Найм иностранных граждан (в т.ч. въехавших без визы) в РФ немыслим без оформления патента на работу. Поскольку патент выдаеться на ограниченный срок (обычно до 12 месяцев с возможностью продления), а также может меняться его номер, серия, срок действия или регион действия, работодатель обязан своевременно вносить соответствующие изменения в трудовой договор. Для этого используется дополнительное соглашение.
В данной статье мы подробно разберем правовые основания, порядок оформления, обязательные условия и предоставим актуальный образец дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении патента, который можно адаптировать под нужды вашей организации.
Правовые основания оформления дополнительного соглашения
Согласно ст. 57 ТК РФ, к обязательным условиям трудового договора с иностранным гражданином, допущенным к работе на основании патента, относится реквизиты данного патента (серия, номер, дата выдачи, срок действия).
Основанием для заключения доп; соглашения являются:
- Продление срока действия патента (после уплаты НДФЛ за новый период).
- Получение нового патента взамен истекшего или утерянного.
- Изменение реквизитов патента (например, при смене региона работы в пределах субъекта РФ, если это предусмотрено законом субъекта).
- Исправление технической ошибки, допущенной при первоначальном оформлении ТД.
Важно: Работа иностранеца с просроченным патентом или без записи о патентe в ТД влечет за собой штрафы для организации (ст. 18.15 КоАП РФ) — от 400 000 до 800 000 руб. за каждого работника.
Сроки оформления: когда подписать документ?
Закон не устанавливает жесткий дедлайн в днях (например, «в течение 3 дней»), однако логика ст. 327.6 Закона № 115-ФЗ и ст. 57 ТК РФ такова: допуск к работе без действующего патента запрещен.
Практика судов и рекомендации Минтруда:
- Доп. соглашение должно быть подписано не позднее дня вступления в силу нового патента (или дня следующего за истечением старого).
- Лучше всего подготовить документ заранее (как только работник предъявил квитанцию об оплате НДФЛ за новый период или новый патент) и подписать в первый рабочий день нового периода действия патента.
- Нельзя допускать «пробелов» в сроках действия патента, записанных в ТД.
Обязательные условия дополнительного соглашения
Согласно ст. 72 ТК РФ, изменение условий трудового договора (в т.ч. реквизитов патента) оформляется письменным соглашением сторон. В документе обязательно должны быть:
- Наименование документа: «Дополнительное соглашение № ___ к трудовому договору № ___».
- Дата и место заключения (город).
- Полные реквизиты сторон (Работодатель: ИНН, ОГРН, адрес, ФИО представителя по доверенности/уставу; Работник: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации ).
- Ссылку на основной трудовой договор (номер, дата заключения).
- Четкое формулирование изменения: «Пункт X раздела Y трудового договора изложить в следующей редакции: «Патент на работу серии № , выдан (кем), (когда), срок действия до «».
- Условие о том, что остальные условия ТД не меняются и остаются в силе.
- Подписи сторон с расшифровкой (ФИО) и датами.
- Печать организации (при наличии).
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Получение документов от работника
Попросите работника предъявить:
- Оригинал нового патента (или квитанцию об оплате НДФЛ за продление + старый патент с отметкой МВД о продлении).
- Копию паспорта и миграционной карты (если сроки менялись).
Шаг 2. Проверка данных
Сверьте серию, номер, дату выдачи и срок действия в патене с данными в миграционной карте и регистрации. Обратите внимание: патент действителен только на территории субъекта РФ, где он выдан (если иное не установлено законом субъекта).
Шаг 3. Подготовка проекта
Используйте корпоративный бланк или чистый лист А4. Заполните реквизиты. Маскируйте персональные данные в черновиках/электронных копиях (серия/номер патента, адреса, телефоны — *), но в оригинале для подписи данные должны быть открытыми.
Шаг 4. Подписание в двух экземплярах
Один экземпляр — работодателю (в личное дело), второй — работнику. Под роспись в своем экземпляре работник ставит дату получения.
Шаг 5. Уведомление МВД (обязательно для работодателя)
Не забывайте: изменение реквизитов патента в ТД не заменяет обязанность работодателя уведомить территориальный орган МВД о продолжении трудовой деятельности иностранца в течение 3 рабочих дней со дня заключения доп. соглашения (п. 12 ст. 18 Закона № 115-ФЗ). Уведомление подается в личном кабинете работодателя на портале ГУВМ МВД или почтой/лично.
Ниже приведен универсальный образец. Текст в квадратных скобках […] подлежит замене на реальные данные. Персональные идентификаторы в опубликованных образцах рекомендуется маскировать (*).
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № [Номер] / [Дата]
к Трудовому договору № [Номер ТД] от [Дата ТД] г.
г. [Город] «___» [Месяц] [Год] г.
Мы, нижеподписавшиеся:
Работодатель, [Полное наименование организации / ФИО ИП], именуемое в дальнейшем «Работодатель», представленное [Должность руководителя] [ФИО руководителя полностью], действующего на основании [Устава / Доверенности № ___ от ___], с одной стороны,
и
Работник — [ФИО полностью], гражданин [Название государства], паспорт серии * № , выдан * г., регистрирующийся по адресу: *, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны,
вместе именуемые «Стороны», руководствуясь ст. 57, 72 ТК РФ, ст. 327.6 Закона РФ от № 115-ФЗ, а также Трудовым договором № [Номер ТД] от [Дата ТД] г., заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:
ИЗМЕНЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ПАТЕНТА
Пункт [Номер пункта, например, 1.2] раздела [Название раздела/пункта ТД, например, «Права и обязанности сторон»] Трудового договора № [Номер ТД] от [Дата ТД] г. изложить в следующей редакции:
«Работник осуществляет трудовую деятельность на основании Патента на работу серии [Серия, напр. 12 34] № [Номер, напр. 56789012], выданного [Название органа МВД, напр. ГУ МВД России по г. Москве] [Дата выдачи, напр. ] г., срок действия которого установлен с [Дата начала] по [Дата окончания, напр. ] включительно».
В случае продления срока действия указанного Патента Работник обязан не позднее последнего дня его действия предъявить Работодателю документ, подтверждающий уплату авансовых платежей НДФЛ за новый период действия Патента (квитанцию/уведомление), для оформления нового Дополнительного соглашения.
ОСТАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ
Все остальные условия Трудового договора № [Номер ТД] от [Дата ТД] г., не затронутые настоящим Дополнительным соглашением, остаются в силе без изменений.
Настоящее Дополнительное соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами и действует до окончания срока действия Патента, указанного в п. 1.1., если иное не предусмотрено законодательством РФ.
АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
РАБОТОДАТЕЛЬ:
[Полное наименование]
ИНН [ИНН] / КПП [КПП] / ОГРН [ОГРН]
Юр. адрес: [Юридический адрес]
Факт. адрес: [Фактический адрес]
Тел.:
Эл. почта:
Р/с [Р/с] в [Банк] (БИК [БИК], К/с [К/с])
РАБОТНИК:
ФИО: [ФИО полностью]
Паспорт: серия №
Адрес регистрации (пребывания):
Тел.:
СНИЛС:
ИНН:
ПОДПИСИ СТОРОН
| РАБОТОДАТЕЛЬ ____________________ / [ФИО руководителя] М.П. (при наличии) «___» _____________ [Год] г. | РАБОТНИК ____________________ / [ФИО работника] «___» _____________ [Год] г; (С росписью о получении экземпляра) |
Типичные ошибки и риски (Чек-лист для проверки)
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие доп. соглашения при продлении патента | Штрафы ст. 18.15 КоАП РФ, признание работы нелегальной, риск депортации работника. | Ведите календарь сроков патента (1 месяц до окончания напоминайте работнику об оплате НДФЛ). |
| Ошибка в серии/номере/датах в тексте соглашения | Несоответствие данным МВД, претензии инспекторов ГУВМ/Трудовой инспекции. | Сверяйте каждый символ с оригиналом патента. Используйте копирование из электронной базы МВД (если есть доступ). |
| Подписание соглашения с опозданием (после истечения старого патента) | Период «без патента» в ТД = нарушение режима пребывания. | Подписывайте в день вступления нового патента в силу (дата «С» в патене). |
| Нет уведомления МВД о продолжении работы (п. 12 ст. 18 115-ФЗ) | Штраф на юрлицо 400–500 тыс. руб. (ст. 18.16 КоАП РФ). | Подавайте уведомление в ЛК работодателя на портале МВД в течение 3 раб. дней после подписания доп. соглашения. |
| Работник работает в другом регионе, нежели указан в патенте | Патент недействителен на данной территории = нелегальная работа. | Проверяйте регион действия патента. При переезде — оформляйте новый патент и доп. соглашение. |
Особенности для разных категорий иностранцев
Въехавшие без визы (Патент)
Основная категория. Доп. соглашение оформляется при любом изменении реквизитов патента (продление, замена, исправление ошибки). Срок действия ТД обычно привязан к сроку патента (ст. 327.6 115-ФЗ).
Иностранцы с ВНЖ / Вид на жительство
Патент не требуется. Дополнительное соглашение об изменении патента им не оформляется. В ТД указывается реквизит ВНЖ/Вид на жительство. Если ВНЖ продлен — оформляется доп. соглашение о изменении реквизитов ВНЖ.
Высококвалифицированные специалисты (ВКС)
Работают на основании Разрешения на работу ВКС. Доп. соглашение оформляется при смене разрешения (продлении, замене), аналогично патентному, но с реквизитами Разрешения.
Электронный документооборот (ЭДО) и хранение
- Доп. соглашение можно заключить в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) обеих сторон (ст. 309.1 ТК РФ).
- В бумажном виде: хранится в личном деле работника (формы Т-2 / личная карточка) не менее 75 лет (приказ Минкультуры № 236).
- Копия выдается работнику под роспись (во втором экземпляре или на копии работодателя).
Грамотное оформление дополнительного соглашения об изменении патента — это не просто бюрократия, а обязательное условие законности трудового отношения с иностранным гражданином. Использование актуального образца, своевременная проверка реквизитов патента и обязательная отправка уведомления в МВД в 3-дневный срок защитят компанию от многократных штрафов и административных рисков.
Рекомендация: Внедрите внутренний регламент: «Контроль сроков патентов → Запрос квитанции об оплате НДФЛ за 10 дней до окончания → Подготовка проекта доп. соглашения → Подписание в день вступления патента в силу → Уведомление МВД в течение 3 дней». Это исключит человеческий фактор и пропуски сроков.
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Трудовое законодательство меняется, перед применением образца рекомендуется сверить актуальность норм ТК РФ и Закона № 115-ФЗ или обратиться к трудовому юристу.