Архивная справка о получении диплома — это официальный документ, подтверждающий факт обучения и получения документа об образовании; Она выдается архивом (государственным, ведомственным или архивом образовательного учреждения) на основании письменного запроса гражданина. Такая справка чаще всего требуется при утере диплома, для подтверждения подлинности документа об образовании, при трудоустройстве, оформлении пенсии или продолжении обучения.

Что такое архивная справка об образовании

Архивная справка составляется только на основе подлинников или заверенных копий документов, хранящихся в архиве: приказов о зачислении и отчислении, личных дел студентов, ведомостей, книг регистрации выданных дипломов. Поэтому сведения в ней являются достоверными и юридически значимыми.

Ключевые особенности документа:

• все сведения располагаются в хронологическом порядке;
• обязательно указываются поисковые данные: номер фонда, описи, дела, номера листов;
• личные выводы и домыслы исполнителя не допускаются;
• справка подписывается ответственным лицом и заверяется подписью руководителя архива и печатью;
• если документ оформлен на нескольких листах — заверяется каждый лист.

Когда требуется справка о получении диплома

• утеря или порча диплома и необходимость получения дубликата;
• подтверждение подлинности диплома по запросу работодателя;
• подтверждение квалификации при трудоустройстве за рубежом (апостиль, нострификация);
• ликвидация вуза — документы переданы в государственный архив;
• оформление пенсии или льгот, где требуется подтверждение образования.

Ниже приведен примерный образец. Персональные данные частично скрыты.

Государственное архивное учреждение «»
Адрес: 1000, г. Москва, ул. Архивная, д.
Тел.: +7 (4) —

АРХИВНАЯ СПРАВКА

№ /2026 от «» марта 2026 г.

Выдана гражданину Иванову Ивану Ивановичу (паспорт серия 45 № ), в том, что согласно документам, хранящимся в архиве (фонд № , опись № , дело № , листы *–):

Иванов И. И. был зачислен приказом № * от «» сентября 19 г. в Московский государственный институт на факультет * по специальности «».

Приказом № от «» июня 19 г. Иванов И. И. окончил указанное учебное заведение с присвоением квалификации «».

Диплом серия № * выдан «» июня 19 г. (книга регистрации выдачи дипломов, фонд № *, опись № , дело № , лист **).

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Исполнитель: Петрова А. С. ____________
Руководитель архива: Сидоров В. П. ____________
М.П.

Как и где получить справку

Порядок обращения зависит от того, где хранятся документы:

1. Если вуз действует — запрос подается в архив учебного заведения (лично, почтой или через электронную приемную).
2. Если вуз ликвидирован — документы передаются в региональный государственный архив либо в архив вышестоящего ведомства. Уточнить местонахождение фонда можно через Росархив или региональное архивное управление.
3. Запрос составляется в свободной форме: указываются Ф.И.О. (в т.ч. на момент обучения), годы учебы, наименование вуза, цель запроса, контактные данные заявителя.

Сроки и стоимость

Срок исполнения запроса обычно составляет до 30 дней с момента регистрации обращения (по социально-правовым запросам граждан архивы работают, как правило, бесплатно). При срочной необходимости некоторые архивы предоставляют платную услугу ускоренного исполнения. Готовая справка выдается заявителю под подпись либо направляется почтой.

На что обратить внимание

• Проверьте наличие всех обязательных реквизитов: номера, даты, ссылок на фонд и дело, подписей и печати.
• Если фамилия менялась (например, после замужества), приложите к запросу копию документа о смене фамилии.
• Справка имеет юридическую силу и принимается работодателями, ПФР, консульствами и другими организациями.
• Если в архиве сведения не найдены, вам выдадут официальный ответ об отсутствии документов — он также может понадобиться, например, для восстановления диплома через суд.

Таким образом, архивная справка о получении диплома — надежный способ официально подтвердить факт получения образования, даже если сам документ утрачен или вуз прекратил существование.