Акт, один из самых распространённых документов в деловом обороте․ Им фиксируют факты, события, результаты проверок, выполнение работ, нарушения и проступки․ Неважно, по какому поводу составляется акт — главное соблюдать требования, предъявляемые к оформлению таких документов․ В этой статье подробно разберём структуру акта, правила его заполнения и приведём образец․
Что такое акт и когда он составляется
Акт — это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) или уполномоченным сотрудником, подтверждающий установленные факты или события․ Акты применяются в самых разных сферах:
- акт выполненных работ (оказанных услуг) по договору подряда;
- акт приёма-передачи имущества, документов, товаров;
- акт о совершении дисциплинарного проступка;
- акт об отказе сотрудника подписать документ или дать объяснения;
- акт на списание материалов, основных средств, представительских расходов;
- акт обследования (земельного участка, помещения, условий труда);
- акт сверки взаиморасчётов;
- акт приёмки товара по количеству и качеству (форма ТОРГ-2)․
Обязательные реквизиты акта
Согласно требованиям ГОСТ Р 7․0․97-2016 и правилам делопроизводства, в заголовочной части акта должны присутствовать следующие элементы:
- Наименование организации (полное или сокращённое);
- Наименование структурного подразделения (если акт составляется внутри подразделения);
- Наименование вида документа — слово «АКТ»;
- Дата составления документа;
- Регистрационный номер (индекс) документа;
- Место составления (город, населённый пункт);
- Заголовок к тексту, кратко отвечает на вопрос «о чём?» (например: «о приёмке выполненных работ»);
- Основание для составления — ссылка на договор, приказ, распоряжение․
Если для конкретного вида акта не утверждена типовая форма, документ оформляется на общем бланке организации, включающем весь необходимый состав обязательных элементов․
Структура текста акта
Текст акта традиционно состоит из двух частей:
Вводная (констатирующая) часть
Здесь указываются:
- основание составления акта (договор № ___ от ___․___․20__ г․, приказ и т․д․);
- состав комиссии: председатель и члены комиссии в алфавитном порядке с указанием должностей;
- цели, задачи и суть проведённой работы или проверки;
- период, за который составляется акт․
Констатирующая (основная) часть
В ней излагаются установленные факты, результаты осмотра, проверки или выполненных работ․ Эта часть может состоять из нескольких абзацев, пунктов либо быть оформлена в виде таблицы, например, при перечислении работ, материалов или выявленных нарушений․
В конце акта указываются данные о членах комиссии и представителях сторон (например, представителе компании-поставщика)․ Акт подписывается уполномоченными лицами с обеих сторон․
Особенности указания даты
Датой акта считается дата его подписания ответственным лицом (подп․ «а» п․ 8 ФСБУ 27/2021)․ Если дата оформления акта отличается от даты фактического выполнения работ, в документе отдельно указывают, когда работа была выполнена фактически․ Это важно для бухгалтерского и налогового учёта․
Образец оформления акта
Ниже приведён примерный образец акта с угловым расположением реквизитов:
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Адрес: 123, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ , оф․
ИНН 77* / КПП 77*
Тел․: +7 (495) —**
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Пример»
_____________ /Иванов И․И․/
«___» __________ 20__ г․
АКТ № ___
о приёмке выполненных работ
г․ Москва &