Акт приема-передачи кадровой документации — это первичный учетный документ, который фиксирует факт передачи дел от одного ответственного лица другому. В 2026 году актуальность грамотного оформления этого акта не снижается, так как от его правильности зависит сохранность архива, соблюдение сроков хранения и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов (Роструда, Росархива). В данной статье мы подробно разберем структуру акта, обязательные реквизиты, нюансы заполнения и предоставим рекомендации по составлению.
Нормативная база и правовое значение
Основанием для составления акта служат:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66, 86), обязанность работодателя хранить и учитывать трудовые книжки и личные карточки.
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — правила передачи документов в архив и при смене ответственных лиц.
- Приказ Росархива от № 189 (утвердивший Типовые перечни документов, подлежащих передаче в архивы) — регламентирует состав передаваемых дел.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению акта приема-передачи документов для хранения.
- Локальные нормативные акты организации (Политика архива, Инструкция по делопроизводству, Приказ о назначении ответственных лиц).
Важно: Акт является юридически значимым документом. При обнаружении недостач или повреждений после подписания ответственность несет лицо, принявшее документы (если иное не указано в акте о скрытых дефектах).
Ситуации, требующие составления акта
Акт приема-передачи кадровых документов обязателен в следующих случаях:
- Смена кадрового специалиста / секретаря / архивариуса (увольнение, перевод, декретный отпуск, ротация).
- Передача дел в архив организации по истечении сроков хранения в рабочем архиве (обычно 5 лет для личных дел, 50/75 лет для трудовых книжек и личных карточек).
- Реорганизация организации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), передача документов правопреемнику.
- Ликвидация организации — передача архива в государственный архив или уполномоченную организацию.
- Переезд офиса — фиксация целостности архива при транспортировке.
- Внеплановая проверка (по инициативе руководства или контролирующих органов).
Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Любой акт должен содержать следующие элементы:
| Реквизит | Описание и требования к заполнению |
|---|---|
| Наименование документа | «Акт приема-передачи кадровой документации» (или «Акт приема-передачи дел кадрового архива»). |
| Дата составления | День, месяц, год (например, «09 марта 2026 г.»). Место составления (город/населенный пункт). |
| Основание | Номер и дата приказа (распоряжения) о проведении приема-передачи, о назначении комиссии, об увольнении/назначении ответственного лица. |
| Состав комиссии | ФИО, должности членов комиссии (председатель, члены, секретарь). Минимум 3 человека. Подписи всех членов; |
| Стороны передачи | Передающая сторона: ФИО, должность (бывший ответственный). Принимающая сторона: ФИО, должность (новый ответственный / архивариус). |
| Перечень передаваемых дел | Ссылка на приложение (описание дел) или таблицу в теле акта с указанием: шифр дела, название, даты начала/окончания, количество листов, срок хранения, категория ценности. |
| Состояние документов | Запись о внешнем осмотре: «Документы в удовлетворительном состоянии», «Обнаружены повреждения: рваные края, потертость текста в делах № *» и т.д. |
| Количество экземпляров | Обычно 3 экз.: передающему, принимающему, в архив/бухгалтерию/личное дело комиссии. |
| Подписи сторон | Подпись передавшего, принявшего, председателя и членов комиссии с расшифровкой (ФИО) и датой. |
Структура акта: пошаговое описание
Шапка документа
В правом верхнем углу указывается наименование организации (полное и сокращенное), ОКПО, код по ОКУД (0316001 для акта приема-передачи документов).
ООО «Ромашка»
Код по ОКПО:
Код по ОКУД: 0316001Преамбула
Текстовая вводная часть.
г. «09» марта 2026 г.
Составлена настоящей комиссией в трех экземплярах Акт приема-передачи кадровой документации по приказу Генерального директора ООО «Ромашка» от № *-од.Состав комиссии
Комиссия утверждается приказом. В акте перечисляются все члены.
В состав комиссии вошли:
Председатель: Иванов И.И. — Директор по администрированию ООО «Ромашка»
Член: Петров П.П. — Главный бухгалтер ООО «Ромашка»
Член: Сидорова С.С. — Юрисконсульт ООО «Ромашка»
Секретарь: Смирнова А.А. — Архивариус ООО «Ромашка»Стороны процесса
Четкое разделение: кто передает, кто принимает.
Передающая сторона: Козлова К.К. — Ведущий специалист отдела кадров (уволняется по собственному желанию).
Принимающая сторона: Волков В.В., Начальник отдела кадров (назначен приказом от № *-од).Табличная часть (Спецификация/Описание дел), самое важное
Рекомендуется выносить в Приложение № 1 (Описание передаваемых дел), если дел много (более 5-10). В теле акта пишут: «Перечень передаваемых дел согласно Приложению № 1, составляющему неотъемлемую часть настоящего Акта».
Пример заполнения строки описания (для Приложения):
- № п/п: 1
- Шифр дела: 01-2023 (Индекс дела по номенклатуре)
- Наименование дела: Личные дела работников (А–К), нанятые в 2023 г.
- Даты документов: –
- Кол-во листов: 450
- Срок хранения: 75 лет (до 2098 г.)
- Категория ценности: А (постоянная) / В (временная)
- Примечание: Дело № 15 (Иванов И.И.) — отсутствует лист 12 (ксерокопия приложена).
Фиксируется результат осмотра.
Комиссия установила:
Кадровая документация передана в полном соответствии с номенклатурой дел и описями.
Состояние документов: удовлетворительное. Повреждений, подтасовок, несанкционированных изъятий не выявлено.
Нумерация листов в делах сквозная, прошивание надежное, оправки заполнены полностью.
Инвентарные книги (журналы учета движений дел) переданы полностью, последняя запись № * от .
Ключи от сейфа/металлического шкафа № * переданы принимающей стороне (ключ № 1, № 2).
Передающая сторона претензий по составу и состоянию документации не имеет.
Принимающая сторона документы приняла, претензий нет.Подписи
Обязательна расшифровка подписи (Фамилия И.О.).
Председатель комиссии: _____________ /Иванов И.И./
Член комиссии: _____________ /Петров П.П./
Член комиссии: _____________ /Сидорова С.С./
Секретарь: _____________ /Смирнова А.А/
Передал: _____________ /Козлова К.К./
Принял: _____________ /Волков В.В./
М.П. (Место печати организации, если предусмотрено уставом/локальными актами)Особенности передачи специфических категорий кадровых документов
Трудовые книжки и вкладыши (Строгая отчетность)
- В акте обязательно указываются серии и номера переданных трудовых книжек (или диапазон номеров, если партия цельная).
- Сверка с журналом учета движений трудовых книжек (форма Т-3) — обязательный этап.
- Отдельный акт или строка в общем акте: «Переданы бланки трудовых книжек серии № * – (в количестве шт.), вкладыши серии № * – * (в количестве * шт.)».
Личные карточки работников (Форма Т-2)
- Передаются в алфавитном порядке или по номенклатуре.
- Проверяется наличие фото (если предусмотрено), подписей работника и работодателя, печать о внесении записи в трудовую книжку.
Документы по охране труда, обучению, медосмотрам
- Сроки хранения часто отличаются (10, 50, 75 лет). В акте/описании обязательно проставлять категорию ценности и год прекращения хранения для каждого дела.
Электронные кадровые документы (ЭКД)
С 2021 года (ФЗ-377) и развитием ЭДО (СЭД) передача может касаться не бумаги, а доступа к информационным системам.
- В акте фиксируется: «Переданы права доступа (логин/пароль, ключи ЭП) к СЭД «*» / АИС «Кадры» для работы с электронными делами за 2020–2025 гг.».
- Составляется Акт приема-передачи доступа к информационным системам (отдельно или как приложение).
- Проверяется целостность электронного архива (хеш-суммы, контрольные примеры открытия файлов).
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как правильно |
|---|---|---|
| Отсутствие приказа о создании комиссии | Акт может быть признан недействительным при проверке | Обязательно издать приказ до начала инвентаризации |
| Передача без описи (только «пачка документов») | Невозможно доказать состав переданного, риск потери дел | Составлять подробное описание (Приложение) с нумерацией листов |
| Неуказание сроков хранения и категории ценности | Риск преждевременного уничтожения или бесконечного хранения мусора | Заполнять графы «Срок хранения», «Год прекращения», «Категория» для каждого дела |
| Игнорирование повреждений/недостач | Принимающий несет ответственность за чужые ошибки | Фиксировать ВСЕ дефекты в акте: «В деле № 5 отсутствует листок 3, угол порван в деле № 12» |
| Передача ключей/паролей без акта | Потеря доступа к сейфу или СЭД | Обязательный пункт в акте: «Ключи от шкафа № * переданы», «Пароль от СЭД изменен/передан в запечатанном конверте» |
| Подписание акта только передающим/принимающим без комиссии | Нарушение требований Росархива (п. 73 Положения об архивах) | Комиссия из 3+ лиц обязательна при смене ответственных и сдаче в архив |
Порядок проведения процедуры (Чек-лист)
- Подготовка (за 3–5 дней): Издать приказ о комиссии. Распечатать актуальную номенклатуру дел. Подготовить описи к каждому делу.
- Инвентаризация (фактический осмотр): Комиссия сверяет дела по описям: наличие, порядок листов, прошивание, оправки, сроки хранения. Составляет акты расхождений (если есть).
- Устранение замечаний: До подписания основного акта устранить выявленные дефекты (перепрошить, донумеровать, найти недостающие листы, сделать копии).
- Составление Акта: Заполнить бланк (см. структуру выше). Распечатать в 3 экземплярах.
- Подписание: Все члены комиссии + передающее + принимающее лицо. Ставить дату подписания рядом с подписью.
- Распределение экземпляров:
- Экз. 1 — Передавшему (для отчета/личного дела).
- Экз. 2, Принявшему (основной рабочий документ).
- Экз. 3, В архив организации / к приказам о кадровых перемещениях / секретарю комиссии.
- Фиксация в журналах: Внести запись в Журнал учета движений дел (форма № 10) и Журнал передач дел в архив.
Образец оформления Приложения (Описи дел)
Приложение оформляется на листе А4 (ориентация «Книжная» или «Альбомная» в зависимости от количества колонок).
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к Акту приема-передачи кадровой документации от «09» марта 2026 г.
ОПИСЬ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ДЕЛ КАДРОВОГО АРХИВА ООО «РОМАШКА»
| № п/п | Индекс дела (Шифр) | Наименование дела | Даты документов (нач.-кон.) | Кол-во листов | Срок хранения | Категория ценности | Примечание (состояние, недостачи) | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Срок (лет) | Год прекращения | |||||||
| 1 | 01-2023 | Личные дела работников (А–К), прием 2023 г. | – | 450 | 75 | 2098 | В (75) | Прошито, занумеровано. Дело 12 (Петров) — копия приказа о приеме |
| 2 | 02-2023 | Личные дела работников (Л–Я), прием 2023 г. | – | 380 | 75 | 2098 | В (75) | Без замечаний |
| 3 | 05-2020 | Приказы по основной деятельности за 2020 г. | – | 120 | 50 | 2070 | В (50) | Отсутствует приказ № 45 (утерян 2021 г., акт № * от *) |
| 4 | ТК-2023 | Журнал учета движений трудовых книжек (Т-3) за 2023 г. | – | 50 | 75 | 2098 | В (75) | Последняя запись № 145 от |
| 5 | ТК-БЛ-2023 | Бланки трудовых книжек (серия № * – *) — 50 шт. | — | — | — | — | Стр. отч. | Сверено с журналом Т-3. Целостность упаковки не нарушена |
| ВСЕГО дел: 5 | 1000 | |||||||
Составил опись: Архивариус ООО «Ромашка» _____________ /Смирнова А.А./
Проверил: Председатель комиссии _____________ /Иванов И.И./
Электронный документооборот (СЭД) и акты в 2026 году
Если организация полностью перешла на электронный документооборот (без бумажных оригиналов, согласно ст. 309.2 ТК РФ и ФЗ-377), акт приема-передачи также оформляется в электронном виде.
- Подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) всех членов комиссии, передающего и принимающего лиц.
- Хранится в СЭД в разделе «Акты приема-передачи» / «Архивные дела».
- В атрибутах документа в СЭД обязательно проставляются: вид документа «Акт приема-передачи», срок хранения «75 лет» (или согласно номенклатуре), категория доступа.
- При передаче прав доступа к СЭД составляется отдельный Акт передачи прав доступа / ключей ЭП, где фиксируются отпечатки сертификатов ключей проверки ЭП (отпечаток: *).
Ответственность за нарушение порядка передачи
- Административная (КоАП РФ ст. 5.27, ч. 1): за нарушение трудового законодательства о защите труда (в т.ч. ведении кадровых документов) — штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц до 50 000 руб.
- Административная (КоАП РФ ст. 13.20): за нарушение законодательства об архивном деле — штраф на должностных лиц до 5 000 руб., на юрлиц до 50 000 руб.
- Дисциплинарная (ТК РФ ст. 192): замечание, выговор, увольнение для виновных сотрудников (кадровых, архивариусов).
- Материальная (ТК РФ ст. 238): возмещение ущерба, причиненного организации утратой документов (стоимость восстановления, штрафы от проверок).
- Уголовная (УК РФ ст. 293 — халатность): в случае тяжких последствий (потеря уникальных документов, невозможность выплаты пенсий и т.д.).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Нужно ли нотариально заверять акт приема-передачи кадровых документов?
Ответ: Нет, законодательством это не предусмотрено. Достаточно подписей комиссии, передающего и принимающего лиц, а также печати организации (если она используется). Нотариальное заверение может потребоваться только при передаче документов в качестве залога или по судебному решению.
Вопрос: Что делать, если передающее лицо уволено и не явилось на приемку?
Ответ: Комиссия проводит инвентаризацию принудительно (согласно приказа о комиссии). В акте указывается: «Передающая сторона Козлова К.К. надлежаще уведомлена о времени и месте проведения приемки (под роспись/почтой от *), не явилась без уважительной причины. Инвентаризацию провела комиссия в одностороннем порядке». Подписи ставит только комиссия и принимающая сторона. Рекомендуется пригласить свидетелей (не заинтересованных лиц) и зафиксировать их подписи.
Вопрос: Как оформить передачу документов при реорганизации (слиянии) компаний?
Ответ: Оформляется Акт приема-передачи архива правопреемнику. Основание — Передаточный акт (при согласии кредиторов) или Разделительный баланс. В акте указываются реквизиты решения учредителей о реорганизации, Передаточного акта. Принимающая сторона — уполномоченное лицо новой организации. Сроки хранения и номенклатура сохраняются. Документы передаются вместе с инвентаризационными описями.
Вопрос: Можно ли передать документы без комиссии, просто по подписи двух лиц?
Ответ: Только при внутренней передаче в рамках одного структурного подразделения (например, от помощника к старшему специалисту) по внутренней инструкции. При смене ответственного за архив, сдаче в архив, увольнении кадрового сотрудника — КОМИССИЯ ОБЯЗАТЕЛЬНА (минимум 3 человека). Это требование Росархива и судебной практики.
Вопрос: Как быть с документами, срок хранения которых истек, но они не уничтожены?
Ответ: Их нельзя передавать в составе акта приема-передачи как «действующие». Необходимо до приемки провести экспертизу ценности (комиссию по экспертизе), составить Акт отбора к уничтожению, уничтожить их по акту уничтожения, и только оставшиеся (продленным сроком или постоянные) передавать по акту приема-передачи. Передача просроченных к уничтожению документов — грубое нарушение.
Грамотно составленный Акт приема-передачи кадровых документов, это гарантия безопасности персональных данных сотрудников, защита организации от штрафов и претензий, а также основа для бесперебойной работы кадровика и архивариуса. В 2026 году ключевыми трендами остаются: перевод на электронный вид (СЭД/ЭДО), строгая привязка к номенклатуре и срокам хранения, а также обязательное участие комиссии.
Используйте приведенные выше образцы структуры, таблицы описей и чек-листы для адаптации под локальные акты вашей организации (*). Храните акты не менее 75 лет (как самые ценные кадровые документы) в том же архиве, к которому они относятся.
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При оформлении конкретных документов рекомендуется обратиться к действующим локальным нормативным актам организации и актуальным версиям нормативных правовых актов РФ на дату составления.