Оформление командировочных расходов, одна из самых частых причин споров с налоговыми органами и трудовыми инспекциями. Ключевым документом‚ легализующим выплату суточных‚ является локальный нормативный акт (ЛНА). В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно составить и утвердить такой документ в 2026 году‚ опираясь на актуальное законодательство и судебную практику.

Правовая природа документа: почему нужен отдельный ЛНА?

Согласно ст. 168 ТК РФ‚ расходы работника‚ связанные с командировкой (в т.ч. суточные)‚ возмещаются работодателем в порядке‚ установленном локальным нормативным актом‚ коллективным договором или трудовым договором.

Важно: Отсутствие утвержденного ЛНА о суточных делает выплаты незаконными с точки зрения трудового права‚ а с точки зрения налогового учета (НДФЛ‚ страховые взносы) — недокументированными‚ что ведет к начислению дополнительных налогов‚ пени и штрафов (ст. 120‚ 122 НК РФ).

Иерархия документов

1. Трудовой кодекс РФ (базовые гарантии).
2. Коллективный договор (если имеется).
3. Локальный нормативный акт (Положение о командировках / Положение о суточных / Правила внутреннего трудового распорядка — ПВТР).
4. Трудовой договор (индивидуальные условия‚ не ухудшающие положение по сравнению с ЛНА).

На практике оптимальным вариантом является разработка отдельного Положения о порядке направления в командировки и возмещения расходов (или «Положения о суточных»)‚ которое утверждается приказом руководителя.

Обязательные реквизиты ЛНА о суточных (чек-лист 2026)

На основе ст. 8 ТК РФ‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016 (системы стандартизации документации) и рекомендаций Роструда‚ в документе обязательно должны быть зафиксированы следующие блоки:

• Область действия: к кому применяется (все сотрудники‚ отдельные категории‚ филиалы).
• Размеры суточных: фиксированные суммы за календарный день командировки (в т.ч. выходные‚ праздничные‚ дни болезни в командировке).
• Дифференциация: разные ставки для командировок по РФ и за рубеж (с отсылкой к нормативам МВД/МИД для зарубежных).
• Порядок расчета: день выезда/приезда‚ пересечение часовых поясов‚ длительность более суток.
• Источники финансирования и порядок выплаты: аванс / постоплата‚ расчетный счет / корпоративная карта / на руки (с соблюдением лимитов ЦБ РФ).
• Отчетность: сроки сдачи авансового отчета‚ перечень подтверждающих документов (билеты‚ квитанции‚ справки).
• Налоговый учет: отсылка к ст. 217‚ 252 НК РФ (лимиты 700/2500 руб. в сутки для НДФЛ/страховых взносов).
• Порядок внесения изменений и введения в действие.

Типовая структура Положения о суточных (Образец)

Ниже приведена рекомендуемая структура документа. Конкретные цифры (суммы‚ ФИО‚ реквизиты организации) заменены на маски в соответствии с правилами конфиденциальности.

Шапка и утверждение

<!-- Пример оформления заголовка -->
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «»
____________ / * /
«___» ___________ 202_ г.

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке направления работников в командировки и возмещения расходов‚ связанных с командировками
(в ред. от «___» ___________ 202_ г.)

Раздел I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с ТК РФ (ст. 166–168)‚ НК РФ (ст. 217‚ 252)‚ Постановлением Правительства РФ от № 302 (для зарубежных командировок) и локальными актами ООО «».
2. Действие Положения распространяется на всех работников ООО «»‚ включая работающих по фиксированным срокам‚ неполному рабочему времени/неделе‚ удаленно (если командировка предусмотрена договором).
3. Командировка, это по поручению работодателя отлучка работника на определенный срок от места постоянной работы для выполнения служебного задания.

Раздел II. Размеры суточных (Ключевой блок)

Внимание: Законодательством не установлены минимальные или максимальные размеры суточных для внутрироссийских командировок (Письмо Минфина РФ от № 03-04-06/53853). Организация устанавливает их самостоятельно. Однако для налоговых целей существуют лимиты не облагаемых НДФЛ/взносами сумм.

Рекомендация 2026: Для исключения рисков по НДФЛ и взносам размер суточных во внутрироссийских командировках лучше устанавливать в пределах 700 руб./сутки (лимит ст. 217 НК РФ)‚ а для зарубежных — 2500 руб./сутки. Превышение возможно‚ но излишек облагается.

Раздел III. Порядок расчета суточных

1. Суточные выплачиваются за каждый календарный день командировки (дни выезда‚ прибытия‚ выходные‚ праздничные‚ нерабочие‚ дни болезни в командировке — на основании ст. 167 ТК РФ и Постановления Пленума ВС РФ № 2).
2. День выезда и день прибытия считаются одними сутками. Если работник выехал и вернулся в один календарный день — оплачивается 1 сутки.
3. При пересечении часовых поясов расчет ведется по времени пункта постоянной работы работника (или по МСК — зафиксируйте выбранный вариант в ЛНА).
4. В случае болезни в командировке суточные сохраняются на весь период нетрудоспособности (в т.ч. продление командировки)‚ подтверждаемого больничным листом.

Раздел IV. Порядок выплаты и отчетности

• Аванс выплачивается не позднее чем за * календарных дней до выезда (на карту / через кассу в пределах лимита 100 000 руб. за выплату — инструкция ЦБ РФ № 5348-У).
• Авансовый отчет (ф. № 0504401 или своя форма) сдается в течение * рабочих дней после возвращения (рекомендуется 3 дня).
• К отчету прикладываются: билеты (посад. талоны)‚ квитанции на проживание (чек-ин/чек-аут‚ квитанция оплаты)‚ справки о проезде. Для суточных чеки НЕ требуются (суть суточных — покрытие расходов на питание и бытовые нужды без отчетности по чекам).
• Неиспользованный аванс возвращается в кассу / на счет организации. Перерасход — компенсируется за счет организации (если расходы деlovы и подтверждены).

Раздел V. Налоговый учет (Блок для бухгалтерии)

1. Суточные в пределах норм (700 / 2500 руб.) не включаются в базу НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и не подлежат страхованию (п. 1 ст. 422 НК РФ).
2. Суммы сверх лимитов включаются в доход работника (НДФЛ 13/30%) и базу страховых взносов (30%/15.1%).
3. Суточные учитываются в составе расходов на производство и реализацию (п. 20 ст. 252 НК РФ) при условии документально подтвержденности (приказ‚ служебная записка‚ авансовый отчет).

Раздел VI. Заключительные положения

1. Настоящее Положение вступает в силу с «___» ___________ 202_ г. (или со дня ознакомления).
2. Контроль за соблюдением — за заместителем директора / начальником кадровика *.
3. Изменения вносятся приказом руководителя с соблюдением процедуры ст. 372 ТК РФ (уведомление профсоюза за 3 дня‚ ознакомление работников под роспись).
4. Принято к сведению профсоюзным органом (протокол № * от *).

Процедура принятия и введения в действие ЛНА (Алгоритм 2026)

Многие работодатели теряют суды именно из-за нарушения процедуры ст. 372 ТК РФ. Ниже пошаговый алгоритм:

1. Разработка проекта: Кадровик / юрист / бухгалтер готовят текст.
2. Согласование с профсоюзом (если есть): Направляете проект профсоюзу. У них 3 рабочих дня на рассмотрение (ч. 3 ст. 372 ТК РФ). Если возражений нет, протокол/письмо согласия. Если есть — переговоры (до 3 дней)‚ затем подписание или фиксация разногласий.
3. Утверждение приказом: Издается приказ «Об утверждении Положения…». В приказе обязательно: дата вступления в силу‚ ответственное лицо за контроль‚ указание на ознакомление работников.
4. Ознакомление работников ПОД РОСПИСЬ: Критически важно. Каждый затрагиваемый сотрудник должен подписать лист ознакомления (журнал или листы к приказу) ДО первой командировки по новому Положению. Дата росписи не может быть позже даты вступления в силу.
5. Регистрация в журнале учета ЛНА: Ведется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (журнал учета локальных нормативных актов).

Типичные ошибки и риски (Разбор практики)

• Ошибка 1: «Суточные в трудовом договоре‚ ЛНА не нужен». Допустимо только для конкретного работника. Для штата — обязателен ЛНА (ст. 8 ТК РФ). Риск: налоговая переквалифицирует все выплаты в зарплату + 43% налогов/взносов.
• Ошибка 2: Размер суточных «в поле приказа о командировке». Приказ о командировке (ф. Т-9/Т-9а) — это распорядительный документ по конкретному случаю. Он не может устанавливать нормы (размеры выплат). Нормы только в ЛНА.
• Ошибка 3: Отсутствие лимитов для зарубежных командировок. Если в ЛНА написано «суточные за рубеж по факту» или «по согласованию с директором» — налоговая признает весь расход необоснованным. Обязательна отсылка к нормативу МИД (Приказ МИД РФ от № 7711 или актуальному на дату).
• Ошибка 4: Неознакомление работников. Если сотрудник не подписался, Положение к нему не применяется (ч. 3 ст. 22‚ ст. 68 ТК РФ). Суды встают на сторону работника (обзоры судебной практики ВС РФ).
• Ошибка 5: Ухудшение условий. Новый ЛНА не может устанавливать суточные ниже предыдущего ЛНА/коллективного договора без согласия работников (ст. 74‚ 372 ТК РФ).

Особенности 2026 года: что изменилось?

1. Электронный документооборот (ЭДО): Ознакомление с ЛНА допускается через ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур и др.) с использованием квалифицированной ЭЦП работника (ст. 312.1 ТК РФ‚ Постановление Пленума ВС РФ № 2). В журнале учета фиксируется дата отправки в ЭДО и дата подписания ЭЦП.
2. Удаленные работники: Если в штате есть удаленщики (ст. 312.1–312.5 ТК РФ)‚ командировка для них, это выезд в место нахождения работодателя или в иное место. ЛНА должен четко регламентировать: что считается «местом постоянной работы» удаленщика (адрес в договоре) и как считать суточные при выезде «домой» к работодателю.
3. Корпоративные карты «МИР»: В 2026 г. практически полный переход на карты НСПК. В ЛНА рекомендуется прописать: «Выплата аванса/суточных производится исключительно на корпоративную карту платежной системы «МИР»». Снятие наличных — в лимитах ЦБ (100 тыс. руб./мес. на физлицо).
4. Индексация: Рекомендуется закрепить в ЛНА ежегодный пересмотр размеров суточных (индексацию) с учетом инфляции (Росстат)‚ чтобы избежать претензий по ст. 134 ТК РФ (заработная плата не может быть ниже МРОТ‚ суточные, часть оплаты труда в поездках).

Пример приказа об утверждении (Образец)

ПРИКАЗ № 
г.  «___» ___________ 202_ г.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В КОМАНДИРОВКИ И ВОЗМЕЩЕНИИ РАСХОДОВ

В соответствии со ст. 8‚ 22‚ 168 ТК РФ‚ ст. 217‚ 252 НК РФ ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Положение о порядке направления работников в командировки и возмещения расходов‚ связанных с командировками (приложение).
Установить размер суточных расходов для внутрироссийских командировок в размере * рублей за календарный день суток командировки.
Для зарубежных командировок установить размер суточных в соответствии с нормами‚ утвержденными Приказом МИД РФ (актуальной редакцией на дату выезда).
Настоящий Приказ вступает в силу с «___» ___________ 202_ г.
Обязать:
 5.1. Начальника отдела кадров  — обеспечить ознакомление работников с Положением под роспись (в т.ч. через ЭДО) до «___» ___________ 202_ г.
 5.2. Главному бухгалтеру  — обеспечить учет суточных в налоговом и бухгалтерском учете согласно разделам 5 Положения.
Контроль за исполнением — за заместителем генерального директора .

Генеральный директор _____________ /  /
ООО «*»
М.П.

Журнал ознакомления (Форма)

Ведите журнал (бумажный или электронный) со следующими колонками:

1. № п/п
2. Фамилия‚ Имя‚ Отчество работника
3. Должность / Подразделение
4. Наименование ЛНА (Полное: «Положение о порядке направления в командировки…»)
5. Дата ознакомления
6. Подпись работника (или отметка ЭЦП / лог ЭДО)
7. Примечание (например: «С несообщением»‚ «На русском/английском»)

Резюме: чек-лист для проверки вашего ЛНА перед подписанием

Проверяемый элемент	Статус (Да/Нет)	Комментарий
Есть ли отсылка к ст. 168 ТК РФ и ст. 217/252 НК РФ?	База законности
Четко зафиксированы размеры (цифры) для РФ и за рубеж?	Не «по согласованию»‚ а конкретные суммы/нормативы
Указан порядок расчета дней (выезд/приезд‚ болезнь‚ выходные)?	Исключает двоякое толкование
Прописа налоговые лимиты (700/2500) и порядок налогообложения излишков?	Защита от претензий ФНС
Согласовано с профсоюзом (протокол/письмо)?	Ст. 372 ТК РФ
Приказ об утверждении подписан руководителем?	С печатью (если есть) / ЭЦП
Все затрагиваемые работники ознакомлены ПОД РОСПИСЬ ДО вступления в силу?	Самый частый повод штрафов/судов
Внесен в журнал учета ЛНА?	ГОСТ Р 7.0.97-2016

Грамотно составленный ЛНА о суточных — это не просто формальность для кадровика‚ а инструмент налоговой безопасности и защиты от трудовых споров. В 2026 году особое внимание обратите на: работу с удаленными сотрудниками‚ обязательное использование корпоративных карт «МИР»‚ оформление ознакомления через ЭДО и жесткую привязку зарубежных суточных к актуальным приказам МИД РФ.

Используйте приведенную выше структуру как конструктор: адаптируйте размеры ()‚ наименование организации ()‚ ФИО ответственных лиц (*) под свою реальность. Регулярно (раз в год) пересматривайте документ на предмет актуальности нормативов и индексации сумм.

---

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При разработке локальных нормативных актов рекомендуется привлекать квалифицированных юристов‚ учитывающих специфику вашей организации.