Изменение паспортных данных сотрудника — это распространенная кадровая ситуация, требующая грамотного оформления. Согласно статье 57 ТК РФ, в трудовой договор обязательно включаются фамилия, имя, отчество работника, а также реквизиты документа, удостоверяющего его личность (паспорта). При замене паспорта (смене фамилии, получении нового документа по возрасту, утере/порче) эти реквизиты в договоре становятся неактуальными, что требует внесения изменений.

Правовые основания и необходимость оформления

Несмотря на то, что Трудовой кодекс не содержит прямой нормы, обязывающей заключать доп. соглашение именно при смене паспорта, на практике это единственный законный способ привести условия трудового договора в соответствие с реальностью. Работодатель обязан хранить актуальные персональные данные сотрудника (ст. 86 ТК РФ, ФЗ-152 «О персональных данных»).

• Основание: заявление работника о замене паспорта + копия нового паспорта.
• Форма: дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72, 74 ТК РФ).
• Сроки: в разумный срок после представления сотрудником нового документа (обычно в день обращения или в ближайший рабочий день).

Важно: Некоторые эксперты (в т.ч. из КонсультантПлюс) указывают, что отдельное доп. соглашение о изменении места регистрации (прописки) в том же паспорте не требуется, если изменились только адресные данные, но при смене серии/номера/ФИО — оно обязательно.

Структура и обязательные реквизиты документа

Дополнительное соглашение должно соответствовать требованиям ст. 57 ТК РФ и обычаям делового оборота. Оно составляется в двух экземплярах (по одному для Работодателя и Работника), оба подписываются сторонами. Один экземпляр выдается работнику под роспись во втором.

Основные блоки соглашения:

1. Шапка: название документа, дата составления, место (город), номер соглашения.
2. Стороны: полные наименования Работодателя и ФИО Работника с указанием основания действия (Устав, Доверенность и т.д.).
3. Ссылка на основной договор: номер и дату трудового договора, к которому заключается приложение (например: «Трудовой договор от 14 мая 20ХХ г. № 475»).
4. Предмет изменений: четкое указание, какие именно пункты договора меняются (обычно — преамбула или пункт о паспортных данных).
5. Новые реквизиты: серия, номер, дата выдачи, код подразделения, кем выдан новый паспорт.
6. Основание изменений: ссылка на новый паспорт (серия, номер, кем выдан, когда).
7. Порядок вступления в силу: обычно с момента подписания или с даты выдачи паспорта.
8. Реквизиты и подписи сторон: печати (если есть), подписи с расшифровкой.

Образец заполнения (Пример формы)

Ниже приведен типовой образец дополнительного соглашения. Конфиденциальные данные (ФИО, адреса, номера телефонов, конкретные серии/номера паспортов в примере) частично скрыты маской * в соответствии с правилами безопасности.

Пошаговая инструкция по оформлению

1. Получение уведомления. Сотрудник сообщает о замене паспорта (устно или письменно). Лучше запросить заявление свободной формы.
2. Проверка оригинала. Кадровый сотрудник проверяет подлинность нового паспорта, сверяет фото и данные с заявлением.
3. Копирование. Делаются копии разворотов с фото, реквизитами и пропиской (если есть). На копии ставится отметка: «С оригиналом сверено, верно», подпись, расшифровка, дата.
4. Подготовка проекта. Заполняется доп. соглашение по образцу выше. Номер соглашения ставится по внутреннему номенклатуре (например, ДС-1/2026).
5. Подписание. Сначала подписывает уполномоченное лицо работодателя (директор или лицо по доверенности), ставится печать (при наличии). Затем подписывает работник. Дата подписания работником должна совпадать или быть позже даты директора.
6. Передача экземпляра. Втором экземпляром работник расписывается в первом (в журнале учета или на самом экземпляре работодателя: «С копией ознакомлен(а), подпись, дата»).
7. Внесение в базы. Обновление данных в 1С:ЗУП, личной карточке Т-2, страховителе (СФР), банке (для зарплатного проекта).

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие ссылки на основной договор. Соглашение теряет юридическую силу, если не указан номер и дата трудового договора.
• Неполные реквизиты паспорта. Обязательны: серия, номер, дата выдачи, код подразделения, кем выдан. Пропуск кода подразделения — частая ошибка.
• Исправление «белым» или стиранием в самом трудовом договоре. Категорически запрещено править оригинал трудового договора. Только доп. соглашение!
• Игнорирование уведомления СФР (бывш. ПФР). При смене ФИО необходимо подать СЗВ-ТД (или ЕДВ-1/СЗВ-СТАЖ в новом формате) в течение 3 рабочих дней.
• Несвоевременное оформление. Задержка может привести к проблемам при проверках ГИТ, банковских операциях, оформлении отпуска/больничного.

Особенности для иностранных граждан

Если иностранный работник получил паспорт РФ (сменил гражданство), это не просто изменение реквизитов, а смена правового статуса. Требуется:

• Заключить доп; соглашение с указанием новых реквизитов паспорта РФ.
• Подать уведомление в МВД о продолжении трудовой деятельности (если был патент/разрешение).
• Обновить данные в СФР (СНИЛС остается прежним, меняются паспортные данные).
• Проверить, не требуется ли переоформление разрешения на работу (обычно при получении РФ паспорта оно не нужно, но уведомление в МВД обязательно).

Хранение и учет

Исполненное доп. соглашение (экземпляр работодателя) сшивается/скрепляется с основным трудовым договором в личном деле сотрудника (раздел «Трудовые договоры и доп. соглашения»). В журнале учета трудовых договоров и доп. соглашений вносится запись о новом документе.

Срок хранения: 75 лет (как и трудовой договор) в соответствии с Приказом Росархива от № 236 (п. 610).

Грамотное оформление дополнительного соглашения при смене паспорта — залог отсутствия претензий со стороны инспекций труда, банков и пенсионного фонда. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируя его под локальные нормативные акты вашей организации (ЛНА). Не забывайте про двустороннее подписание и передачу экземпляра работнику — это гарантия юридической значимости документа.

Статья подготовлена на основании актуального на г. трудового законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ-152, Постановления Пленума ВС РФ) и судебной практики. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому юристу.