Объяснительная записка — это официальный документ, который сотрудник пишет по требованию работодателя или по собственной инициативе для разъяснения причин совершенного проступка, нарушения трудовой дисциплины или инцидента, связанного с режимом доступа и безопасностью. В структуре любого предприятия служба безопасности (СБ) играет ключевую роль в расследовании таких случаев, поэтому требования к оформлению и содержанию записки, адресованной именно в это подразделение, имеют свою специфику.
Согласно актуальной информации на , единой законодательно утвержденной формы бланка не существует (ст. 199 ТК РФ не регламентирует форму), что дает организациям право разрабатывать свои шаблоны. Однако деловой оборот навязывает жесткие неписаные стандарты.
Когда требуется объяснительная для Службы Безопасности
Обращение в СБ или требование записки от имени СБ возникает в следующих типовых ситуациях:
- Нарушение пропускного режима: пропуск забыт, передан постороннему, попытка прохода без идентификации, «хвостование» (проход за чужим пропуском).
- Нарушение режима коммерческой/гостайны: фото/видеосъемка в запрещенных зонах, вынос конфиденциальных документов без разрешения, подключение посторонних устройств к корпоративной сети.
- Инциденты с имуществом: порча имущества компании, хищение, обнаружение неучтенных ценностей.
- Конфликтные ситуации: драки, угрозы, агрессивное поведение на территории объекта;
- Результаты проверок: полиграф, инвентаризация, проверка логов доступа, выявление расхождений.
Структура и реквизиты документа (с маскировкой персональных данных)
Ниже приведен универсальный шаблон с пояснениями. Внимание: в примерах реальные фамилии, названия организаций, номера телефонов и адреса частично скрыты маской в соответствии с политикой конфиденциальности.
Шапка документа (верхняя часть)
Кому: Начальнику службы безопасности
ООО «Системы» / АО «Пром»
Иванову И. (ФИО руководителя СБ — полностью или инициалы)
От кого: Системного администратора
Отдела ИТ / Подразделения *
Петрова П.* (ФИО автора, должность, структурное подразделение)
Тел. вн.: --* / Раб. тел.: +7 (***) --*
Название документа
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Основная часть (описание обстоятельств)
Текст должен быть написан от первого лица, в официально-деловом стиле, без эмоций, сленга и лишних деталей. Логика: Что произошло? -> Когда и где? -> Почему (причина)? -> Какие действия предприняты?
Пример заполнения (нарушение пропускного режима):
« в 08:55 я, Петров П., прибыл на рабочее место (офис , этаж , каб. *). При проходе через турникет КПП-1 обнаружил отсутствие у себя персонального пропуска (уتركлен в сумке/на другом куртке/утерян).
Во избежание опоздания на совещание, запланированное на 09:00, я воспользовался проходом за коллегой (сотрудником отдела продаж Сидоровым С.) без предъявления пропуска контролеру дежурной смены охраны (к/с Смирнову С.).
Причиной нарушения стало мое недосмотрение/срочная необходимость присутствия на совещании с клиентом * / техническая неисправность турникетов (зафиксировано в журнале КСО № *).
Пропуск найден/восстановлен в 10:30. В дальнейшем гарантирую строгое соблюдение инструкции по пропускному режиму (ППР-2024/01). Прошу принять к сведению и не применять к мне меры дисциплинарного взыскания».
Заключительная часть
С датой ознакомления согласен: _____________ / Петров П.* /
Дата составления:
Подпись: _____________ / Петров П.* /
Расшифровка подписи: Петров Петр Петрович
Ключевые правила написания для Службы Безопасности
- Адресация строго по иерархии. Даже если записку просит оператор КПП или инспектор КД, адресату указывается Руководитель СБ (Начальник СБ / Директор по безопасности).
- Точная хронология. СБ опирается на логи турникетов, видеозаписи, журналы учета. Любое расхождение во времени (минуты/секунды) будет расценено как недостоверность показаний.
- Ссылка на нормативные акты компании. Упоминание конкретных документов (Инструкция по пропускному режиму, Положение о коммерческой тайне, Правила внутреннего трудового распорядка) показывает осведомленность сотрудника.
- Отсутствие оправданий в стиле «все делают». Фразы вроде «Иванов тоже проходит за другими» ухудшают позицию. СБ рассматривает конкретный факт конкретного лица.
- Инициатива по устранению последствий. Если пропуск утерян — заявление на восстановление уже написано. Если пароль скомпрометирован — пароль уже сменен. Это смягчающий обстоятельство.
Типовые ошибки, которые фиксирует СБ
- Отсутствие даты и времени события (или указание только даты без времени).
- Исправления, зачеркивания, карандашные пометы (допускается только чернила синего/черного цвета, ошибки зачеркиваются одной линией с надписью «Исправлено верно», подпись, дата).
- Нечитаемый почерк (рекомендуется печатный текст, распечатанный и подписанный от руки).
- Ссылки на «устное разрешение» начальника СБ или охраны без фиксации в журнале/системе.
- Скрытие факта привлечения посторонних лиц (коллег, подрядчиков) к нарушению.
Правовые последствия и сроки
Согласно ст. 193 ТК РФ, работодатель имеет право запросить объяснительную записку в течение 2 рабочих дней после обнаружения нарушения (не считая времени отсутствия сотрудника: болезнь, отпуск, командировка). Сотрудник обязан предоставить ее в течение 2 рабочих дней с момента получения требования.
Важно: Отказ от написания объяснительной не лишает работодателя права наложить взыскание. В этом случае составляется Акт об отказе от написания объяснительной записки (подписывается комиссией из 3-х лиц, в т.ч. представителем СБ и профсоюза, если есть).
Особенности передачи документа
- Вручение под роспись: Один экземпляр остается у автора с отметкой о принятии (должность, ФИО получателя из СБ/Кадров, дата, время, подпись).
- Электронный документооборот (ЭДО/СЭД): Допустимо направление скана с ЭЦП или через корпоративный портал (например, 1С:Документооборот, Диадок, Контур). В этом случае фиксируется время отправки/получения автоматически.
- Копия в личное дело: Оригинал (или заверенный копией) оседает в личном деле сотрудника (кадры), копия — в деле проверки/инцидента (СБ).
Примерный образец для скачивания (структура файла)
Для удобства работы рекомендуется хранить шаблон в корпоративной базе знаний (Confluence, SharePoint, Внутренний портал) в двух форматах:
- .docx / .odt — для редактирования и заполнения на компьютере с последующей печатью.
- .pdf — для ознакомления с эталонным заполнением (read-only).
Наименование файла: Shablon_Objasnitel'naya_Zapiska_SB_v1.0_2026.docx
Резюме
Грамотно составленная объяснительная записка для Службы Безопасности, это не просто формальность, а инструмент защиты своих трудовых прав. Она фиксирует версию сотрудника «здесь и сейчас», исключая двоякое толкование событий в будущем. Соблюдение структуры, делового стиля, точности фактов и ссылок на локальные нормативные акты организации существенно повышает шансы на разрешение вопроса без применения дисциплинарных взысканий (замечание, выговор) илиувольнения (п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ — грубое нарушение трудовой дисциплины).
Данная статья подготовлена на основе актуальной судебной практики и стандартов кадрового делопроизводства на . Шаблоны и бланки рекомендуется согласовать с юристами и руководителем СБ конкретной организации.