Акт складского хранения — это первичный учетный документ, который фиксирует факт передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от поклажедателя хранителю и подтверждает принятие их на ответственное хранение. Грамотное оформление акта является обязательным условием для исполнения договора хранения (ст. 907 ГК РФ) и защиты интересов сторон в случае споров. В данной статье подробно разбираем виды актов, обязательные реквизиты, порядок заполнения унифицированных форм (МХ-1, МХ-3, МХ-14) и даем практические рекомендации на актуальном для 2026 года законодательстве.
Правовая база и значение акта
Согласно ст. 907 ГК РФ, договор складского хранения заключается в письменной форме. Письменная форма считается соблюденной, если составлен один документ, подписанный сторонами, или обмененные письма/телеграммы/электронные документы. Акт приема-передачи является неотъемлемым приложением к договору и служит доказательством:
- Факта передачи имущества (перехода владения/хранения).
- Состояния товаров на момент приемки (количество, качество, упаковка, наличие дефектов).
- Основания для выставления счетов за хранение и складские операции.
Важно: Без подписанного акта хранитель не несет ответственности за сохранность товаров, а поклажедатель не может требовать их возврата или возмещения ущерба в судебном порядке.
Основные виды актов при складском хранении
В практике складского логистики и фулфилмента используются несколько типов актов, каждый из которых решает свои задачи:
Акт приема-передачи ТМЦ на ответственное хранение (Форма МХ-1)
Это основной унифицированный документ (утв. Постановлением Госкомстата РФ от № 71а), применяемый при сдаче товаров на хранение. Составляется в двух экземплярах: один у поклажедателя, второй у хранителя.
Акт возврата ТМЦ, сданных на хранение (Форма МХ-3)
Оформляется по истечении срока хранения или при досрочном изъятии товаров. Подтверждает факт возврата имущества поклажедателю и отсутствие претензий по количеству/качеству (или фиксирует их наличие).
Акт о расхождениях (при приемке поставки)
Формируется один раз в рамках одной поставки, если обнаружены расхождения: проблемы со штрихкодом, излишки или нехватка товара, брак, несоответствие номенклатуре. Является основанием для претензий к поставщику/перевозчику.
Акт выборочной проверки наличия ТМЦ (Форма МХ-14)
Применяется при партионном способе складского учета для контроля сохранности товаров. Составляется комиссией склада по результатам инвентаризации.
Акт вскрытия и взвешивания ценностей (Форма № 002-дсс)
Используется при хранении ценностей, ювелирных изделий, драгметаллов или при сомнениях в целостности упаковки.
Обязательные реквизиты акта (согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»)
Любой акт (даже разработанный самостоятельно, а не по унифицированной форме) должен содержать:
- Наименование документа (например, «Акт приема-передачи на ответственное хранение»).
- Дата составления (число, месяц, год).
- Наименование организации (поклажедателя и хранителя) или ФИО ИП/физических лиц.
- Содержание хозяйственной операции (передача на хранение, возврат, выявление расхождений).
- Количественные и качественные характеристики ТМЦ (наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество мест, вес, объем, артикул/ШК).
- Ссылка на основание (номер и дата договора хранения/складского обслуживания/фулфилмента).
- Должности и ФИО лиц, составивших и подписавших акт (с расшифровкой подписи). Маскируем персональные данные: Должность, Ф. И. О. *.
- Подписи уполномоченных лиц с указанием даты и печатей (при наличии).
Подробный разбор заполнения Формы МХ-1 (Образец 2026)
Форма МХ-1 остается стандартом де-факто для большинства компаний. Рассмотрим заполнение по разделам.
Шапка документа
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ Форма МХ-1 Номер документа: от 2026 г. Склад: (наименование/адрес склада: г. , ул. , д. )
Сведения о сторонах
| Реквизит | Поклажедатель (Заказчик) | Хранитель (Исполнитель/Склад) |
|---|---|---|
| Наименование | ООО «» / ИП | ООО «Складской Комплекс » |
| ИНН/КПП | / | / * |
| Договор основание | Договор хранения и складского обслуживания (фулфилмента) № от | |
| Представитель | Должность, Ф. И. О. , действующего на основании | Должность, Ф. И. О. *, действующего на основании * |
Табличная часть (Опись ТМЦ)
Самая важная секция. Заполняется по каждой номенклатурной позиции.
| № п/п | Наименование ТМЦ (Характеристики, Сорт, Марка) | Ед. изм. | Кол-во мест | Количество (масса, объем) | Цена (ед.) | Сумма | Примечание (состояние упаковки, ШК, серия, срок годн.) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Товар * (Артикул: *) | шт | Упаковка целая, ШК прочитаемы, серия *, годн. до | ||||
| 2 | Товар (Артикул: *) | кг | Обнаружено повреждение 1 короба (см. Акт расхождений № *) |
Заключительная часть
Всего наименований: , всего мест: , общая масса: кг. Товар принят на хранение в надлежащем состоянии, претензий по внешнему осмотру нет / Претензии оформлены отдельным актом № . ПОКЛАЖЕДАТЕЛЬ ХРАНИТЕЛЬ Подпись _____________ / * / Подпись _____________ / * / М.П. М.П.
Особенности оформления при фулфилменте и работе с маркетплейсами (FBO/FBS)
В современной логистике (Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет — модель FBO) акты складского хранения генерируются автоматически в личном кабинете продавца или в WMS складе-исполнителя.
- Фильтрация по складам: Удобно видеть, какие акты выписаны к конкретному складу (например, Склад * в г. *).
- Электронный документооборот (ЭДО): Акты подписываются ЭЦП (электронной цифровой подписью) через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур). Бумажный оригинал часто не требуется, но архивируется в системе.
- Акт приемки на складе маркетплейса: Имеет свои специфические поля (ID поставки, коробов, Паллет-ID). Ошибки в ШК или несоответствие факта накладной порождают «Акт расхождений», который блокирует оплату за хранение до урегулирования.
Акт обследования складских помещений (Приложение к договору)
Перед заключением долгосрочного договора хранения социально-значимых товаров или ценностей часто требуется Акт обследования складских помещений.
Образец структуры Акта обследования:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 АКТ ОБСЛЕДОВАНИЯ СКЛАДСКИХ ПОМЕЩЕНИЙ для хранения и оптовой торговли социально-значимыми товарами Комиссия в составе: Представитель поклажедателя: Должность, Ф. И. О. Представитель хранителя: Должность, Ф. И. О. Специалист по пожарной безопасности: Должность, Ф. И. О. Объект: Склад № , адрес: г. , ул. , д. , пом. . ПРОТОКОЛ ПРОВЕРКИ: Категория помещения по пожароопасности: (соответствует/не соответствует). Наличие ППС (пожарной сигнализации, пожаротушения): Да/Нет, акт проверки № от . Температурный режим: Поддерживаемый ... °C. Регистраторы: . Влажность: %. Охрана: Физическая / Охранная сигнализация (ЦОН) / Видеонаблюдение (архив * суток). Наличие стеллажного оборудования, подъемников: . Санитарное состояние: Соответствует требованиям СанПиН. Помещение ПРИГОДНО / НЕ ПРИГОДНО для хранения товаров: . Подписи членов комиссии: *
Типичные ошибки и риски при составлении акта
- Отсутствие ссылки на договор. Акт без номера/даты договора может быть признан судом недействительным доказательством.
- Общие формулировки описания товара. «Товары разные — 10 коробок». Правильно: «Кроссовки мужские модель *, размер 42 — 5 пар (короб №1-5)».
- Игнорирование дефектов упаковки. Если коробок мокрые/побитые, и это не записано в акте (или в отдельном акте расхождений), хранитель несет полную ответственность за порчу содержимого.
- Подпись не уполномоченного лица. Подпись кладовщика без доверенности или приказ о назначении ответственного лица не имеет юридической силы. Проверяйте доверенность (номер, дата, срок действия) при подписании.
- Несвоевременное оформление акта возврата (МХ-3). При изъятии товара без акта хранитель продолжает выставлять счета за хранение.
Расторжение договора и итоговый акт
По завершении срока хранения или при расторжении договора (Форма: Уведомление о расторжении договора складского хранения), хранитель обязан вернуть ТМЦ, а поклажедатель, забрать их; Оформляется Акт возврата ТМЦ (МХ-3) или Акт приема-передачи при расторжении.
Если товар не забран вовремя, хранитель имеет право требовать возмещения расходов на хранение и, в установленном законом порядке, реализовывать товар для покрытия долга (ст. 915 ГК РФ).
Электронные акты и ЭДО в 2026 году
Полный переход на безбумажный документооборот делает актуальным использование Универсального передаточного документа (УПД) или отдельного Акта в формате XML (Формализованный акт по приказу ФНС от № ММВ-7-15/820@).
- Подписание квалифицированной ЭЦП директора или уполномоченного сотрудника (по доверенности МЧД).
- Хранение в электронном архиве не менее 5 лет (ст. 29 ФЗ-402).
- Возможность распечатки «визуализации» для передачи водителю/курьеру при отгрузке.
Чек-лист: что проверить перед подписанием акта
- [ ] Соответствует ли номер и дата акта нумерации в 1С/WMS?
- [ ] Верно ли указан Договор основание (номер, дата)?
- [ ] Проверено ли количество мест фактически (пересчет при водителе)?
- [ ] Соответствует ли номенклатура и ШК накоробочным этикеткам?
- [ ] Зафиксированы ли все повреждения упаковки/товара в колонке «Примечание» или отдельным Актом расхождений?
- [ ] Указаны ли серии, сроки годности, партии (для подакцизных/лекарств/пищевки)?
- [ ] Подписали ли уполномоченные лица (проверьте доверенности)?
- [ ] Стоят ли печати (если предусмотрено уставом/договором)?
- [ ] Передан ли экземпляр контрагенту (на руке/в ЭДО)?
Акт складского хранения, это не просто формальность, а ключевой юридический инструмент, разделяющий зоны ответственности между поклажедателем и хранителем. Использование унифицированных форм (МХ-1, МХ-3, МХ-14) или правильно разработанных собственных бланков с полным набором реквизитов (в т.ч. ссылка на договор, детальная опись, подписи уполномоченных лиц) минимизирует риски финансовых потерь и судебных споров. В 2026 году стандартом становится электронное оформление через ЭДО с интеграцией в WMS, что ускоряет процессы приемки и отгрузки, но требует строгой дисциплины при заполнении данных.
Данная статья носит информационный характер. Персональные данные, адреса, номера телефонов, номера договоров и доверенностей в примерах замаскированы (*) в целях конфиденциальности. Для составления конкретного документа рекомендуеться обратиться к юристу или использовать актуальные шаблоны в системах типа «КонсультантПлюс», «Гарант» или сервисах генерации документов.