Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска руководителя организации (генерального директора) имеет свою специфику, отличную от процедуры для обычных сотрудников. Главный вопрос, который возникает у кадровых специалистов и самих руководителей: обязан ли директор писать заявление на отпуск самому себе? На основе актуальной судебной практики и разъяснений экспертов (данные на ) подробно разберем порядок действий, необходимые документы и предоставим образцы.

Общее правило: заявление не обязательно

Согласно ст. 123 ТК РФ, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Генеральный директор — это тот же работник организации (ст. 20, 276 ТК РФ). Следовательно, если даты отдыха зафиксированы в утвержденном графике, отдельное заявление писать не нужно. Основанием для ухода в отпуск служит приказ (распоряжение) работодателя.

Важно: График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года. Директор, как и любой сотрудник, должен быть с ним ознакомлен под роспись.

Когда заявление на отпуск все же требуется?

Несмотря на общее правило, есть ситуации, когда заявление от директора необходимо:

• Уставом предусмотрено согласование отпуска общим собранием учредителей (акционеров). Если устав возлагает решение о предоставлении отпуска гендиректора на высший орган управления, директор пишет заявление на имя председателя собрания или самого собрания.
• Отпуск не запланирован в графике (неплановый отдых, срочный вызов).
• Хочет разделить отпуск на части, а в графике он указан единовременно (или наоборот — объединить части).
• Перенос дат отпуска после утверждения графика (если вопрос не решается директором единолично).
• Внутренние локальные нормативные акты (ЛНА) прямо обязывают писать заявление (например, Политика по кадрам, Положение об отпусках).

Особенности для разных структур собственности

Генеральный директор, единственный учредитель

Заявление не требуется. Руководитель принимает решение единолично. Действия:

1. Издает приказ по основной деятельности об отпуске.
2. Обязательно назначает исполнителя обязанностей (и.о. директора) на период отсутствия.
3. Вносит данные в график отпусков (если он еще не утвержден) или вносит изменения в утвержденный график.

Несколько учредителей / Совет директоров

Зависит от Устава:

• Устав дает право директору решать самому: заявление не нужно, достаточно приказа + назначение и.о.
• Устав требует решения общего собрания: директор пишет заявление на имя собрания/председателя. После протокола решения издается приказ.

Директора подразделений / служб (не гендиректор)

Это обычные работники. Если отпуск по графику, заявление не нужно. Если не по графику / перенос / разделение — пишут заявление генеральному директору в произвольной форме.

Как правильно составить заявление (образец)

Единой утвержденной формы (бланка) для заявления директора на отпуск не существует. Документ составляется в произвольной форме на обычном листе А4 (или бланке организации).

Обязательные реквизиты заявления:

1. Шапка: Кому (ФИО учредителя / Председателя Совета директоров / Наименование собрания), От кого (ФИО директора, должность).
2. Название документа: «Заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска».
3. Суть просьбы: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск за YYYY рабочий год продолжительностью XX календарных дней с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ».
4. Основание (если есть): ссылка на устав, решение собрания, желание разделить/перенести.
5. Дата составления и подпись директора с расшифровкой.

Кому: Учредителю ООО «Название»
 Иванову И.И. (ФИО учредителя / Председателя Совета директоров)
От кого: Генерального директора ООО «Название»
 Петрова П.П. (ФИО директора)

ЗАЯВЛЕНИЕ
на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год
продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней с по .

В период моего отсутствия обязанности генерального директора исполнять
назначить зам. генерального директора Сидорова С.С. (приказ прилагаю/издать отдельно).

Приказ об отпуске: ключевые моменты

Независимо от того, было заявление или нет, приказ (распоряжение) издается обязательно. Можно использовать унифицированную форму Т-6 или собственный бланк.

Обязательное содержание приказа:

• Даты начала и окончания отпуска.
• Количество календарных дней.
• Период работы, за который предоставляется отпуск (например: «за 2025 рабочий год»).
• Назначение лица, исполняющего обязанности директора (ФИО, должность, основание — совмещение или временное исполнение).
• Размер доплаты и.о. директору (если предусмотрено).

Кто подписывает приказ?

• Сам генеральный директор (письмо Роструда от № 1143-ТЗ подтверждает это право).
• Председатель Совета директоров / Учредитель — если так предусмотрен Уставом или ЛНА.

Сроки подачи заявления и уведомление

ТК РФ не устанавливает жестких сроков подачи заявления директором. Однако ЛНА могут установить минимальный срок (обычно 2 недели) для оформления кадровиками приказа и расчета отпускных (выплата за 3 дня до начала отпуска, ст. 136 ТК РФ).

Критически важно: Директора, как и любого работника, обязательно нужно уведомить о начале отпуска не позднее чем за 2 недели под роспись (ст. 123 ТК РФ). Нарушение влечет штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (на юрлицо — 30–50 тыс. руб., на должностное лицо — 1–5 тыс. руб.).

Передача полномочий и доверенности

Перед уходом в отпуск директор обязан назначить и.о. (ст. 49 ГК РФ, ст. 276 ТК РФ). Формальное основание — приказ.

И.о. директору часто требуются доверенности для:

• Представления интересов в банках (списание средств, получение выписок).
• Подписания договоров, счетов-фактур, накладных.
• Представления в судах, госорганах (ФНС, ПФР/СФР).
• Получения почты, ценностей.

Доверенность оформляется от имени организации (подписывает учредитель или сам директор, если у него есть такие полномочия по Уставу/Доверенности) на и.о. директора.

Коды табеля учета рабочего времени (ф. Т-12, Т-13)

При заполнении табеля для директора в отпуске используются стандартные коды:

Перенос и отмена отпуска директора

Если директор не согласен с датами в графике или возникла производственная необходимость:

1. Директор пишет заявление о переносе/отмене (на имя уполномоченного лица: учредителя, совета директоров или сам себе, если устав позволяет).
2. Издается приказ о переносе (отмене) с указанием причин и новых дат.
3. Вносятся изменения в график отпусков и личную карточку работника (ф. Т-2).

Ограничение: Нельзя допустить перенос, если в результате директор не будет в отпуске два года подряд (ст. 124 ТК РФ). Для категорий работников, имеющих право на отпуск в удобное время (ст. 122, 123 ТК РФ), перенос без их согласия запрещен.

Чек-лист HR-специалиста при оформлении отпуска гендиректора

1. Проверить Устав: кто решает вопрос об отпуске гендиректора (собрание/совет/сам директор).
2. Проверить График отпусков: даты там совпадают с желаемыми?
3. Да → Оформить уведомление за 2 недели → Издать приказ (Т-6) → Назначить и.о. → Выдать доверенности → Рассчитать отпускные за 3 дня → Внести в табель (ОТ/09) и Т-2.
4. Нет → Получить заявление директора → Согласовать с учредителями/советом (протокол) → Далее по пункту выше.
5. Обязательно: зафиксировать в личной карточке (Т-2) сведения об отпуске.

Главное правило: график отпусков, первичный документ. Если даты в нем, заявление директору (даже самому себе) излишне. Если дат нет, нужно их согласовать, вот тут и появляется заявление. Всегда прописывайте в приказе и.о. директора и оформляйте доверенности, чтобы бизнес не встал. Соблюдайте сроки уведомления (2 недели) и выплаты отпускных (3 дня) — это основные основания для штрафов инспекторам ГИТ.

Статья подготовлена на основе материалов КонсультантПлюс, КДелО, СПМАГ, Альфа-Курс (актуально на май 2026 г.). Контактная информация источников: * (маскировано по требованию безопасности).