Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

С 1 января 2025 года вступил в силу ряд существенных изменений в налоговое законодательство РФ. Организации и индивидуальные предприниматели на упрощенной системе налогообложения (УСН), доходы которых превысили установленные пороги, стали плательщиками НДС. Это автоматически наложило на них обязанность выставлять счета-фактуры (СФ) в электронном виде через операторов ЭДО. В связи с этим остро встал вопрос о правильном оформлении полномочий сотрудников, подписывающих эти первичные документы.

Данная статья подробно разбирает правовую базу, структуру доверенности, нюансы машинно-читаемой формы (МЧД) и предоставляет рекомендации по заполнению актуального на образца.

Правовая основа: кто и как может подписывать СФ

Согласно ст. 169 НК РФ и Постановлению ГС РФ от № 1137 (ред. от ), счет-фактура подписывается:

Руководителем организации (директором, генеральным директором) — на основании Устава/Решения о назначении.
Индивидуальным предпринимателем, лично.
Уполномоченным лицом — на основании доверенности.

Важно: С 2025 года для выставления СФ используется исключительно электронный формат (XML-схема, утвержденная ФНС). Подписание происходит усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Доверенность также должна быть оформлена в электронном виде (МЧД — машиночитаемая доверенность) для передачи прав на подписание через ЭДО.

Виды доверенностей на 2026 год

Тип доверенности	Форма	Область применения	Срок действия
Машиночитаемая доверенность (МЧД)	XML-файл (схема ФНС), подписанная УКЭП руководителя	Работа в системах ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн и др.), подписание СФ, УПД, УКД, акций счета-фактуры	До 3 лет (если не указан иной срок)
Бумажная (простая письменная форма)	Печатный бланк с печатями и живыми подписями	Внутренний документооборот, представление в налоговый орган при проверке, работа с контрагентами, не использующими ЭДО (редко)	До 3 лет
Нотариальная	Нотариальная форма	Сделки, требующие нотариальной формы (для СФ не требуется)	По соглашению

Рекомендация: Для безошибочной работы с счетами-фактурами в 2026 году необходимо завести МЧД. Бумажный вариант хранится в архиве организации как подтверждение воли руководителя.

Структура МЧД (XML-схема) для подписания СФ

Формат МЧД строго регламентирован Приказом ФНС. Основные блоки схемы (файл Schema_MCHD_...xsd):

Информация о доверителе (Principal): ИНН, КПП, Наименование, ФИО руководителя, данные УКЭП руководителя.
Информация о представителе (Agent): ИНН, ФИО полностью, СНИЛС (обязательно для идентификации в ЭДО), данные УКЭП представителя (отпечаток сертификата).
Полномочия (Powers): Перечень действий. Для СФ критически важны коды действий по справочнику ФНС (например, СЧФ.СОЗДАНИЕ, СЧФ.ПОДПИСАНИЕ, СЧФ.ОТПРАВКА).
Срок действия: Дата начала и дата окончания (или условие «до отзыва»).
Подпись доверителя: ЭП руководителя организации.

Ключевые коды полномочий (Справочник ФНС) для работы со СФ:

СЧФ.СОЗДАНИЕ — создание счета-фактуры.
СЧФ.ПОДПИСАНИЕ — подписание счета-фактуры УКЭП.
СЧФ.ОТПРАВКА — отправка покупателю через оператора ЭДО.
ИСЧФ.СОЗДАНИЕ / ПОДПИСАНИЕ / ОТПРАВКА — аналогичные действия для исправленного счета-фактуры.
КСЧФ.СОЗДАНИЕ / ПОДПИСАНИЕ / ОТПРАВКА — для корректировочного счета-фактуры (КСФ).

Совет: Не ограничивайтесь только «Подписанием». Добавьте «Создание» и «Отправку», иначе бухгалтер не сможет подготовить и передать документ, а только подписать уже готовый XML.

Образец заполнения бумажной доверенности (для архива/внутреннего учета)

Ниже приведен универсальный образец бланка. Персональные данные и реквизиты скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности.

 ДОВЕРЕННОСТЬ № * от «» 202* г. г. *
 Мы, ООО «**» (наименование доверителя), ИНН , КПП , ОГРН ,
 юридический адрес: г. , ул. , д. , пом. ,
 действующая на основании Устава, в лице Генерального директора
 * * (ФИО полностью), действующего на основании Устава,
 именуемое в дальнейшем «Доверитель»,
ДОВЕРЯЕМ
гражданину * * * (ФИО полностью), дата рождения *.. г.,
 место жительства: г. , ул. , д. , кв. ,
 паспорт серия № , выдан .*. г.,
 код подразделения -*, СНИЛС — ,
 ИНН ,
 именуемому в дальнейшем «Представитель»,
 на право подписания и передачи покупателям счетов-фактур (в т.ч. исправленных, корректировочных),
 счетов-фактур в упрощенной форме, универсальных передаточных документов (УПД),
 универсальных корректировочных документов (УКД), а также иных первичных учетных документов,
 оформляемых в электронном виде и подписываемых усиленной квалифицированной электронной подписью,
 в интересах Доверителя во всех государственных органах, в т.ч. ФНС России,
 органах государственной внебюджетных фондов, банках, коммерческих и некоммерческих организациях,
 уполномоченных операторах электронного документооборота (СБИС, Диадок, Контур и др.),
 в т.ч. на право получения, передачи и использования ключей электронной подписи
 (сертификатов ключей проверки электронной подписи) Представителя для указанных целей.
Полномочия:
 Подготовка (формирование) электронных документов (СФ, ИСФ, КСФ, УПД, УКД).
 Подписание указанных документов УКЭП Представителя.
 Отправка документов контрагентам через операторов ЭДО.
 Получение от контрагентов подтверждений дат получения СФ/ИСФ/КСФ.
 Подписание и отправка уведомлений об уточнении (изменении) сведений СФ.
 Действие от имени Доверителя в личных кабинетах налогоплательщика (ЛК ИЮЛ/ИП) на портале ФНС.
Срок действия доверенности: до «*» 202 г. (не более 3 лет с даты выдачи).
 Доверенность не подлежит передоверию.
Подпись доверителя: _____________ /* * / (ФИО полностью)
 М.П. (Печать организации, при наличии)
Подпись представителя (при получении): _____________ / * */ 

Пошаговая инструкция: как выпустить МЧД в 2026 году

Процесс создания МЧД полностью автоматизирован в сервисах ЭДО и в личном кабинете ФНС.

Вариант А: Через личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИЮЛ/ИП) на сайте ФНС (бесплатно)

Авторизуйтесь в ЛК под УКЭП руководителя (директора).
Перейдите в раздел «Профиль» → «Доверенности» → «Выдать доверенность».
Заполните форму: укажите ИНН и ФИО представителя (бухгалтера/менеджера). Система сама подтянет данные его сертификата, если он зарегистрирован в ФНС.
В блоке «Полномочия» выберите: «Работа с счетами-фактурами» (или вручную отметьте коды: СЧФ.СОЗДАНИЕ, СЧФ.ПОДПИСАНИЕ, СЧФ.ОТПРАВКА, ИСЧФ…, КСЧФ…).
Установите срок действия (макс. 3 года).
Подпишите МЧД УКЭП руководителя и нажмите «Отправить».
Статус сменится на «Действует». Представитель видит её в своем ЛК в разделе «Доверенности, выданные мне».

Вариант Б: Через оператора ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО)

В интерфейсе оператора найдите раздел «Доверенности» / «МЧД» / «Управление полномочиями».
Создайте новую МЧД. Интерфейс обычно интуитивен: выбираете «Выдать доверенность» → «Для сотрудника»;
Заполняете данные сотрудника (ИНН, ФИО, СНИЛС, email/телефон для уведомлений).
Критически важно: В настройках полномочий выберите профиль «Бухгалтер» или вручную поставьте галочки на всех действиях по СФ/ИСФ/КСФ/УПД/УКД.
Руководитель подписывает МЧД своей УКЭП (через плагин КриптоПро / VipNet / браузерный плагин).
Оператор автоматически отправляет МЧД в реестр ФНС. Сотрудник получает уведомление и может сразу начинать подписывать СФ.

Типичные ошибки при оформлении (чек-лист для проверки)

Отсутствие СНИЛС представителя в МЧД. С 2023 года СНИЛС обязателен для идентификации физлица в реестре ФНС. Без него МЧД не заработает в ЭДО.
Неполный набор полномочий. Выдали только «Подписание», забыли «Создание» и «Отправку». Результат: сотрудник видит пустой экран или не может нажать «Отправить».
Истекший срок УКЭП представителя. МЧД действует, но сертификат ключа ЭП сотрудника просрочен. Подписать СФ невозможно. Следите за сроками сертификатов (обычно 1 год).
Расхождение данных в бумажной и электронной версии. ФИО в МЧД должно в точности совпадать с паспортом и данными сертификата ЭП. Любая опечатка (например, «Е» вместо «Ё») приведет к ошибке верификации.
Отсутствие полномочий на КСФ и ИСФ. Ошибки в СФ случаются регулярно. Если у сотрудника нет прав на «КСЧФ.СОЗДАНИЕ» и «ИСЧФ.ПОДПИСАНИЕ», корректировать документы придется директору лично.
Передоверие. МЧД не подлежит передоверию (ст. 187 ГК РФ, п. 4.1 ст. 185.1 ГК РФ). Нельзя выдать МЧД бухгалтеру, чтобы он выдал её стажеру. Нужно выдавать отдельную МЧД от имени директора каждому сотруднику.

Отзыв доверенности: процедура и сроки

При увольнении сотрудника или компрометации ключей ЭП доверенность обязательно отзывается.

Электронный отзыв (МЧД): В ЛК ФНС или у оператора ЭДО выбираете действующую МЧД → «Отозвать». Подписываете отзыв УКЭП руководителя. МЧД получает статус «Отозвана» мгновенно. Информация уходит в реестр ФНС и становится доступна контрагентам при проверке подписи.
Бумажный отзыв: Издается Приказ/Распоряжение директора об отзыве доверенности № * от *. Уведомление направляется сотруднику под роспись. Копия хранится в деле доверенностей.
Уведомление контрагентов: Закон не требует направлять официальные письма контрагентам об отзыве МЧД (реестр ФНС является публичным источником), но по корпоративным стандартам часто отправляют информационное письмо ключевым партнерам.

Особенности для УСН-организаций (с 2025 года)

Если ваша организация на УСН перешла на общий режим по НДС (доходы > 265,8 млн руб. в 2025 г. или > 450 млн руб. в 2026 г. с учетом индексации), вы обязаны:

Зарегистрироваться в ЭДО (если еще не зарегистрированы).
Получить УКЭП для директора и ответственных бухгалтеров.
Оформить МЧД на бухгалтеров до выставления первого счета-фактуры.
Использовать актуальные форматы СФ (приказ ФНС от № ЕД-7-26/874@ — формат 5.03 и выше).

Внимание: Штраф за несвоевременную регистрацию СФ в журнале учета (п. 2 ст. 120 НК РФ) или за выдачу СФ с нарушением правил заполнения (ст. 126 НК РФ) применяется к организации. Правильная доверенность — это защита от риска «подписал не тот человек» или «подписал не тем ключом».

Хранение и контроль

Срок хранения: Доверенности (бумажные и копии МЧД) хранятся в течение 5 лет после окончания срока их действия (в соответствии с типовым перечнем документов, подлежащих архивированию).
Реестр доверенностей: Ведите внутренний журнал (Excel или 1С) с колонками: №, Дата выдачи, ФИО представителя, Срок действия, Статус (Действует/Отозвана), Дата отзыва, Основание отзыва.
Аудит раз в квартал: Проверяйте актуальность МЧД в ЛК ФНС. Часто бывает, что сотрудник уволен, а МЧД висит «Действует» годми.

Резюме

В 2026 году единственно верным рабочим инструментом для делегирования права подписи счета-фактуры является Машиночитаемая доверенность (МЧД), зарегистрированная в реестре ФНС. Бумажный бланк нужен только для внутреннего контроля и архива.

Ключевые действия «здесь и сейчас»:

Проверьте наличие действующих МЧД у всех бухгалтеров, подписывающих СФ/КСФ/ИСФ.
Убедитесь, что в полномочиях стоят галочки: Создание, Подписание, Отправка для всех трех типов СФ.
Проверьте сроки действия сертификатов УКЭП представителей.
Отзовите МЧД уволенных сотрудников в день увольнения.

Грамотное оформление доверенности исключает риски признания счета-фактуры недопустимым к вычету НДС у покупателя и штрафов для продавца. Используйте сервисы ЭДО или ЛК ФНС — это бесплатно, быстро и юридически надежно.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При оформлении документов рекомендуется обращаться к квалифицированным юристам или аудиторам. Актуальность нормативной базы проверена на .