Личные автомобили сотрудников нередко используються в служебных целях. Если это происходит систематически, работнику и работодателю следует заключить письменный договор аренды автомобиля, в котором будут прописаны все условия сотрудничества. В этой статье разберём виды договоров, обязательные пункты, налоговые последствия и приведём образец документа.
Какие бывают виды договора аренды автомобиля у сотрудника
Гражданский кодекс РФ предусматривает два основных варианта:
- Аренда без экипажа (ст. 642 ГК РФ) — самый частый вариант. Сотрудник передаёт автомобиль в распоряжение компании, а управлять им может любой работник организации. Например: сотрудник передаёт свой Hyundai Solaris, другой работник ездит на нём по заявкам клиентов, бензин оплачивает компания, а владельцу авто ежемесячно выплачивается арендная плата, например 12 000 рублей.
- Аренда с экипажем (ст. 632 ГК РФ) — работник передаёт автомобиль во временное владение и пользование, сам им управляет и оказывает услуги по технической эксплуатации.
Обязательные требования к договору
Вне зависимости от вида и срока аренды договор должен быть заключён в письменной форме (ст. 633, 643 ГК РФ). Государственная регистрация такого договора не требуется.
Что обязательно нужно указать в договоре
- Реквизиты сторон: данные организации (арендатор) и сотрудника (арендодатель).
- Характеристики автомобиля: марка, модель, год выпуска, VIN, госномер, данные ПТС и СТС.
- Размер и порядок внесения арендной платы.
- Срок действия договора.
- Порядок передачи автомобиля (по акту приёма-передачи).
- Распределение расходов: кто оплачивает топливо, ТО, ремонт, страховку.
- Ответственность сторон и порядок расторжения.
Образец договора аренды автомобиля сотрудника (без экипажа)
ДОГОВОР АРЕНДЫ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА БЕЗ ЭКИПАЖА № ___
г. Москва «___» __________ 20___ г.
Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»), ИНН 77* , ОГРН 1* * , в лице генерального директора Иванова И. И., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Арендатор», с одной стороны, и
Петров Пётр Петрович, паспорт серия 45 № , выдан «» 20* г., зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. , д. , кв. , именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
Предмет договора
Арендодатель передаёт, а Арендатор принимает во временное владение и пользование легковой автомобиль:
- Марка, модель: Hyundai Solaris;
- Год выпуска: 20*;
- VIN: Z94 * ;
- Гос. номер: ААА 777;
- ПТС: серия * № , СТС: серия № *.
Автомобиль используется Арендатором в служебных целях.
Арендная плата
Арендная плата составляет 12 000 (двенадцать тысяч) рублей в месяц.
Оплата производится ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за расчётным, путём перечисления на банковскую карту Арендодателя: 12.
Права и обязанности сторон
Арендатор обязуется: использовать автомобиль по назначению, оплачивать ГСМ, поддерживать исправное состояние, вернуть автомобиль по окончании срока договора.
Арендодатель обязуется: передать автомобиль в технически исправном состоянии по акту приёма-передачи, предоставить документы на автомобиль.
Срок действия договора
Договор вступает в силу с момента подписания и действует до «___» __________ 20___ г.
Ответственность сторон
За неисполнение обязательств стороны несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Реквизиты и подписи сторон
Арендатор: ООО «Пример», адрес: г. Москва, ул. , д. , тел.: +7 (4) —, генеральный директор Иванов И. И. __________ /подпись/
Арендодатель: Петров П. П., тел.: +7 (9) *— __________ /подпись/
Налоги и учёт
- Налог на прибыль / УСН: арендную плату можно полностью учесть в расходах. Учёт остальных затрат (топливо, ремонт) зависит от вида и условий договора.
- НДФЛ: арендная плата облагается НДФЛ, организация выступает налоговым агентом.
- Страховые взносы: на арендную плату без экипажа взносы не начисляются; при аренде с экипажем взносы начисляются на часть платы, относящуюся к услугам управления.
Договор аренды автомобиля с сотрудником — удобный и законный способ использовать личный транспорт работника в служебных целях. Главное, заключить договор в письменной форме, детально прописать характеристики автомобиля, размер платы и распределение расходов, а также оформить акт приёма-передачи. Перед подписанием рекомендуется сверить документ с актуальными образцами в справочных системах (например, КонсультантПлюс) и при необходимости проконсультироваться с юристом;