График дежурства администрации — это ключевой локальный нормативный акт, обеспечивающий бесперебойное управление организацией в нерабочее время (ночи, выходные, праздники). Правильно составленный документ гарантирует, что в любой момент времени в учреждении есть лицо, уполномоченное принимать оперативные решения, координировать действия персонала и взаимодействовать с экстренными службами.
Нормативная база и правовое значение
Обязательность наличия графика дежурств закреплена в ряде нормативных актов в зависимости от профиля организации:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 103, 104) — регулирует вопросы работы в нерабочее время и оплаты дежурств.
- Постановление Правительства РФ № 1495 (для госсектора), устанавливает порядок организации дежурств в федеральных органах исполнительной власти.
- Отраслевые стандарты и СанПиН — для школ, больниц, детских садов (например, СанПиН -21, Приказ Минпросвещения № 804).
- Локальные нормативные акты (ЛНА) — Положение о дежурстве, Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Коллективный договор.
Важно: График дежурства утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. Без приказа дежурное лицо не имеет законных полномочий подписывать документы, открывать/закрывать здание, вызывать полицию или скорую помощь от имени организации.
Структура и обязательные реквизиты графика
Единой формы (как формы Т-12 или Т-13) для графика дежурств не существует, поэтому каждая организация разрабатывает свой бланк. Однако обязательны следующие реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Шапка документа: Полное наименование организации (ООО «Ромашка», МБОУ СОШ № ).
- Наименование документа: «График дежурств администрации на [месяц/квартал/год]».
- Ссылка на основание: «Утвержден приказом № от *.. г.».
- Табличная часть: Даты, ФИО дежурного, должность, контактный телефон (маскированный: +7 () *—), время начала/окончания смены.
- График замены: Колонка «Замещающее лицо» (ФИО, телефон) на случай болезни или отгула основного дежурного.
- Подписи: Составившего (часто начальник канцелярии/делопроизводства), согласовавшего (юрисконсульт, зам. директора по АХО), утвердившего (Руководитель).
- Распространение: Список лиц, под роспись ознакомившихся с графиком.
Типовые режимы дежурств
Выбор режима зависит от режима работы объекта и уровня рисков.
Вариант А: Круглосуточный дежурный (для школ, детсадов, больниц, охраняемых объектов)
Дежурный находится в здании постоянно (24/7). Смены длятся 24 часа (например, с 08:00 текущего дня до 08:00 следующего). Обязательно наличие места для отдыха (дежурная комната).
Вариант Б: Дежурство в нерабочее время (для офисов, предприятий с 5-дневной недели)
Дежурный приходит после окончания рабочего дня (например, 18:00) и уходит перед началом (08:00). В выходные и праздники — полные сутки или по согласованию (например, 10:00–16:00).
Вариант В: Выездной дежурный / Дежурный по телефону (для малых организаций, ЖКХ)
Лицо не находиться в здании постоянно, но должно быть на связи и приехать по вызову в установленное время (обычно 30–60 минут). Требует четкого прописания в Положении о дежурстве.
Образец заполнения табличной части (Пример на ноябрь 2024 г.)
| Дата | День недели | ФИО дежурного администратора | Должность | Контактный телефон | Время дежурства | ФИО замещающего лица | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Пятница | Иванов И.И. | Зам. директора по УВР | +7 () — | 18:00 – 08:00 | Петров П.П. | Рабочий день | |
| Суббота | Сидоров С.С. | Начальник Охраны | +7 () — | 08:00 – 20:00 | Козлов К.К. | Выходной | |
| Воскресенье | Смирнов А.А. | Главный инженер | +7 () — | 08:00 – 20:00 | Новиков Н.Н. | Выходной | |
| Понедельник | Волков В.В. | Зам. директора по АХО | +7 () — | 18:00 – 08:00 | Морозов М.М. | Праздник (День народного единства) |
Примечание: В реальном документе таблица заполняется на весь календарный месяц или квартал. Фамилии и телефоны в данном образце частично скрыты (*) в соответствии с требованиями безопасности персональных данных.
Положение о дежурстве: Что должно быть прописано «внутри»
График — это лишь приложение. Основные правила работы дежурного фиксируются в Положении о дежурстве администрации. Обязательные разделы:
- Полномочия дежурного: Открытие/закрытие здания, управление СКУД/пожарной сигнализацией, прием вызовов, принятие решений по ЧС (потоп, пожар, угроза терракта), взаимодействие с МЧС/Полицией/Роспотребнадзором.
- Должностные обязанности: Обход периметра (каждые 2 часа?), проверка готовности путей эвакуации, контроль работы охраны/клининговой службы, ведение Журнала дежурного администратора.
- Ответственность: Дисциплинарная (за неявку, уход с поста, алкоголь), материальная (порча имущества), уголовная (незаконные действия при ЧС).
- Обеспечение дежурного: Ключи от всех помещений, рация/телефон, Журнал дежурного, План эвакуации, Списки экстренных телефонов (МЧС, Газ, Электросети, Вода, Руководитель — тел. +7 () —), бланки актов/протоколов.
- Оплата труда: Фиксированная сумма за смену, процент от оклада, или предоставление отгула (двойного) в соответствии со ст. 153 ТК РФ.
- Порядок замены: Кто и как находит замену при болезни (звонок зам. директора за 3 часа до смены).
Журнал дежурного администратора — неотъемлемый спутник графика
Наличие графика без ведения журнала делает контроль невозможным. Журнал нумеруется, прошивается, подписывается руководителем и скрепляется печатью (если есть).
Структура журнала:
- Дата, время прихода на дежурство / ухода.
- Подпись дежурного при сдаче/приеме смены.
- Состояние объекта на момент прихода (нормально / замечания: протечка, сработал датчик, дверь не закрывается).
- Зафиксированные события за смену (время, суть, меры принятые, кого уведомил).
- Посетители в нерабочее время (ФИО, цель, время входа/выхода, сопровождающее лицо).
- Подпись руководителя (или уполномоченного) при ежедневной/еженедельной проверке.
Типичные ошибки при составлении графика
- Отсутствие приказа об утверждении. График висит на стене, но приказа нет — дежурный не несет ответственности;
- Назначение лиц, не имеющих полномочий. Охранник или уборщица в графе «Дежурный администратор» — грубое нарушение (у них нет прав подписывать акты, вызывать полицию от имени директора).
- Игнорирование режима работы/отдыха. Назначение дежурного на 24ч смену без предоставления места для сна и последующего отгула, нарушение ТК РФ (ст. 103, 256).
- Скрытые контакты. В графике, висящем на стене у охраны/входе, телефоны должны быть открыты. В публичных версиях (на сайте) — маскированы (*).
- Отсутствие графика замены. Дежурный заболел в 06:00 — никто не пришел, здание открыто, сигнализация не выставлена.
Автоматизация и хранение
Современные организации переводят графики в электронный вид:
- 1С:ЗУП / 1С:Документооборот — автоматическое формирование по штатному расписанию, учет отгулов, расчет оплаты.
- Электронный документооборот (ЭДО / СБИС / Диадок), маршрут согласования и подписания ЭЦП.
- Google Таблицы / Яндекс Таблицы / Excel на сетевом диске, для малых организаций (с настройкой прав доступа: «Редактировать» — у HR/секретаря, «Комментировать/Просмотр» — у дежурных).
Срок хранения: Графики (как приложения к приказам) и Журналы дежурных хранятся в течение 5 лет (для отчетности по охране труда/ЧС) или 50/75 лет, если в журнале отражены ЧС/происшествия (согласно Листку учета дел дела).
Чек-лист перед утверждением графика (для HR/Канцелярии)
- [ ] Составлен на весь планируемый период (месяц/квартал/год).
- [ ] Учтены все праздничные и выходные дни (переносы по производственному календарю).
- [ ] Нет «дыр» (дней без дежурного).
- [ ] Назначены только уполномоченные лица (руководители, зам. руководителей, главные специалисты).
- [ ] Есть столбец «Замещающее лицо» заполненный на каждую смену.
- [ ] Учтена нагрузка: одно лицо не дежурит более 2-3 раз в неделю (соблюдение норм отдыха).
- [ ] Подготовлен Проект приказа об утверждении.
- [ ] График согласован с профсоюзом (если есть) и Охраной труда.
- [ ] Подписан руководителем.
- [ ] Ознакомлены под роспись все дежурные и замещающие лица до вступления в силу.
- [ ] Экземпляр графика размещен: у охраны/пропускного режима, на стенде для персонала, у дежурного администратора (в дежурной).
График дежурства администрации — это не просто формальность для инспекций (ГИТ, Роспотребнадзор, МЧС, Прокуратура), а рабочий инструмент безопасности. Качественно проработанное Положение о дежурстве, своевременно утвержденный график и дисциплинированное ведение Журнала дежурного минимизируют риски для организации, имущества и, главное, для жизни и здоровья людей.
Рекомендуется проводить ежеквартальные инструктажи/совещания с дежурными администраторами по разбору типичных ситуаций (пожар, угроза взрыва, наводнение, конфликт, обнаружение постороннего) для отработки алгоритмов действий до автоматизма.
Данная статья носит информационный характер. При разработке локальных актов рекомендуется консультироваться с юристом организации и специалистом по охране труда с учетом отраслевой специфики. Персональные данные в примерах замаскированы (*).