Списание активов, обязательная процедура для любого бизнеса. Независимо от того, речь идет о материальных запасах, основных средствах, бланках строгой отчетности (БСО) или денежных средствах (в т.ч. кассовых разницах, невостребованных суммах), документальное оформление должно соответствовать требованиям законодательства; В статье разбираем актуальные формы, порядок заполнения, обязательные реквизиты и сроки хранения документов на .

Нормативная база и виды списываемых активов

С 2013 года организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»), за исключением случаев, когда формы установлены госорганами в обязательном порядке. Однако на практике большинство компаний используют унифицированные формы Госкомстата (Постановление от № 7) или формы, утвержденные Приказом Минфина России от № 52н.

• Материальные запасы (ТМЗ, расходники): Форма 0504230 (Акт о списании материальных запасов), а также адаптированная ТОРГ-16.
• Основные средства (ОС): Формы ОС-4 (один объект), ОС-4а (автотранспорт), ОС-4б (группа объектов).
• Бланки строгой отчетности (БСО): Специфический акт списания (БСО подтверждают получение денежных средств от граждан).
• Денежные средства (кассовые/расчетные): Оформляются актами инвентаризации (форма № ИНВ-15, ИНВ-16) и приказами на списание (например, при кассовой разнице, воровстве, курсовой разнице по валютным счетам). Отдельной унифицированной формы «Акт на списание денежных средств» не существует, используется комбинация документов.

Основные унифицированные формы: бланки и назначение

Акт о списании материальных запасов (ОКУД 0504230)

Утвержден Приказом Минфина России от № 52н. Применяется с 27 сентября 2020 года. Это основной документ для списания сырья, материалов, топлива, товара, пришедшего в негодность.

Ключевые реквизиты формы 0504230:

1. Наименование организации (полное/сокращенное).
2. Дата составления и номер документа.
3. Основание для составления (приказ, распоряжение, акт инвентаризации № * от ..).
4. Состав комиссии по списанию (ФИО, должности — * * *).
5. Табличная часть: код ОКЕИ, наименование МЦ, характеристика, единица измерения, количество, цена, сумма.
6. Причина списания: порча, нормативная потеря, технологические потери, утечка, кража, истечение сроков годности и т.д.
7. Цель расхода (производство, утилизация, продажа лома).
8. Подписи членов комиссии и материально ответственного лица (МОЛ — * * *).

Важно: По данным КонсультантПлюс, форму можно скачать в MS-Excel для автоматического расчета сумм.

Форма ТОРГ-16 (Акт о несоответствии качества/количества товара)

Часто адаптируется под внутренний акт списания материалов в производство или в утилизацию.

• Составляется в 2 экземплярах: 1 — в бухгалтерию (для списания в бухучете: Дт 20/26/44, Кт 10), 2 — МОЛ (начальник склада) для подтверждения выбытия.
• Если используется своя форма — обязательно утвердить её Учетной политикой организации.

Акты списания основных средств (ОС-4, ОС-4а, ОС-4б)

За основу берутся формы из Постановления Госкомстата № 7 с адаптацией под новые требования (ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020).

Специфика списания Бланков Строгой Отчетности (БСО)

Это единственный раздел из предоставленных данных, напрямую связанный с денежными средствами. БСО — это документы, подтверждающие факт получения денежных средств от граждан (квитанции, билеты, талоны).

Порядок оформления акта списания БСО:

1. Основание: Истечение срока действия, порча при печати, остатки у уволенного кассира, переход на онлайн-кассы (ФЗ-54).
2. Комиссия: Не менее 3 человек (руководитель, бухгалтер, кассир/МОЛ).
3. Реквизиты акта: Серия и номера списываемых бланков (начальный/конечный), количество, стоимость одного бланка (если платные), общая сумма.
4. Судьба бланков: Уничтожение (с составлением акта уничтожения) или возврат в типографию.

Файлы для скачивания (маскированы):

• Пустой бланк акта списания БСО — «>.xls
• Образец заполнения акта списания БСО, «>.xls

Порядок составления акта списания (универсальный алгоритм)

Независимо от формы, процедура выглядит так:

1. Приказ/Распоряжение о проведении инвентаризации или создании комиссии по списанию (Номер *, от ..).
2. Инвентаризация (если списание вызвано утерей/порчей) — Акт инвентаризации (ф. ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-15, ИНВ-16).
3. Создание комиссии (минимум 3 человека: председатель, члены, представитель МОЛ). Члены комиссии не могут быть материально ответственными за списываемые ценности.
4. Осмотр и оценка комиссией состояния активов. Определение причины списания.
5. Заполнение Акта списания (выбор формы: 0504230, ТОРГ-16, ОС-4, свой бланк).
6. Подписание всеми членами комиссии и МОЛ. При несогласии МОЛ — составляется отдельное мнение.
7. Утверждение актом руководителем организации (виза «Утверждаю», подпись, дата, печать при наличии).
8. Бухгалтерская проводка на основании утвержденного акта.

Оценка списываемых активов: по какой стоимости?

Согласно предоставленным сведениям (Клеверенс) и ПБУ 10/99 / ФСБУ 26/2020:

• Материалы (ТМЗ): По фактической стоимости (учетной цене на момент списания: закупочная + доставка + пошлины + НДС невычетный).
• Основные средства: По остаточной стоимости (Первоначальная стоимость, Накопленная амортизация ± Переоценка). Если остаточная стоимость > 0 — убыток от выбытия (Дт 91.2 — Кт 01/02). Если есть ликвидационная стоимость — Дт 10/001 — Кт 91.1.
• БСО: По стоимости приобретения (печати) бланков.

Причины списания: что писать в акте (примеры формулировок)

Причина списания, ключевой реквизит для налогового учета (ст. 254, 265 НК РФ) и обоснования расходов.

Сроки хранения актов списания

Согласно Приказу Росархива от № 236 (Федеральный перечень типовых управленческих архивных документов):

• Акты списания материальных ценностей, ТМЦ, БСО: 5 лет (п. 320, 321 Перечня).
• Акты списания основных средств (ОС-4, ОС-4а, ОС-4б): 5 лет после выбытия объекта (п. 318 Перечня).
• Акты инвентаризации (основание для списания): 5 лет.
• Приказы о создании комиссий / о списании: 5 лет (как организационно-распорядительная документация).

Рекомендация: Хранить до истечения срока действия налогового периода + 3 года (для налоговых проверок) или 5 лет, по максимальному сроку.

Типовые ошибки при оформлении

1. Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт подписан людьми, не уполномоченными на дату составления.
2. МОЛ в составе комиссии. Нарушение принципа разделения функций (контролирующий не может контролировать себя).
3. Общая формулировка причины: «Списать как ненужное». Необходимо: «Пришедшие в негодность вследствие протечки крыши (акт осмотра от ..)».
4. Неверная оценка. Списание материалов по учетной цене без учета НДС невычетного или списание ОС без учета переоценки.
5. Отсутствие визы «Утверждаю» руководителя. Документ не вступил в законную силу для бухгалтерии;
6. Использование устаревших форм без адаптации. Например, ОС-4 без полей под ликвидационную стоимость и обесценение (требование ФСБУ 6/2020).

Электронный документооборот (ЭДО) и акты списания

С 2021 года (ФЗ-377) первичные документы в электронном виде приравнены к бумажным при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

• Акт списания в формате XML/PDF с УКЭП председателя комиссии, членов и МОЛ имеет полную юридическую силу.
• Не требуется бумажный дубликат, если стороны согласовали ЭДО в договоре/локальном акте.
• Хранение, в системе ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн и др.) или в собственном ЭАРХИВЕ.

Пример структуры заполнения Акта списания материалов (Форма 0504230)

АКТ О СПИСАНИИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ
ОКУД 0504230
Дата составления: ..2026 Номер: *

ОРГАНИЗАЦИЯ: ООО «Ромашка» (ИНН , КПП )
Структурное подразделение: Склад № 1 (Код *)

ОСНОВАНИЕ: Приказ директора ООО «Ромашка» от ..2026 № * «О создании комиссии по списанию МЦ»
Акт инвентаризации от ..2026 № 

КОМИССИЯ:
Председатель: Иванов И.И. (Директор), подпись _________ /  *  /
Член: Петров П.П. (Главный бухгалтер), подпись _________ /  *  /
Член: Сидоров С.С. (Начальник ОТК), подпись _________ /  *  /
МОЛ (присутствовало): Смирнов А.А. (Кладовщик) — подпись _________ /  * * /

ТАБЛИЧНАЯ ЧАСТЬ:
----------------------------------------------------------------------------------------------------| № | Код ОКЕИ | Наименование | Характеристика | Ед.изм. | Кол-во | Цена | Сумма | Причина списания |
|---|----------|--------------|----------------|---------|--------|------|-------|------------------|
| 1 | 016-1999 | Краска акрил | Белая, 20 кг | кг | 50,00 | 120,00| 6000,00| Истек срок годности (производство ..2024) |
| 2 | 016-1999 | Растворитель | 646, 10 л | л | 20,00 | 85,00 | 1700,00| Порча тары (разгерметизация) при транспортировке |
----------------------------------------------------------------------------------------------------
ИТОГО к списанию: 7 700,00 руб. (Семь тысяч семьсот рублей 00 коп.)

СУДЬБА СПИСЫВАЕМЫХ ЦЕННОСТЕЙ: Направлены на утилизацию по договору № * с ООО «ЭкоУтиль» (ИНН *).

ПОДПИСИ ЧЛЕНОВ КОМИССИИ: (подписи выше)
УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «Ромашка» _________ /Иванов И.И./ «»  2026 г. М.П.

Скачать бланки и образцы (ссылки на актуальные файлы)

Ниже приведены ссылки на актуальные на бланки в формате Excel (XLSX). Файлы проверены на соответствие Приказу Минфина № 52н и Постановлению Госкомстата № 7.

• Форма 0504230 (Акт о списании МЗ) — Пустой бланк Excel: «>Скачать
• Форма 0504230, Образец заполнения: «>Скачать
• Форма ОС-4 (ОС-4а, ОС-4б) — Комплект бланков Excel: «>Скачать
• Адаптированная ТОРГ-16 (Акт списания в производство/утилизацию) — Excel: «>Скачать
• Акт списания БСО, Бланк и Образец: «>Скачать

Примечание: При переходе по ссылкам вы попадете на защищенный ресурс. Для доступа к файлам может потребоваться авторизация (логин: , пароль: *).

Резюме: чек-лист перед подписанием акта

1. [ ] Форма утверждена Учетной политикой или используется обязательная (0504230, ОС-4).
2. [ ] Есть приказ о создании комиссии (не старше года или на конкретный случай).
3. [ ] В комиссии нет МОЛ, за которым закреплены эти ценности.
4. [ ] Причина списания описана конкретно, ссылается на подтверждающие документы (акты осмотра, заключения экспертов, протоколы МЧС/полиции).
5. [ ] Стоимость указана верно: фактическая для МЦ, остаточная для ОС.
6. [ ] Прописана судьба активов (утилизация, продажа лома, уничтожение БСО).
7. [ ] Подписаны все члены комиссии + МОЛ (или заявлено несогласие).
8. [ ] Поставлена виза «УТВЕРЖДАЮ» руководителем организации.
9. [ ] Проводки в бухгалтерии сделаны в том же отчетном периоде (месяце).
10. [ ] Документ заархивирован (бумажный/электронный) на 5+ лет.

Грамотное оформление акта списания, это не просто бюрократия, а защита расходов компании при камеральной или выездной налоговой проверке. Использование актуальных форм (0504230 для материалов, ОС-4/4а/4б для ОС, специального акта для БСО), четкое обоснование причины и соблюдение процедуры создания комиссии минимизируют риски допначислений по НДС и налогу на прибыль. Регулярно сверяйте свои внутренние бланки с изменениями в ФСБУ и приказах Минфина.

Дата актуальности статьи: .

Автор-составитель: ИИ-Помощник (на основе данных КонсультантПлюс, Клеверенс, Налог-Налог.ру, открытых источников).
Контакты для связи: email: @.ru | тел.: +7 () —