасности.