Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Объяснительная записка — это официальный документ, который сотрудник пишет по требованию работодателя для разъяснения причин определенных действий или бездействий. В контексте командировок она чаще всего требуется при нарушении сроков поездки, изменении маршрута, невыполнении задания, потере документов или просрочке сдачи авансового отчета. Актуально на .

Правовая природа и юридическая сила

Согласно трудовому праву (ст. 193 ТК РФ), объяснительная записка не является обязательным для сотрудника документом, никто не может заставить его писать её «под завязку». Однако отказ от написания фиксируется комиссией (актом) и может использоваться работодателем как доказательство в суде при применении дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение).

Важно: Сама по себе объяснительная не накладывает санкций. Это средство защиты прав работника (изложить свою позицию) и инструмент расследования для работодателя.

Основные ситуации, требующие объяснительной по командировке

Опоздание/пропуск транспорта: задержка рейса, поезда, автобуса по вине перевозчика или форс-мажору (погода, аварии).
Самоуправное возвращение или удлинение поездки: сотрудник вернулся раньше или позже дат в приказе (ф. Т-9/Т-9а) без согласования.
Использование личного транспорта без разрешения: если в приказе указан общественный транспорт, а сотрудник поехал на своем авто (марка , гос. номер ).
Невыполнение служебного задания: не подписан договор, не посещена выставля, не проведена встреча.
Потеря/порча документов: билеты, квитанции, чеки на проживание, авансовый отчет.
Просрочка сдачи авансового отчета: превышение 3-дневного срока после возвращения (п. 6.3 Положения ЦБ РФ № 573-П).
Работа в выходной/праздничный день без оформления: если сотрудник работал, но приказа о привлечении нет.

Структура и обязательные реквизиты объяснительной записки

Единой утвержденной формы (как Т-9 для приказа) для объяснительной не существует. Оформляется в свободной форме на листе А4 (ручкой или на компьютере) с соблюдением деловых стандартов (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Обязательные элементы («Шапка» и тело):

Кому: Должность руководителя организации (Генеральному директору ООО «», Иванову И.И. ).
От кого: Должность, ФИО автора (Менеджер отдела продаж Петров П.П. ).
Название документа: «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (по центру).
Ссылка на основание: «По требованию от ДД.ММ.ГГГГ № / в связи с проверкой авансового отчета № .;.».
Суть происшествия (Хронология): Даты, время, места, обстоятельства. Только факты, без эмоций.
Причины (Причинно-следственная связь): Почему так вышло? (Задержка рейса № на 5 часов по решению экипажа / Болезнь, подтвержденная больничным листом № * / ДТП на трассе, протокол ГИБДД № *).
Приложения (Доказательства): «Прилагаю: копию билета, справку из аэропорта, больничный лист, протокол ГИБДД, чеки на такси».
Дата составления и Личная подпись с расшифровкой.

Типовые образцы текстов (Шаблоны)

Ниже приведены варианты формулировок для самых частых случаев. Замените данные в скобках на свои.

Ситуация 1: Задержка рейса / транспорта (не по вине сотрудника)

 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Кому: Генеральному директору ООО «Ромашка»
 Иванову И.И.
От кого: Менеджера отдела закупок Петрова П.П.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
 По требованию начальника отдела закупок Сидорова С.С. от г. объясняю причину возвращения из командировки в г. Санкт-Петербург позже срока, указанного в приказе № 123-ОД от (срок по приказу: до , фактический возврат: ).
 г. я прибыл в аэропорт «Пулково» для вылета рейса SU-* (Санкт-Петербург — Москва) по расписанию 14:30. Регистрация на рейс прошла успешно. Однако по техническим причинам (обнаружение неисправности борта) авиаперевозчик «Аэрофлот» задержал вылет на 6 часов 15 минут. Официальное уведомление о задержке получено в 15:10. Вылет состоялся в 20:45, прилет в Москву (Шереметьево) — 22:20. Добрался до места жительства в 00:10 .
В связи с отсутствием ночных рейсов/поездов и невозможностью добраться до офиса в рабочее время , возвращение произошло на следующий календарный день.
Действовал в соответствии с п. 16 Положения о порядке направления в командировку (утв. Постановлением Правительства РФ № 749), согласно которому дни задержки транспорта засчитываются в командировочные дни.
 Прилагаю:
 Копию посадочного талона рейса SU-*.
 Справку из аэропорта «Пулково» о задержке рейса (выдана ).
 Копию электронного билета.
 г. Подпись _____________ /Петров П.П./ 

Ситуация 2: Использование личного авто без предварительного согласования

 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Кому: Директору филиала АО «СтройИнвест»
 Смирнову А.А.
От кого: Инженера ПТО Козлова К.К.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объясняю факт использования личного легкового автомобиля марки , гос. знак для проезда к месту командирования (г. Тула) и обратно в период с по вместо общественного транспорта, указанного в приказе № 45 от .
Причина: в 20:00 при планировании поездки выяснилось, что на нужные даты отсутствуют билеты на поезда/автобусы соответствующего класса, а такси/каршеринг обходится в 2,5 раза дороже расхода ГСМ по нормативам. Срочность поездки (подписание акта приемки объекта в 10:00) не позволяла ждать следующего доступного транспорта.
Уведомил непосредственного руководителя Иванова И.И. по телефону * в 20:15, устное согласие получено. Официальная служебная записка на использование личного авто не подготовлена ввиду срочности.
Расходы на ГСМ (расчет по нормам потребления: * л * руб/л = * руб.) и проезд по платным дорогам (чеки прилагаю) ниже стоимости гипотетического такси.
Прилагаю:
 Чек АЗС № * от (заправка до выезда).
 Чек АЗС № * от (заправка при возвращении).
 Чеки проезда М-4 «Дон» (платный участок).
 Копию СТС автомобиля *.
 г. Подпись _____________ /Козлов К.К./ 

Ситуация 3: Просрочка сдачи авансового отчета

 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Кому: Главному бухгалтеру ООО «ТехноСервис»
 Волковой В.В.
От кого: Старшего разработчика Соколова С.С.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объясняю причину несвоевременной сдачи авансового отчета по командировке в г. Казань (приказ № 88 от , срок поездки 11-). Срок сдачи отчета по п. 6.3 Положения ЦБ № 573-П истек , отчет сдан .
Причина задержки: (первый рабочий день после возвращения) я обратился в бухгалтерию для сдачи отчета, однако мне было сообщено, что чек на проживание в отеле «Казань-Центр» (сумма * руб.) не проходит проверку в ФНС (ОФД) из-за ошибки кассового аппарата отеля (неверный ИНН продавца). Для получения корректировочного чека/УПД необходимо было связаться с бухгалтерией отеля.
Отель находится в другом городе, контактное лицо было в отпуске до . Корректный документ (УПД на корректировку) получен только по электронной почте. отчет сдан в бухгалтерию в полном объеме.
Неиспользованный остаток аванса в размере * руб. сдан в кассу ПКО № * от .
Прилагаю:
 Переписку с отелем (email) от 16.03–.
 Копию некорректного чека и полученного УПД на корректировку.
 г. Подпись _____________ /Соколов С.С./ 

Связь с другими документами командировки

Объяснительная записка не существует в вакууме. Она взаимодействует со следующими формами:

Документ	Форма / Основание	Роль объяснительной
Приказ о направлении	Форма Т-9 (1 чел.) или Т-9а (группа)	Базовый документ. Объяснительная пишется при отклонении от параметров приказа (сроки, маршрут, цель).
Служебная записка	Свободная форма / Внутренний регламент	Пишется ДО или ВО ВРЕМЯ поездки для согласования изменений (продление, смена транспорта). Объяснительная — постфактум, если согласования не было.
Авансовый отчет	Форма № 0504833 (указ ЦБ РФ)	Главный финансовый документ. Объяснительная нужна, если отчет сдан с просрочкой, есть недоимка/перерасход или потеряны чеки.
Справка о командировке	Свободная форма (для вуза, банка, ВУЗ)	Подтверждает факт поездки. Объяснительная может потребоваться, если даты в справке расходятся с приказом.
Акт комиссии	Свободная форма	Составляется при отказе сотрудника писать объяснительную (ст. 193 ТК РФ).

Процедура обработки объяснительной (Алгоритм HR/Руководителя)

Требование: Руководитель выдает письменное требование (на служебной записке или в свободной форме) с указанием срока (обычно 2 рабочих дня).
Написание: Сотрудник пишет от руки или на ПК, подписывает, ставит дату.
Отказ: Если сотрудник отказывается — составляется Акт комиссии из 3-х лиц (п. 1 ст. 193 ТК РФ).
Анализ: Руководитель/HR/Юрист оценивают уважительность причин (форс-мажор, болезнь, вина перевозчика — уважительно; «переспал», «забыл», «не хотел» — неуважительно).
Решение:
- Признать уважительным -> Никаких санкций, дни задержки оплачиваются как командировочные (п. 16 Пост. № 749).
- Признать неуважительным -> Дисциплинарное взыскание (замечание/выговор) в течение месяца (ст. 193 ТК РФ). Дни прогула не оплачиваются.
- Материальная ответственность -> Если ущерб (покупка новых билетов, штрафы отеля), взыскивается по общим основаниям (ст. 238 ТК РФ), но не более среднего месячного заработка.
Архивирование: Объяснительная (или Акт об отказе) прикладывается к материалам командировки (приказ, отчет, билеты) и хранится по срокам хранения кадровых документов (75 лет для личных дел, 5 лет для отчетов).

Частые ошибки сотрудников и советы

Ошибка: Писать эмоционально («Начальник идиот», «Отель грязный»).

Правильно: Сухой бизнес-стиль. Только факты, даты, номера документов, ссылки на законы/договоры.
Ошибка: Не прикладывать доказательства (справки из аэропорта, чеки, скриншоты переписки, больничные).

Правильно: Любая фраза «рейс задержали» без справки аэропорта — недоказанное утверждение.
Ошибка: Упоминать личные проблемы без документального подтверждения («заболел», «пробки»).

Правильно: Болезнь, только с больничным листом. Пробки — только если есть данные Яндекс.Карт/2ГИС на момент движения или протокол ДТП.
Ошибка: Путаница между Служебной запиской (инициатива изменений) и Объяснительной (отчет о случившемся).

Правильно: Если знаете заранее, что опоздаете/продлите — пишите Служебную записку до истечения срока приказа.
Совет: Сохраняйте фото/сканы всех билетов, чеков, посадочных талонов в облаке или мессенджере «Избранное» сразу при получении. Это спасает при потере бумажников.

Нюансы 2026 года (Актуально на )

Электронный документооборот (ЭДО): Объяснительную можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) сотрудника в системе ЭДО (Диадок, СБИС, Контур). Это приравнивается к ручной подписи (ФЗ-63).
ФСБУ 27/2021 (РСБУ 27/2021): Требования к признанию расходов по командировкам ужесточены. Налоговая требует доказательной базы: приказ, отчет, билеты, объяснительные при отклонениях. Без объяснительной задержка возвращения может быть признана недокументированным расходом (налоговый риск).
Суточные и задержка транспорта: Согласно Постановлению Правительства РФ № 749 (п. 16), дни задержки транспорта (поезда, самолета, корабля) включаются в срок командировки и оплачиваются суточными, если сотрудник предоставил документы, подтверждающие задержку (справку перевозчика). Объяснительная — обязательный сопроводительный документ для бухгалтерии для начисления этих суточных.
Личный транспорт: Тренд 2024-2026 — требование предварительной Служебной записки на использование личного авто (марка, гос. номер *). Если её нет — объяснительная обязательна, и компенсация ГСМ может быть оспорена налоговой.

Резюме: Чек-лист правильной объяснительной

[ ] Адресат (Должность, ФИО руководителя) указан верно.
[ ] Автор (Должность, ФИО, подпись) указан верно.
[ ] Название «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» есть.
[ ] Есть ссылка на приказ о командировке (№, дата).
[ ] Описана конкретная ситуация (Что? Где? Когда?).
[ ] Указана причина (Почему?), ссылаясь на обстоятельства (форс-мажор, болезнь, действия третьих лиц).
[ ] Приложены все подтверждающие документы (справки, чеки, фото, скрины, больничные).
[ ] Дата составления = дата подачи (не задним числом).
[ ] Подпись расшифрована (Фамилия И.О.).

Статья подготовлена на основе актуального трудового законодательства (ТК РФ), Постановления Правительства РФ № 749, Положения ЦБ РФ № 573-П и практики применения ФСБУ 27/2021. Данные о конкретных лицах и реквизитах замаскированы (*).