Перевод сотрудника в другое структурное подразделение (отдел, цех, сектор) — это изменение существенного условия трудового договора; Согласно ст․ 72 ТК РФ, такое изменение возможно только с письменного согласия работника и оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить документ, какие пункты обязательны, и предоставим актуальный образец заполнения на 2026 год․

Правовые основания и когда требуется допсоглашение

Не каждый переезд сотрудника требует оформления допсоглашения․ Ключевой критерий — изменение наименования или номера подразделения, указанного в трудовом договоре․

• Требуется допсоглашение: если в трудовом договоре указан конкретный отдел (например, «Отдел продаж», «Бухгалтерия № 1») и сотрудник переводиться в другое структурное подразделение (например, «Отдел маркетинга», «Бухгалтерия № 2»), а также при переводе в обособленное подразделение в другой местности․
• Не требуется допсоглашение: если в трудовом договоре указано только название организации без детализации подразделения, либо перевод происходит внутри одного подразделения (смена куратора, переезд на соседний стол/этаж без смены отдела)․ Роструд уточнял: переезд на другой этаж в том же подразделении — не основание для допсоглашения․

Важно: Перевод на другую должность (смену функции) и перевод в другой отдел — это разные основания, хотя часто совпадают․ Если меняется и должность, и отдел — все фиксируется в одном документе․

Структура и обязательные реквизиты дополнительного соглашения

Единой утвержденной формы не существует (постановление Госстата РФ от № 1), поэтому организации разрабатывают свои бланки․ Однако обязательны следующие реквизиты (ст․ 57, 72 ТК РФ):

1. Наименование документа: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № [Номер] от [Дата]»․
2. Стороны: Полные наименования работодателя (ООО «», ИП и т․д․) и ФИО работника (*)․
3. Ссылка на основной договор: Номер и дата заключения трудового договора, к которому прилагается соглашение․
4. Предмет соглашения: Четкое формулирование: «Стороны договорились о переводе работника в другое структурное подразделение»․
5. Новые условия (изменяемые пункты):
   • Наименование/номер нового подразделения․
   • Должность (если меняется)․
   • Оклад / тарифная ставка / система оплаты (если меняются в связи с переводом)․
   • Обязанности (ссылка на новую должностную инструкцию)․
   • График работы / режим труда (если отличается в новом отделе)․
6. Дата вступления в силу: Обычно — дата приказа о переводе․
7. Подписи сторон: Работодатель (М․П․, уполномоченное лицо) и Работник (с расшифровкой и датой)․

Пошаговая процедура оформления перевода в другой отдел

Шаг 1․ Получение письменного согласия работника

Согласие может быть оформлено:

• Заявлением работника (своеручным или печатным с подписью)․
• Подписью работника на проекте приказа/допсоглашения в графе «Согласен / Ознакомлен»․
• Отдельным документом «Согласие на перевод»․

Без согласия перевод невозможен (исключения: ст․ 72․2 ТК РФ — простой, не требующий высокой квалификации труд до 1 месяца в случаях, предусмотренных законом)․

Шаг 2․ Подготовка проекта дополнительного соглашения

Кадровая служба (*) готовит документ в 2 экземплярах․ Текст должен ссылаться на конкретные пункты трудового договора, которые меняются (пункт 1․1, 2․3 и т․д․)․

Шаг 3․ Издание приказа (распоряжения) о переводе

На основании допсоглашения и согласия работника издается приказ по форме Т-5 (или собственной форме)․ Приказ — основание для записи в трудовой книжке/СТД-Р и внесения изменений в личную карточку (форма Т-2)․

Шаг 4․ Подписание допсоглашения

Оба экземпляра подписываются работодателем и работником․ Один остается у работодателя (в личном деле), второй — выдается работнику под роспись․

Шаг 5․ Кадровый учет

• Запись в личной карточке работника (раздел III, графы 2 — подразделение, 3 — должность, 4 — оклад)․
• Запись в трудовой книжке / СТД-Р (только если меняется должность; при смене только отдела запись в ТК не ставится, но фиксируется в СТД-Р)․
• Уведомление ЕСФ-1 (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд (СФР) в течение 3 рабочих дней․

Образец заполнения дополнительного соглашения (Шаблон 2026)

Ниже приведен универсальный образец․ Данные в скобках [․․․] заменяются на реальные․ Персональные данные и реквизиты организации в примере замаскированы (*)․

Типичные ошибки и риски (по материалам КонсультантПлюс, ГАРАНТ)

• Отсутствие ссылки на приказ: Допсоглашение должно ссылаться на номер и дату приказа о переводе, иначе возникает коллизия дат вступления в силу․
• Неполное изменение условий: Если меняется отдел, но не меняется пункт договора об отделении — в спорах суд может признать перевод неоформленным․
• Игнорирование оклада: Если в новом отделе другая тарифная сетка или коэффициенты, обязательно меняйте пункт об оплате труда․ Сохранение старого оклада при переводе на более низкооплачиваемую должность без согласия — нарушение ст․ 134 ТК РФ․
• Перевод в обособленное подразделение в другой местности: Требует отдельного согласия на изменение места работы (ст․ 57 ТК РФ) и оформления допсоглашения с указанием нового адреса работы․
• Сроки уведомления СФР: Несвоевременная сдача СЗВ-ТД (ЕСФ-1) грозит штрафами по ст․ 5․27 КоАП РФ․

Особенности 2026 года: электронный документооборот и СТД-Р

С 2021 года ведется переход на электронные трудовые книжки (СТД-Р)․ При переводе в другой отдел:

1. В СТД-Р вносится запись о переводе (вид движения «Перевод») с указанием нового подразделения и должности (если менялась)․
2. В бумажной трудовой книжке (если работник ведет параллельно) запись ставится только при смене должности․ При смене только отдела — запись в ТК не ставится (Письмо Минтруда РФ от № 14-6/ООГ-9608)․
3. Допсоглашение может быть заключено в электронном виде с использованием ЭЦП (у работодателя — квалифицированная, у работника — простая/неквалифицированная/квалифицированная в рамках СЭД организации), что подтверждается ст․ 309․1 ТК РФ․

Чек-лист HR-специалиста перед подписанием

1. [ ] Получено письменное согласие работника (заявление или виза на проекте)․
2. [ ] Подготовлен проект допсоглашения с изменением всех затрагиваемых пунктов ТД (подразделение, должность, оклад, обязанности, график)․
3. [ ] Проект согласован с руководителем нового отдела (*) и бухгалтерией (по окладу/налогам)․
4. [ ] Издан приказ о переводе (форма Т-5 или своя)․
5. [ ] Допсоглашение подписано в 2-х экземплярах, один выдан работнику под роспись во 2-м экземпляре или в личной карточке․
6. [ ] Внесены изменения в личную карточку Т-2 (раздел III)․
7. [ ] Сформирована и отправлена СЗВ-ТД (ЕСФ-1) в СФР․
8. [ ] Информирован сотрудник об изменении должностной инструкции (под роспись на экземпляре новой ДИ)․

Грамотное оформление дополнительного соглашения при переводе в другой отдел — залог отсутствия трудовых споров и претензий со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда)․ Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируя его под локальные нормативные акты вашей организации (Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурных подразделениях)․

Помните: Любые изменения существенных условий труда без допсоглашения считаются недействительными (ч․ 4 ст․ 72 ТК РФ)․ Храните второй экземпляр соглашения в личном деле работника (раздел «Договоры и соглашения») не менее 75 лет (список № 558 приказа Минкультуры РФ от )․

---

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией․ Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профсоюзу․ Актуальность нормативной базы проверена на ․